понедельник, 10 октября 2011 г.

Штат Виктория (Австралия): Спецификации и руководство по передаче документов на архивное хранение

Я уже рассказывала об опубликованном Управлением государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV)  стандарте решения судьбы документов (уничтожения либо передачи на архивное хранение - PROS 10/13 Disposal).

30 сентября 2011 года на сайте PROV были выложены для публичного обсуждения ещё два документа, входящих в «комплект» документов, связанных с данным стандартом. Обсуждение продлится до 14 октября 2011 года.

Требования к передаче документов архивного фонда штата Виктория на хранение в PROV


Текст проекта Спецификации 3 «Передача документов архивного фонда штата в PROV» (Specification 3 Transfer of State Records to PROV), объёмом 13 страниц, доступен по адресу http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/SpecificationThreeTransfer.doc .

В соответствии с Законом о государственных документах штата от 1973 года, государственные учреждения обязаны передавать документы постоянного срока хранения на хранение в Управление государственных документов (PROV), с целью обеспечения сохранности свидетельств решений и действий правительства Виктории. В публикуемых PROV перечнях перечислены документы, имеющие постоянную ценность и подлежащие передаче в PROV как документы архивного фонда штата. Передача должна выполняться в рамках нормальных делопроизводческих процессов решения судьбы документов. Использование планового подхода при передаче документов постоянного срока хранения на ответственное хранение в PROV обеспечит исполнение государственными органами законодательно-нормативных требований и требований по подотчётности, эффективное управление ресурсами и сохранность документов архивного фонда штата.

Данная спецификация содержит набор детальных требований, определяющих критерии оценки выполнения на практике стандарта уничтожения/передачи документов, а именно, передачи документов, отнесенных к архивному фонду штата, в PROV. Данные спецификации должны использоваться в сочетании со Спецификацией 2 для стандарта доступа «Передача документов архивного фонда штата на хранение в Управление государственных документов» (Specification 2: Access to Records in PROV Custody). Данная спецификация не относится к передаче документов временного срока хранения на депозитарное хранение (Places of Deposit, POD).

Выполнение содержащихся в спецификации 17 требований позволит государственным органам надлежащим образом управлять эффективным, соответствующим законодательно-нормативными требованиями процессом передачи документов архивного фонда в PROV.

Руководство по физической передаче документов архивного фонда


Текст проекта руководства 4 «Физическая передача документов архивного фонда штата» (Guideline 4 Transfer of State Records: Physical), объёмом 25 страниц, доступен по адресу http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/TransferofStateArchives.doc .

Цель данного руководства - содействовать выполнению требований, содержащихся в  Спецификация 3: «Передача документов архивного фонда штата в PROV». Руководство поможет сотрудникам и консультантам государственных органов штата правильно спланировать, внедрить и проанализировать итоги передачи документов архивного фонда штата в Управление государственных документов. Оно содержит полезные и практичные рекомендации по управлению процессом передачи, в соответствии с принципами наилучшей практики управления документами, сформулированными в стандарте уничтожения/передачи документов.

Руководство описывает последовательность действий, необходимых для планирования, выполнения и анализа итогов передачи документов, отнесенных к архивному фонду штата, в PROV. Основное внимание уделяется процессу завершения конкретного проекта по передаче документов.

Источник: сайт PROV
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/104-Disposal-GuidelineTransfer-of-State-Archives-Physical.-Draft-available-for-Public-Exposure.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/103-Disposal-Specification-3-Transfer-Draft-available-for-Public-Exposure.html