четверг, 13 октября 2011 г.

Влияние MoReq2010 на практику управления документами

Данная статья известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin – на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 8 октября 2011 года.

В декабре этого года DLM-форум проведет в Брюсселе свою очередную, организуемую раз в три года конференцию. Я предложил свой доклад, тезисы которого приводятся ниже:

MoReq2010 можно рассматривать как попытку сделать так, чтобы «ребёнка» управления документами не выплеснули вместе с «водой» EDRM-систем (систем управления документами и информацией/контентом - Electronic Documents and Records Management systems).

Идея EDRM прочно основывалась на теории управления документами, однако потеряла свою рыночную жизнеспособность после 2008 года вследствие глобального экономического спада, широкого распространения SharePoint, и ощутимых проблем с удобством использования и с принятием пользователями EDRM-систем и сопровождающих их корпоративных классификационных схем (используемых для систематизации дел и документов – Н.Х.).

Версии SharePoint 2007 и 2010 включают функциональные возможности для управления документами, но ни одна из них не предлагает хорошо продуманной модели управления документами. Большинство организаций, внедривших SharePoint, и не пробовали использовать такие средства для управления документами, как «центр документации» (SharePoint records centre). Из тех же, кто пытается использовать эти возможности, лишь относительно небольшое число сможет принять достаточные организационные меры, которые позволят им надлежащим образом управлять документами в SharePoint.

Для большинства организаций SharePoint скорее окажется источником проблем с управления документами, чем соответствующим решением. Через несколько лет будет куда больше организаций, говорящих, что им нужна помощь с управления документами, рассеянными по всему их SharePoint-решению, чем тех, что скажут, что благодаря типам контента в SharePoint, они теперь могут устанавливать и отслеживать сроки хранения документов в масштабе организации.

MoReq2010 не убивает EDRM-модель (можно использовать MoReq2010-соответствующую систему в качестве EDRM-системы, при условии, что она соответствует подключаемым модулям требований к пользовательскому интерфейсу и к иерархической классификационной схеме), - но также и не пытается возродить её.

Тот факт, что MoReq2010 предлагает две альтернативы EDRM, а не одну, продолжая в то время поддерживать и саму EDRM-модель, показывает, что профессия еще не готова к тому, чтобы единодушно поддержать какой-то один подход. Это также означает, что мы находимся в переходном периоде, во время которого многие консультанты и специалисты по управлению документами будут колебаться в отношении того, какой из подходов порекомендовать своей организации.

Два новых подхода, предлагаемых MoReq2010, представляют собой способы решения «проблемы многочисленных хранилищ», когда каждая организация применяет множество различных приложений для создания, захвата и хранения контента и документов. EDRM-системы редко решают эту проблему. Обычно при их использовании предполагается, что сотрудники будут добровольно регистрировать материалы в EDRM-системе в качестве документов, и у персонала очень редко имеются стимулы для того, чтобы перемещать документы из деловых приложений в EDRM-системы.

Метод «базового хранилища» (back-end repository approach)

Первый из двух подходов – это то, что я бы назвал методом «базового хранилища» (я бы предпочел термин «хранилище как услуга», но боюсь, что в этом случае его могут спутать с размещением в облаках). При таком подходе MoReq2010-соответствующая система управляет контентом, захваченным из нескольких различных приложений, используемых организацией. Управление осуществляется либо посредством извлечения этого контента из  приложений и сохранения его в MoReq2010-соответствующей системе, либо путем защиты и управления контентом «на месте», когда он остается в этих приложениях.

Именно этот подход поставщики прорабатывали в течение последних пяти лет - как поставщики EDRM/ECM-систем, ищущие способы продолжить продажи своей продукции клиентам, выбравшим SharePoint вместо EDRM, так и поставщики систем архивирования электронной почты, стремящиеся расширить сферу применения их систем. Он также совместим с сервисно-ориентированной архитектурой ИТ-подразделений, но никто пока не знает, как он будет взаимодействовать с переходом в облака. MoReq2010 впервые предлагает режим сертификации для поставщиков, выбравших такой подход, что придает ему больший авторитет и доверие; MoReq2010 также даёт покупателям уверенность в том, что их  хранилище/архив сам по себе не станет чёрной дырой, из которой трудно будет мигрировать документы.

Метод «базового хранилища» существенно меняет роль специалиста по управлению документами. При внедрении EDRM-систем специалист по управлению документами взаимодействовал с пользователями, обучая и убеждая их, решая проблемы управления изменениями, а также разрабатывая классификационные схемы, с которыми напрямую работали конечные пользователи. В модели «базового хранилища» роль специалиста по управлению документами иная – это подключение унаследованных приложений к хранилищу, и попытка добиться того, чтобы все развёртываемые в организации новые приложения с первого дня подключались к базовому хранилищу. Взаимодействие с конечными пользователями и воздействие на них неизбежно уменьшится, но, как можно надеяться, полностью не исчезнет. Для конечных пользователей по-прежнему будет важно знать, была ли часть размещенного ими в конкретном приложении контента захвачена  базовым хранилищем, или же нет.

Метод управления документами в приложениях

Вторым из двух подходов является добавление функциональных возможностей по управлению документами во все развернутые в организации приложения, с тем, чтобы эти приложения сами могли управлять содержащимися в них документами.

Как мне кажется, авторы MoReq2010 хотели бы, чтобы именно подход стал в мире преобладающим. Они прекрасно понимают, что каждый раз, когда документ перемещается из одной системы в другую, он теряет часть контекста, и что, в идеале, метаданные для управления документами следует захватывать с того момента, когда документ впервые был захвачен программным приложением.

Реализация такого подход выходит за рамки возможностей любой отдельной организации - ни одна организация не сможет модифицировать все свои приложения так, чтобы стать их MoReq2010-соответствующими. Данный подход становится жизнеспособным только тогда, когда поставщики деловых систем начнут делать свои продукты MoReq2010-соответствующими - будь то отраслевые приложения, такие как системы оказания социальной помощи для местных органов власти, или приложения для основной деловой деятельности, такие, как системы управления персоналом. Профессии имеет смысл принять участие в этой битве и побороться, но успех, вероятно, будет частичным. Есть надежда, что может быть достигнут такой переломный момент, когда соответствие MoReq2010 будет ожидаться от всех приложений, и несоответствующие приложения будут вызывать чувство опасения.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Мой комментарий: Хочу сразу сказать, что я не согласна с точкой зрения Джеймса Лепена, и публикую его статью для того, чтобы познакомить коллег с мнением той узкой пока что группы специалистов, считающих, что публикация спецификаций MoReq2010 – это революционный переворот в управлении документами, а вовсе совсем не дышащий на ладан проект :)

На мой взгляд, Джеймс очень узко смотрит на EDRM-системы, которые в последние лет пять больше известны, как «системы управления контентом» (ECM). Для ECM-систем функциональные возможности для управления документами – лишь один из функциональных «блоков», который во многих внедрениях или отсутствует, или не играет ключевой роли. Это более широкий класс систем, чем те, которые охватываются спецификациями MoReq2010 даже в самой свободной их трактовке. Соответственно спорно и утверждение о том, что «идея EDRM прочно основывалась на теории управления документами».

Надежды добиться, чтобы все приложения, - в том числе каждый калькулятор и каждый кассовый аппарат, - соответствовали требованиям MoReq2010, на мой взгляд, не имеют ничего общего с суровой реальностью. Пока же перед MoReq2010 остро стоит вопрос выживания, для чего ему нужно заручиться поддержкой хотя бы двух-трех крупных поставщиков, которые бы согласились переделать под него свои решения – и с этого «фронта» победных реляций пока что не поступает.

Источник: блог «Thinking records»
http://thinkingrecords.co.uk/2011/10/08/the-implications-of-moreq2010-for-records-management-practice/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий