В течение последних двух месяцев, в рамках нового проекта по созданию электронного архивов, мы проводили исследования, беседовали с людьми и много размышляли о тех принципах, которые должны лечь в основу нашего подхода к обеспечению сохранности электронных документов архивного фонда штата Новый Южный Уэльс. Хотя более широкая политика Управления государственных документов (State Records) в области долговременной сохранности электронных документов (2007 г.) по-прежнему вполне адекватна и обеспечивает хороший нормативный фундамент как для нас, так и для государственных органов штата, - пришло время для нашего проекта более конкретно продумать философию, лежащую в основе проекта наших процессов и систем для хранения электронных документов, имеющих постоянную ценность, в качестве государственных архивов. Именно этого мы попытались достичь, разрабатывая приведенные ниже «высокоуровневые принципы».
Мы будем рады любым замечаниям и предложениям. Их можно подавать либо в виде комментариев на блоге, либо прислать мне по электронной почте на адрес; cassandra.findlay@records.nsw.gov.au
Стандартизированный, но гибкий
Где возможно, мы будем поддерживать существующие отраслевые стандарты и протоколы, вместо создания своих собственных.
Внедряя какие-либо программные или аппаратные решения, мы будем помнить о принципе Роберта Де Ниро: «Если хочешь посвятить себя гангстерской жизни, не имей привязанностей, не имей ничего, что не сможешь оставить за 30 секунд, почувствовав за углом слежку» (Heat, 1995)
Иными словами, наша технология электронного архива будет спроектирована с расчетом на «живучесть» в условиях наших ограниченных ресурсов; она будет гибкой и масштабируемой, чтобы дать нам возможность использовать наиболее подходящие в данный момент времени инструменты для выполнения операций по созданию копий для долговременного хранения и рабочих копий, или для мониторинга содержимого хранилища, - и легко, с минимальными затратами и с минимальными негативными последствиями заменять эти инструменты новыми.
Всё ради удобства управления документами
Мы рассматриваем передачу документов на архивное хранение как вид миграции документов из системы управления документами в другую.
Поэтому к каждой такой миграции мы будем подходить индивидуально, рассматривая её как отдельный «проект» - и мы будем использовать инструменты и методы, наилучшим образом подходящие для конкретной системы управления документами, опираясь на тщательный анализ этой системы, её структуры, метаданных, зависимости от форматов и функциональных возможностей для экспорта документов.
Как и в случае любой другой миграции документов, для защиты целостности документов, для сохранения их доказательной силы и возможности доступа к ним, необходимы тщательное планирование, тестирование и меры контроля качества, охватывающие весь процесс.
Мы обеспечим свою подотчётность за решения, принятые в отношении передачи документов и управления электронными архивами, сохраняя документацию о проведенном нами анализе систем и о причинах принятых нами решений.
Передающий документы государственный орган должны быть уверен, что сможет полагаться на мигрированные нам документы и в дальнейшем, после завершения процесса передачи. У передавшего документы государственного органа не должно быть затруднений с доступом, копированием и использованием своих документов, когда они ему потребуются, поэтому мы будем стремиться использовать структуры систем управления документами государственного органа для предоставления доступа к их электронным архивным документам.
Давайте не искать себе лишней работы
Мы будем хранить настолько много (или мало) версий каждого мигрированного документа, сколько необходимо для обеспечения его доступности и целостности. Все версии будут логически взаимосвязаны друг с другом и с «оригинальным» документом.
Мы будем сохранять «оригинальные» электронные документы, переданные нам государственным органом, в неприкосновенности и в их исходных форматах, а также будем, по мере необходимости, делать копии для целей предоставления доступа и для борьбы с угрозой морального устаревания технологии.
Некоторые форматы переданных нам электронных документов не потребуют либо потребуют минимальных действий над ними для обеспечения долговременной сохранности. Это будет определяться в рамках анализа документов перед передачей. Мы будем создавать дополнительные версии документов или групп документов для предоставления доступа или для целей обеспечения долговременной сохранности лишь в тех случая, когда, по итогам анализа рисков и возможных вариантов, сочтем это необходимым.
В системах нашего электронного архива будет вестись постоянный мониторинг рисков, связанных с конкретными группами документов, для которых могут потребоваться такие действия, как создание версии в ином формате для обеспечения долговременной сохранности или доступа.
Метаданные – это наилучшие данные
При каждой миграции из системы управления документами государственного органа мы захватим максимально возможное количество метаданных.
Мы также будем поддерживать метаданные, подтверждающие, что был проведен авторизованный и подотчетный процесс передачи, без потери целостности документов.
Все электронные документы мы будем регистрировать в системе Управления государственных документов, связывая их с их административным и функциональным контекстами, а также с соответствующими правилами доступа.
Мы также будем захватывать другие метаданные, относящиеся к деловой деятельности, которые, по итогам предварительного анализа документов перед передачей, мы сочтем полезными для целей управления. Дополнительные метаданные также могут пригодиться пользователям документов, поскольку подробное описание документов может способствовать их поиску, идентификации и использованию.
Все метаданные должны быть постоянно взаимосвязаны с самими документами
Мы будем сохранять метаданные обо всех процессах, выполненных над документами с момента их поступления в наши системы. Эти метаданные будут постоянно взаимосвязаны с самими документами, и в максимально возможной степени будут доступны пользователям документов.
Касси Финдлей (Cassie Findlay)
Источник: Блог проекта «Выдержать проверку временем»
http://futureproof.records.nsw.gov.au/what-we-reckon-about-keeping-digital-archives-high-level-principles-guiding-state-records%E2%80%99-approach/
Комментариев нет:
Отправить комментарий