США: Методика согласованного уничтожения электронных и физических документов стала предметом патентования

24 декабря 2015 года патентное ведомство США опубликовало заявку на получение патента 20150370820A1 (см. http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370820.html ), поданную в июне 2014 года Джу Ли (Zhou, Li) и позднее поданную повторно как заявка 20150370846A (см. http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370846.html ), на изобретение «Последовательность операций при уничтожении документов, обеспечивающая сохранение целостности данных в системе управления документами» (Deletion workflow that preserves data integrity of a records management system).

Как отмечается в аннотации, «Описывается последовательность выполнения операций при уничтожении документов, сохраняющая целостность данных. В электронной системе управления документами выделяется набор документов, подпадающих под действие политики, устанавливающей сроки хранения документов. Этот набор может включать электронные и физические документы. Система управления документами формирует отчет об отборе на уничтожение, в котором перечислены все документы и взаимосвязанная с ними информация. Отчету присваивается идентификатор. Далее система управления документами выполняет последовательность операций по удалению перечисленных в отчете документов. После удаления электронных документов, проводится уничтожение физических носителей, на которых хранятся уничтожаемые физические документы.»

Мой комментарий: Как я понимаю, в первую очередь речь идёт о согласованном уничтожении электронных образов бумажных документов в электронной системе и соответствующих бумажных подлинников в хранилищах бумажных документов. В целом заявка покрывает согласованное уничтожение электронных документов и взаимосвязанных с ними физических документов.

Автор изобретения заявляет права на метод управления последовательностью операций по уничтожению документов, в рамках которой выявляются и уничтожаются как электронные документы, так и физические носители информации. Метод включает:

• Отбор, с использованием компьютерных средств, подлежащих уничтожению документов в связи с истечением сроков, установленных политикой по срокам хранения. При этом как минимум один из электронных документов взаимосвязан с физическим объектом, охватываемым политикой по срокам хранения;


• Формирование отчета, включающего список отобранных на уничтожение документов. Отчет включает в себя такие сведения, как имя файла, его местоположение, описание выделенных документов, а также взаимосвязи электронных документов с физическими объектами.
  
  Отчету присваивается глобально-уникальный идентификационный номер. Каждый из отобранных электронных документов также имеет глобально-уникальный идентификатор;


• Инициирование последовательности действий по уничтожению перечисленных в отчете документов, для чего workflow-системе передается идентификатор сформированного отчета. Тем самым, по мнению автора, обходятся ограничения, имеющие место в системах, передающих ограниченный по длине список идентификаторов собственно уничтожаемых документов.
  
  В рамках выполняемых действий отчет со списком отобранных на уничтожение документов посылается эксперту. Эксперт дает разрешение на проведение уничтожения электронных документов из числа документов, отобранных на уничтожение; и выполняется уничтожение этих документов.
  
  Только после подтверждённого уничтожения электронных документов инициируется процесс уничтожения взаимосвязанных с ними физических объектов, в соответствии политикой по срокам хранения, на которую ссылаются электронные документы. Здесь автор делает упор на то, что его подход исключает ситуацию, когда в ходе судебного разбирательства «всплывает» электронный документ, ссылающийся на уже уничтоженные бумажные документы (честно говоря, не очень понятно, что в такой ситуации криминального, если соблюдены законодательно-нормативные и корпоративные требования к срокам хранения. Я бы считала более рискованным для организации неполное уничтожение из-за несогласованности действий «неудобных» для неё документов  – Н.Х.).

Мой комментарий: С одной стороны, радует, что и в нашей отрасли есть что патентовать. С другой стороны, описанная в заявке методика сильно напоминает очередное изобретение велосипеда – я уверена, что такой же или очень похожий подход годами используется многими организациями. Если же патент будет выдан, автор наверняка попробует подзаработать, требуя с организаций деньги за использование, в общем-то, и так общеизвестного ноу-хау.

Источник: сайт FreePatentsOnline.com
http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370820.html
http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370846.html