понедельник, 4 января 2016 г.

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Вывод деловых систем из эксплуатации – опыт и уроки, часть 1


Заметка Эммы Харрис (Emma Harris) была опубликована 23 декабря 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Мы поговорили с представителями ряда государственных учреждений штата Новый Южный Уэльс об их опыте вывода деловых информационных систем из эксплуатации.

У одной из организаций имеется целый ряд различных деловых систем, работающих на серверах Windows 2003, поэтому в ней в этом году было выполнено несколько проектов по выводу систем из эксплуатации. Организация обобщила и щедро поделилась теми уроками, которые были извлечены из этих проектов – этот опыт описан ниже.

Обратите, пожалуйста, внимание на то, что данная организация ни один из своих советов не подает как «истину в последней инстанции»:
«Нам пришлось учиться очень быстро, и в наших проектах многое делалось по наитию, наугад. Мы будем рады черед данный сайт получить отзывы от коллег и познакомиться с тем, как они сумели определенные вещи сделать лучше или по-другому. Как бы там ни было, ниже описаны те решения, связанные с выводом систем из эксплуатации, которые мы приняли в этом году, и ряд уроков, которые мы извлекли по ходу этой работы.»
1. Действовать нужно в тесном контакте с коллегами из ИТ

Коллеги из ИТ несут основную ответственность за проекты по выводу систем из эксплуатации. Если Вам удастся наладить с ними хорошие отношения и продумать удобный процесс, способствующий их деятельности в этом направлении и соблюдению установленных сроков, то Вы сможете по-настоящему успешно сотрудничать в работе по выводу из эксплуатации устаревших систем, оставляя подлежащую сохранению корпоративную информацию и разрешая уничтожение информации, сроки хранения которой истекли.

Наш опыт показывает, что коллеги из ИТ во время выполнения проектов по выводу систем из эксплуатации действительно очень нуждаются в советах по вопросам управления документами и информацией. Когда система «выведена из эксплуатации», она, в сущности, выключена. Решение об отключении корпоративного приложения и всей содержащейся в нем информации является очень серьёзным, и мы обнаружили, что ИТ-специалисты рады передать экспертизу ценности информации и выработку соответствующих рекомендаций службе управления документами и информацией, в то время, как сами они разбираются со всеми сложными проблемами информационных технологий.

2. Следует включить вопросы управления документами и информацией в контрольные листы проекта вывода системы из эксплуатации

В рамках менеджмента проекта приходится балансировать многочисленные деловые и ИТ-интересы и приоритеты. При возможности, следует включить вопросы управления документами и информацией в методологии менеджмента проекта. Наличие в плане работ по выводу системы из эксплуатации простого пункта «Проконсультироваться со специалистами по управлению документами и информацией» может обеспечить сохранность необходимых документов по ходу выполнения проекта.

3. Специалисты деловых подразделений действительно знают, где что лежит

Наиболее ценным активом при выполнении проекта вывода системы из эксплуатации являются те сотрудники деловых подразделений, которые знают эту систему. Они могут помочь выявить подлежащую сохранению информацию. Важнее всего то, что именно они знают, какая информация необходима для поддержки бизнес-процессов, какая -  для ответа на различные запросы; а также знают, какая информация потребуется в долгосрочной перспективе для удовлетворения потребностей деловой деятельности.

4. Документы, устанавливающие сроки хранения и порядок уничтожения документов и информации - ваши друзья и помощники

Нормативные документы, устанавливающие сроки хранения и порядок уничтожения документов и информации не менее полезны в проектах по выводу систем из эксплуатации, чем в традиционных проектах по экспертизе ценности документов. Они устанавливают достаточно широкие по охвату правила, которые Вы лишь применяете в несколько иных обстоятельствах.

5. Отслеживайте надвигающееся существенное устаревание информационных технологий

В нашей организации, как и во многих других, год 2015 был этапным годом вывода из эксплуатации серверного программного обеспечения Windows Server 2003 в связи с прекращением его поддержки в конце года компанией Microsoft. Для всех организаций, использующих данное программное обеспечение, прекращение поддержки стало мощным стимулом для перехода на новые, поддерживаемые платформы. У нашей организации уже не было к этому времени активно используемых систем на базе Windows Server 2003, но имелся ряд унаследованных систем, которые поддерживались в справочных целях на старых серверах. Соответствующие системы уже были заменены в оперативной деловой деятельности на решения на основе новых технологий, однако информация в унаследованных системах всё ещё сохраняла справочную ценность и ценность доля составления отчетности, поэтому нужно было провести экспертизу ценности с тем, чтобы определить, следует ли её экспортировать и перенести к новую среду управления.

В этой связи полезно знать, от каких основные платформ, серверных архитектур и других крупных инфраструктурных элементов зависит деятельность Вашей организации. Учитывая, как всё быстро меняется в этой сфере, знание о том, когда следует ожидать основные перемен, поможет Вам спланировать свои действия наперед, позволит определить, какие надвигаются проекты по выводу систем из эксплуатации, и даст время для того, чтобы начать лоббирование включения Вас в число участников определенных будущих крупных проектов такого рода. С нашей точки зрения, предстоящие серьёзные случаи устаревания технологий будут связаны с облачными вычислениями. Как и в большинстве других организаций, значительная часть нашей инфраструктуры уже переместилась в облако, поэтому знание о том, что именно переведено в облачную среду и когда, скорее всего, придется переходить на использование других услуг, дает представление о многих будущих проектах по выводу систем из эксплуатации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/2.html )

Эмма Харрис (Emma Harris)


Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/decommissioning-business-systems-lessons-learned-on-the-journey-so-far/

Комментариев нет:

Отправить комментарий