(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/1.html )
6. Метаданные, метаданные, метаданные – дело важное, но каверзное!
Как всегда, очень серьёзно стоит вопрос о метаданных. Их огромное множество, они повсюду, они необходимы для понимания информации и доступа к ней. Есть высокоуровневые и низкоуровневые метаданные, и часть понять их способны лишь те, кто ежедневно ими пользуется. Некоторые метаданные являются проприетарными и реально не могут быть извлечены из системы, где они хранятся. В общем, метаданные могут быть источником проблем.
Помощь коллег из деловых подразделений была неоценимой при определении того, какие метаданные действительно нужны для обеспечения целостности, доступности и пригодности к использованию документов. Мы не ставили вопрос именно в таких словах, а вместо этого спрашивали «Как Вы ищете документы по такой-то теме?» или «Как Вы определяете, что это точная документация о том-то?». Обсуждение с коллегами того, как они ищут или используют документы из унаследованных систем, помогло нам определить, какие метаданные следует экспортировать вместе с документами, чтобы те по-прежнему заслуживали доверия и могли использоваться.
Помощь сотрудников деловых подразделений оказалась для нас ключевой для интерпретации метаданных и преобразования сокращений в именах полей в понятные значения.
Некоторые метаданные мы не смогли извлечь. В одной из систем метаданные в составе журнала аудита, документировавшие, кто и когда модифицировал определенные поля данных, хранились в проприетарном формате, для работы с которым требовалось исходное приложение и словарь данных. Данное приложение и словарь данных были выключены и забыты, так что фактически пришлось попрощаться и с этими метаданными. Представители деловых подразделений сказали нам, что эти сведения из журнала аудита изредка использовались в первые 2 - 3 года после первичного создания данных, но теперь, спустя 15 лет, они им не нужны даже тогда, когда информация из системы запрашивается для целей аудита или ответа на юридические запросы.
Типовые перечни GA28 и GA39 оба говорят, что «Системные журналы могут потребоваться для целей отчетности или в качестве доказательств в ходе расследований, чтобы проследить, кто и к каким документам обращался. Срок хранения этих данных будет зависеть от особенностей организации, системы и характера имеющихся рисков. Сохраняйте в соответствии с установленными организацией требованиями, а затем уничтожайте». В итоге, поговорив с деловыми подразделениями и зная технологические проблемы с экспортом данных, мы задокументировали собранные сведения и выдали рекомендации о том, что эти метаданные из журнала аудита больше не нужны и поэтому могут быть уничтожены вместе с системой.
7. Действуйте, имея в виду основную цель - пригодные к использованию, осмысленные документы
Как уже упоминалось выше, все выводившиеся нами из эксплуатации системы были устаревшими системами, замененными в деловой деятельности на новые несколько лет тому назад. Как следствие, решения, которые мы должны были принимать относительно документации, создаваемой в процессе вывода из эксплуатации, были довольно ограниченными и простыми. Фактически у нас была лишь возможность создавать отчеты, и наиболее эффективным способом управления этими отчетами в долгосрочной перспективе был их экспорт и последующее сохранение в нашей электронной системе для управления документами и информацией (EDRMS).
Мы, однако, поработали с деловыми подразделениями, чтобы отобрать нужные нам документы. Как уже отмечалось, мы взаимодействовали с ними, чтобы выявить те содержащиеся в системах данные, которые представляли собой документы, сохраняющие ценность для организации, а также чтобы спроектировать, чтобы преобразовать эти данные в формат CSV.
Множество данных мы оставили позади. В наших актах на выделение к уничтожению такого рода данные по итогам экспертизы ценности перечислены как не имеющие дальнейшей деловой ценности для организации. Многие из компонентов систем либо вообще активно не использовались, либо использовались лишь частично или применялись для создания отчетов, имеющих кратковременную ценность и т.д. Из одной системы мы извлекли только два отчета (интересно отметить, что они оба были связаны с «историческими» финансовыми проблемами, поскольку время от времени все еще приходили запросы клиентов по этим данным) – а все остальные данные фактически уже были перенесены в новую систему несколько лет тому назад.
Формируя отчеты и проектируя структуру папок в EDRMS-системе, мы стремились обеспечить максимальные удобство использования и доступность. Извлеченные нами из унаследованных систем документы имеют длительные сроки хранения, и, соответственно, должна быть возможность понимать их и ссылаться на них в течение длительного времени в будущем. Для одной ключевой по важности системы, из которой нам необходимо было экспортировать массу данных, мы, работая совместно с деловыми подразделениями, создали мастер-индекс всех отчетов, попытавшись тем самым создать централизованный реестр, способный обеспечить большую и лучшую доступность информации. Структура папок в нашей EDRMS-системе также дает высокоуровневую информацию об этой деловой системе, и она увязана сверху вниз с мастер-индексом и конкретных отчетами, каждый из которых назван таким образом, чтобы отражать породившую его систему, дату и деловой контекст, тем самым помогая разобраться, что это за документы.
Мы также всё ещё дорабатываем большое количество документации, детализирующей каждый из проектов по выводу систем из эксплуатации, описывая принятые нами решения и объясняя, как были созданы данные, которые в настоящее время используются в качестве нашей документации по этим системам. Наши ИТ-коллеги используют эту документацию в рамках своей проектной работы и согласования и сдачи этапов.
8. Очень помогла методология миграции электронных документов, разработанная электронным архивом штата
Весь этот год в наших проектах мы ссылаться на различные компоненты процесса и документации по методологии миграции электронных документов, разработанные Электронным архивом штата (см. https://www.records.nsw.gov.au/digitalarchives/digital-archives-migration-methodology ). Эти материалы были действительно полезными, помогая нам обеспечивать подотчетность наших процессов вывода из эксплуатации. В ходе наших проектов по выводу из эксплуатации мы фактически разбираем системы на части, вытаскивая из них крошечные фрагменты информации и пытаясь сделать так, чтобы эта фрагменты могли служить свидетельством / доказательством тех процессов, которые ранее были отражены в виде гораздо более крупных и динамических массивов данных. Данная методология помогла нам понять, в какой степени следует документировать, объяснять и согласовывать этот процесс «разборки» системы на части с целью выявить её информационное ядро, если требуется, чтобы извлекаемая информация могла служить допустимым и проверяемым доказательством функционирования той системы, частью которой она когда-то была.
9. Такие проекты требуют времени
Никто не в силах в одиночку осуществить проект вывода системы из эксплуатации. Соответственно, требуется немало времени ля привлечения в проект нужных людей, каждый из которых способен решить свой кусочек головоломки. Нужно очень основательно привлекать представителей деловых подразделений, и им может быть трудно найти время для проведения экспертизы унаследованных систем. Так как они являются ключевыми партнерами в этом процессе, то на решении тех вопросов, в которых необходима их помощь, может уйти куда больше времени, чем Вы думаете.
10. Мы можем лишь делать то, что в наших силах, делиться своими знаниями, учиться по ходу работы и смотреть в будущее
Как уже отмечалось в начале, мы новички в такого рода проектах вывода систем из эксплуатации, где речь идёи о данных и метаданных в деловых приложениях, а не о документах в сетевой среде или в документных EDRMS-системах. Это иной вид документов, в которых приходится разбираться, но в основном по-прежнему речь идёт о том, «кто, что, когда, где и почему». Речь идет о выявлении наилучшей информации, говорящей нам, что за деловая деятельность осуществлялась, когда это было и какой был результат.
В наших проектах мы сделали всё, что было в наших силах, поговорили со всеми, с кем только было можно, подумали о вопросах удобства использования и доступности, и всё это постарались максимально полно задокументировать. Когда пыль осядет, мы оглянемся на проделанную работу, оценим её и постараемся улучшить наши процессы.
В качестве последующих шагов для наших будущих проектов по выводу систем из эксплуатации, мы хотели бы попытаться подготовить ряд контрольных листов с целью упростить наши процессы, а также более тесно взаимодействовать с руководящими проектами лицами. Мы также хотим попробовать как можно больше сделать в этой области, изначально закладывая соответствующие возможности в архитектуру новых систем. Все новые системы в один прекрасный день будут выведены из эксплуатации, поэтому заранее обсудив вопросы управления информацией в новых систем или сервисах, получив хорошую документации и соглашения о качестве услуг, мы, возможно, сумеем сделать впоследствии процессы миграции и вывода из эксплуатации более простыми.
Эмма Харрис (Emma Harris)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/decommissioning-business-systems-lessons-learned-on-the-journey-so-far/
Ооооо, какая интересная информация !
ОтветитьУдалитьНаташа, спасибо !!