Архивы австралийского штата Квинсленд отвечают на вопросы потенциальных поставщиков решений для электронного архива

Я уже рассказывала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html  и
http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_63.html ) о том, что Архивы австралийского штата Квинсленд подбирают поставщиков для решения, поддерживающего электронный архив. На данном этапе у заинтересованных сторон есть возможность задавать заказчику вопросы и получать разъяснения. Я хотела бы обратить внимание на некоторые из ответов, опубликованных в течение последнего месяца.

Разъяснение 4 от 26 ноября 2015 года отвечало на вопрос о том, где взять тестовые данные. Архивы штата предложили потенциальным поставщикам использовать набор данных, подготовленный к международной конференции по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES 2014. Этот набор, включающий более 2 тысяч файлов в разнообразных форматах и представленный в виде набора ZIP-файлов общим объёмом в 3,1 гигабайта можно скачать из Dropbox по адресу http://bit.ly/QSADAtest1 (полный адрес: https://www.dropbox.com/sh/aia7h5ogudy5tp4/AACx9ZJRtjZSbRKQlVWs9Bq-a?dl=0 ).

Архивы штата выражают благодарность составителям данного набора – программному комитету конференции iPRES 2014, Национальной библиотеке Австралии, Национальной библиотеке Новой Зеландии, Библиотеке штата Квинсленд, архиву Гейтс (Gates Archive), университету в Чепел-Хилл (Chapel Hill, штат Северная Каролина, США) и Австрийскому технологическому институту. Архивы штата полагают, что эти данные помогут поставщикам продемонстрировать, что предлагаемые ими решения действительно способны обеспечивать долговременную сохранность электронных материалов.

На данной стадии не требуется, чтобы конкретное решение было способно выполнять операции по обеспечению сохранности со всеми форматами набора, однако в конечном итоге архивной службе необходимо обеспечивать сохранность данных в любых форматах. Набор не является исчерпывающим, и в дальнейшем Архивам штата потребуется сохранять файлы и в других форматах.

Дополнительные данные для тестирования поставщикам предлагается искать на следующих ресурсах:

• GOVDOCS: http://digitalcorpora.org/corpora/govdocs


• OPF Format Corpus: http://openpreservation.org/technology/corpora/opf-format-corpus/

В разъяснении 5 от 9 декабря 2015 года был дан ответ на вопрос о том, где географически могут размещаться облачные сервисы. Так как Архивы штата желают обеспечить высокую степень защищённости контента и метаданных, облачные сервисы должны размещаться на инфраструктуре, находящейся на территории Австралии.

В разъяснении 8 от 18 декабря 2015 года был, в частности, дан ответ на следующий вопрос: «Имеется ли утвержденный или предпочтительный формат документов для использования в составе сдаточного (SIP), архивного (AIP) и/или дистрибутивного (DIP) информационных пакетов? Если нет, то считают ли Архивы штата необходимым поддерживать работу с контентом, поступившем в систему в его изначальном формате, т.е. в том виде, в каком он был передан на хранение государственными ведомствами?».

Архивы штата ответили, что на данном этапе их политика заключается в том, что принимать на хранение нужно файлы во всех документных форматах и проводить (когда возможно) нормализацию форматов на стадии ввода в систему, с тем, чтобы свести число форматов к разумному и управляемому количеству. Предпочтительные форматы перечислены в тендерной документации.

Предполагается, что для государственных органов будут разработаны инструменты для «упаковки» файлов перед передачей на архивное хранение, которые позволят им создавать сдаточные SIP-пакеты в предпочтительном для архивистов формате, упрощая тем самым процесс ввода данных в электронный архив. Однако всегда будут существовать небольшие государственные органы и учреждения, не имеющие ни технической инфраструктуры, ни квалифицированного персонала для поведения такой работы, поэтому Архивы штата сами будут использовать эти или аналогичные инструменты для преобразования полученных электронных документов в предпочтительные форматы перед вводом их в систему.

В некоторых случаях, особенно когда подлежащие принятию на архивное хранение документы находятся в специализированных государственных деловых системах, персоналу Архивов штата, возможно, потребуется принять участие в проектах миграции документов совместно с ИТ-персоналом и специалистами по управлению документами государственного органа, помогая им выявлять, документировать, извлекать и упаковать подготовленные к передаче документы.

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details