США: Ассоциация ARMA International рекомендует внести изменения в федеральные правила управления информацией

Данная заметка Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte –на фото) была опубликована 5 января 2016 года на блоге компании RecordLion.

В недавнем пресс-релизе (см. http://www.arma.org/r1/news/washington-policy-brief/2015/12/09/arma-international-recommends-federal-information-management-rule-changes ) ассоциации специалистов по управлению документами и информацией  ARMA International подчёркивается важность того, чтобы федеральные органы исполнительной власти США ещё на ранних стадиях разработки информационных систем и процессов надлежащим образом рассматривали и решали вопросы, связанные с правилами  управления документами и информацией. Как мы уже писали ранее, ключевое значение имеет упреждающий, предусматривающий действия «на опережение» подход к управлению информацией.

По этому поводу Президент ассоциации ARMA International Питер Курилец (Peter Kurilecz) написал письмо в Административно-бюджетное управление администрации США (U.S. Office of Management and Budget, OMB). Это письмо было подготовлено в ответ на предложенные изменения в правила для государственных органов, затрагивающие порядок управления информацией.

В письме, в частности, отмечается: «Управление документами и информацией играет очень важную роль, помогая государственным органам и учреждениям поддерживать дисциплину, обеспечивать полномасштабное управление информацией, содержащейся в их информационных ресурсах в целях обеспечения прозрачности, подотчетности и доступности. В конечном итоге оно обеспечивает сохранение государственных документов и нашего национального культурно-исторического наследия.» Это заявление помогает прояснить позицию ассоциации относительно необходимости надлежащих правил управления информацией для всех сфер деятельности федерального правительства.

Кроме того, Курилец предложил следующие 9 рекомендаций для усиления раздела 5 «Политика» Циркуляра № А-130 (имеется в виду циркуляр A-130 «Управление информацией как стратегическим ресурсом» (Managing Information as a Strategic Resource), который сейчас предлагается впервые за последние 15 лет обновить. Проект новой редакции циркуляра доступен по адресу https://ombegov.github.io/a130/Proposed%20A-130%20for%20Public%20Comment.pdf  – Н.Х.):

• Подумать о включении в подпункт (d) пункта «Стратегическое планирование» (строка 300) дополнительной защитной меры, обеспечивающей наличие, доступность и передачу документов и информации в случае, когда информационная система обновляется, заменяется или ликвидируется. Всё более масштабной проблемой управления данными становится предотвращение неумышленной утраты либо недоступности информационных активов  по мере развития систем и технологий. Федеральная информация не должна подвергаться рискам в результате изменений в информационных технологиях.


• В разделе «Планирование и бюджет» после подпункта (d) пункта «Стратегическое планирование» (после строки 302), ARMA предлагает подпункт, обеспечивающий, что в ходе любой деятельности по планированию и управлению ресурсами будут приниматься во внимание потребности управления документами и информацией на протяжении всего жизненного цикла развития информационных систем.


• В подпункте (b) пункта «Планирование, разработка программ и бюджетирование» (строка 329), ARMA предлагает добавить положение о том, что высшее должностное лицо федерального органа исполнительной власти, отвечающее за управление документами (senior agency official for records management, SAORM) должно быть включено в список лидеров государственного органа, ответственных за этапы планирования, разработки и бюджетирования программ, затрагивающих   ИТ-ресурсы. Это согласуется с используемой в частном секторе наилучшей практикой битзнес-процесса управления информацией, поскольку при этом служба управления документами по праву позиционируется как одна из основных заинтересованных сторон и как ключевой игрок, который помогает управлять информацией.


• Добавить слово «документы» в строке 376 после слова «данные», с тем, чтобы изложить предложение в следующей редакции: «[Как минимум, данные политики должны обеспечить следующее:] d)  Потребности в данных, документах и информации следует удовлетворять посредством единых в масштабе ведомства политик управления данными ...». В интересах доступности, прозрачности и защиты персональных данных, следует рассматривать как наилучшую практику включение обязанностей по управлению документами в политики ведомств данного стратегического уровня. Потребности и оценки положения дел с информацией и документации не должны быть изолированы друг от друга.


• В подраздел «Лидерство и кадровые ресурсы» ассоциация ARMA рекомендует добавить пункт, требующий установления четко определенных и документированных ролей и обязанностей квалифицированного персонала за процессы управления документами и информацией. Сюда входит включение обязанностей и ответственности за управление информацией в письменные должностные инструкции, а также в политики и процедуры, устанавливающие обязанности, порядок отчетности и соответствующее делегирование полномочий с целью обеспечения прозрачности и выполнения других процессов управления документами и информацией.


• Что касается стратегий и планов проведения закупок – это подпункт (f) пункта «Управление ИТ-инвестициями» - то ассоциация ARMA рекомендует внести дополнение в пункт vi (строка 464) с тем, чтобы подчеркнуть важность сохранения доступности информации и документов в ситуациях, когда программное обеспечение и системы заменяются, мигрируют или выводятся из эксплуатации. Это может быть положение, обязывающее «принимать во внимание потребности в плане управления и архивации информации, содержащейся в таких системах», в рамках стратегий и планов закупок.


• В подпункте (n) пункта «Инвестиционное планирование и контроль» раздела «Управление ИТ-инвестициями» (который начинается со строки 537), ассоциация ARMA рекомендует учитывать при разработке систем требования, относящиеся к управлению документами и информацией, «как можно раньше, насколько это практически возможно». Кроме того, ARMA настоятельно призывает к тому, чтобы недостатки в делопроизводстве также выявлялись на возможно более ранних стадиях разработки систем, а связанные с управлением документами и информацией проблемы решались до того, как старые системы будут выведены из эксплуатации. Такой подход может уменьшить затраты на внедрение и обеспечить сохранность документов из унаследованных систем.


• В подпункте (g) «Управление документами» (см. строку 618), ARMA рекомендует включить ответственность за успешное выполнение программы ведомства в области управления документами и информацией в должностную инструкцию высшего должностного лица ведомства по вопросам управления документами (SAORM). Кроме того, посредством данного требования следует обязать SAORM-а активно участвовать в ведомственной программе управления документами и информацией, в её продвижении и обеспечении исполнения. Кроме того, SAORM должен иметь непосредственные знания и быть в курсе потенциальных рисков для организации, связанных с проблемами управления документами и информацией.


• В подпункте (g) «Управление документами» пункта «Планирование, разработка программ и бюджетирование» ARMA предлагает вставить после сроки 629 дополнительный подпункт, который обеспечит раннее вовлечение SAORM в процесс разработки систем и официально зафиксирует его участие в процессе анализа жизненного цикла развития систем ведомства, потребовав, чтобы согласование с ним являлось обязательным условием внедрения новых систем или сервисов управления информацией. Такой подпункт может помочь ведомству обеспечить выполнение всех требований к управлению информацией до того, как будут запущены процессы жизненного цикла.

Административно-бюджетное управление в настоящее время изучает эти и все прочие рекомендации, и проект документа будет скорректирован по итогам этого анализа.

Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte)

Источник: блог компании RecordLion
http://blog.recordlion.com/arma-recommends-federal-information-governance-changes/