США: Опубликованы итоги проведенной Национальными Архивами оценки положения дел в управлении документами

Данная заметка Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte – на фото) была опубликована 8 января 2016 года на блоге компании RecordLion.

Директор по управлению документами федерального правительства США (являющийся сотрудников Национальных Архивов США), недавно опубликовал отчет об итогах проведенной в 2014 году самооценки федеральными органами исполнительной власти положения дел в управлении документами (Records Management Self-Assessment, RMSA). Национальные Архивы (NARA) используют эту ежегодно проводимую самооценку для того, чтобы определить, в какой мере государственные органы исполняют законодательно-нормативные требования, а также выявить тенденции и направления, требующие дополнительного внимания.

Ниже приведен ряд ключевых итоговых результатов из данного отчета:

• На 5% увеличилось число государственных органов, отнесенных к категории низкого риска, и на 8% уменьшилось число ведомств в категории высокого риска;


• Большинство федеральных органов исполнительной власти планируют внедрить метод Capstone для управления своей электронной почтой;


• У государственных органов имеются политики и процедуры для управления электронной почтой, однако не налажен как следует контроль над их соблюдением;


• Персоналу служб управления документами требуется дополнительное повышение квалификации по вопросам оценки положения дел в управлении электронными документами;


• Не налажен согласованный учет вопросов управления документами в рамках перехода государственных органов на работу в условиях облачной среды;


• Большинство ведомств сообщили о наличии у них методов выявления новых видов документов, которым ещё не установлены сроки хранения;


• Половина всех руководителей служб управления документами федеральных органов исполнительной власти сообщила о том, что обязанности по управлению документами являются лишь частью их должностных обязанностей, и они посвящают им лишь часть своего рабочего времени.

Кроме того, Национальные Архивы сделали несколько рекомендаций на основе результатов анализа итогов самооценки. Те, что перечислены ниже, непосредственно адресованы высшим должностным лицам ведомств по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM):

• Обеспечьте, чтобы все подразделения и сотрудники государственного органа понимали роль эффективного управления документами и информацией для удовлетворения потребностей, непосредственно связанных с миссией ведомства;


• Обеспечьте соблюдение правил и политик управления документами в масштабе всей организации;


• Обеспечьте, чтобы ведомство выделяло ресурсы, необходимые для решения задач, поставленных в «Директиве по управлению государственными документами» (Managing Government Records Directive M-12-18, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.). Обеспечьте, чтобы руководитель службы управления документами ведомства (Agency Records Officer) и соответствующий персонал располагали поддержкой, необходимой для выполнения ими своих обязанностей.

В более широком плане Национальные Архивы также рекомендовали всем федеральным органам исполнительной власти и их программам оценки положения дел в управлении документами следующее:

• Государственные органы должны продолжать поиск и внедрение технологических решений для управления электронными документами;


• Приветствуется сотрудничество государственных органов с Национальными Архивами и другими федеральными контролирующими органами для достижения целей, поставленной Директивой М-12-18;


• Государственные органы, планирующие внедрить подход Capstone для управления электронной почтой, должна взаимодействовать с Национальными Архивами, чтобы обеспечить успешность этого внедрения;


• Государственным органам следует поддерживать повышение квалификации соответствующими персоналом по вопросам практики и процедур управления электронными документами;


• Государственные органы должны разрабатывать и внедрять на практике требования к управлению документами для всех документов, управление которыми осуществляется в облачных средах;


• Государственные органы должны разработать методы, обеспечивающие исполнение их политик и процедур управления электронной почтой.

Вывод

В целом приведенные в отчете результаты, судя по всему, отражают тенденцию движения в правильном направлении. Хотя эти результаты касаются исключительно федеральных органов исполнительной власти, они, по-видимому, достаточно хорошо отражают также и положение дел в частном секторе. В этой связи предложенные рекомендации должны представлять интерес для большого числа организаций.

В рекомендациях затронут ряд тех же самых вопросов, которые регулярно поднимает наша компания RecordLion, в включая повышенное внимание управлению электронной почтой и документами в облачной среде. Поскольку облачные решения продолжает интегрироваться практически во все бизнес-процессы, крайне важно, чтобы у организаций имелась стратегия управления документами, отражающая эту тенденцию.

Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte)

Источник: блог компании RecordLion
http://blog.recordlion.com/nara-records-management-assessment-released/