На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение проекта стандарта ISO 30302 «Система менеджмента документов – Руководство по реализации»

С 26 ноября 2014 года на сайте Британского института стандартов (BSI) выложен для публичного обсуждения проект нового стандарта Международной организации по стандартизации ISO/DIS 30302 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по реализации» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation) объёмом 40 страниц, см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/53727 , а также  http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54673 . Обсуждение на сайте продлится до 25 января 2015 года (при этом обсуждение в ИСО будет продолжаться до 25 февраля 2015 года, и там одновременно обсуждаются версии стандарта на английском и французском языках).

Стандарт ISO 30302 входит в серию международных стандартов ИСО под общим названием «Информация и документация – Система менеджмента документов» (Information and documentation — Management systems for records, о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/iso-30300-30301.html ), включающую:

• ISO 30300:2011, «Информация и документация - Система менеджмента документов - Основные положения и словарь» (Fundamentals and vocabulary, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30300:ed-1:v1:en );


• ISO 30301, «Информация и документация - Система менеджмента документов – Требования (Requirements, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30301:ed-1:v1:en );


• ISO 30302, «Информация и документация - Система менеджмента документов - Руководство по реализации (Guidelines for implementation, http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54673 ).

Я уже рассказывала о том, в России готовится адаптация стандартов ISO 30300 и 30301 – двумя различными техническими комитетами, под несогласованными названиями и с использованием разной терминологии :) – см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/blog-post_16.html .

Как отмечается во вводной части документа, назначение стандарта ISO 30302 - дать практические рекомендации о том, как внедрить в рамках организации систему менеджмента документов, СМД (management system for records, MSR) в соответствии со стандартом ISO 30301:2011.

На практике внедрение СМД, как правило, выполняется в виде проекта. СМД могут внедряться как в организациях с уже существующими документными системами или программами, так и в организациях, впервые собирающихся ввести систематический и проверяемый подход к созданию и управлению документами. Рекомендации, содержащиеся в настоящем стандарте, могут быть использованы в обеих ситуациях.

При использовании данных рекомендаций необходимо проявлять гибкость, с учетом размера, характера и сложности организации и уровня зрелости СМД. Условия деятельности каждой организации уникальны, и ее специфические потребности будут направлять ход внедрения СМД. Для небольших организаций описанные в настоящем стандарте действия могут быть упрощены. Большие или сложно устроенные организации могут столкнуться с тем, что для эффективного внедрения и управления действиями, предусмотренными настоящим международным стандартом, может понадобиться  многоуровневая организационная структура или системы управления.

Структура содержащихся в данном стандарте рекомендаций соответствует структуре ISO 30301. Рекомендации описываются те действия, которые следует выполнить для того, чтобы удовлетворить соответствующим требованиям ISO 30301, и то, как эти действия нужно документировать.

Для каждого пункта стандарта ИСО 30301 в данном стандарте описываются:

• Одна или несколько мер, необходимых для выполнения требований ISO 30301 – эти меры могут осуществляться последовательно, а некоторые из них нужно будет выполнять одновременно, на основе результатов одного и того же анализа контекста;


• Исходная информация для принятия мер - это отправные точки, которые, возможно, являются результатом предшествующих действий;


• Конечные результаты -  итоги выполненных действий и/или подготовленные материалы.

Настоящий стандарт предназначен для использования руководителями, отвечающими за принятие решений о создании, охвате и внедрении систем менеджмента документов в своих организациях. От также должен использоваться лицами, отвечающими за внедрение и поддержку СМД. Концепции проектирования оперативных процессов управления документами основываются на принципах, установленных стандартов ISO 15489-1 «Информация и документация – Управление документами». Другие международные стандарты и технические отчеты, разработанные техническим подкомитетом ISO/TC46/SC11, являются основными инструментами для разработки, реализации, мониторинга и совершенствования документных процессов, систем и мер контроля и управления, и они могут быть использованы в сочетании с настоящим международным стандартом для реализации оперативных элементов СМД на детальном уровне.

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Контекст организации
5. Лидерство
6. Планирование
7. Поддержка
8. Оперативная деятельность
9. Оценка эффективности
10. Улучшения
Приложение A (информационное): Примеры источников информации и требований, помогающих анализировать контект (условия), в которых организация осуществляет свою деятельность
Библиография

Источники: сайт Британского института стандартов / сайт ИСО
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/53727
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54673