В этой статье я буду обсуждать некоторые свежие идеи и разработки, связанные с голландским опытом управлением рисками и оценкой рисков в области управления документами и архивными документами.
... Несколько лет тому назад Национальные архивы Голландии участвовали в программе, целью которой было ускорить обработку больших объемов документов государственных учреждений. Программа охватывала документы, созданных в период с 1975 по 2005 год. Хотя точных расчетов не делалось, имевшиеся на тот момент оценки показывали, что обработке подлежали 800 погонных километров документов. Как ускорить процесс отбора документов на архивное хранение таким образом, чтобы государственные органы за разумный период времени смогли выполнять свои обязательства по передаче документов в Национальные архивы после 20 лет ведомственного хранения?
У меня нет возможности вдаваться в детали этого проекта и методов, которые были разработаны с целью ускорения процесса отбора, однако в контексте данной статьи важно упомянуть один из факторов, способствовавших ускорению этого процесса. Раньше архивисты Национальных архивов, как правило, этого не делали, но начали делать в качестве эксперимента – а именно, обсуждать значение документов для деловых процессов с руководителями, ответственными за соответствующие процессы в государственных органах. Данным руководителям задавался очень простой вопрос: что пойдет не так, если все эти документы, ожидающие отбора на архивное хранение или уничтожение, буду уничтожены?
Само собой, идея уничтожения всех документов никогда всерьёз не обсуждалась, однако такой вопрос становился интересной отправной точкой для серьезного разговора о значимости документов для этих руководителей. Ответственные за процессы руководители сделали оценки рисков, и, вообще говоря, оказалось, что им было не так уж и сложно сказать, какие документы, созданные в рамках каких процессов 10 - 20 лет тому назад всё ещё были жизненно необходимы. Ошеломляющим оказалось расхождение в оценках важности документов для деловых процессов, сделанных, с одной стороны, ответственными за них руководителями, и с другой – специалистами по управлению документами. Оказалось, что процессы управления информацией лишь до определенной степени могли служить надежным отражением деловых процессов, что делает весьма проблематичным внедрение подхода к оперативному управлению архивными документами как увязанной с процессами информацией.
... Негативное влияние этой структурной проблемы падающего качества управления документами выражалось в том, что Министерство сталкивалось с серьезными информационными рисками, не зная при этом, что это были за риски и где и как они могут проявиться. В связи с этой тривиальной, но очень насущной проблемой Министерство обороны начало экспериментировать с управлением документами на основе анализа рисков. Вместо единообразного управления всеми документами, специалисты по управлению документами начали выбирать степень интенсивности процессов управления документами на основе оценки рисков для деловых процессов, которые Министерство выполняло и за которые несло ответственность. Такой же эксперимент начался и в Министерстве финансов в рамках совместного проекта с Национальными архивами.
... Фактически наиболее важный аспект нового подхода к проведению экспертизы ценности заключается в том, что это будет непрерывно продолжающийся процесс оценки и переоценки. До сих пор перечни с указанием сроков хранения действовали до 20 лет. Такой подход невозможен в нашу динамичную информационную эпоху. Сейчас 20-летний период – это вечность. Экспертиза ценности станет непрерывно идущим процессом.
Чарльз Юргенс (Charles Jeurgens)
Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/24%20-%20Risk-based%20appraisal%20of%20records%20some%20developments%20in%20Dutch%20appraisal%20practice.pdf
http://purl.pt/26107/1/
Весьма спорная публикация голландского колеги.
ОтветитьУдалить.
1. Когда архиву дается задание разобрать 800 погонных км. документов - это - В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ - указывает на провал менеджмента. Надо было минимум 800 раз чаще передавать дела в архив. Это значит, что не разработан календарь передачи. Это -МИНУС. Плохо работают товарищи.
.
2. Категорически не согласен с мнением " не так уж и сложно сказать, какие документы, созданные в рамках каких процессов 10 - 20 лет тому назад всё ещё были жизненно необходимы". У меня (у всех архивистов) были случаи, когда через 2-30 лет выяснялось, что "по зарез" нужный документ был в архиве и его, после срока хранения - списали и уничтожили. Надо признать, что именно НЕВОЗМОЖНО (!!) предугадать, "какие документы, созданные в рамках каких процессов 10 - 20 лет тому назад всё ещё сохраняют свою ценность. В президентском архиве США сохранено письмо 9 летнего Фиделя Кастро (того самого Команданте) президенту Франклину Д. Рузвельту, где он ясным почерком знакомит себя с президентом и просит - по случаю - отослать ему 10 долларов США.
Теперь вопрос таким спецам, как Юргенс - по какому принципу он сохранил бы такое письмо 9 летнего провинциала президенту ? Он же спписал бы это письмо в мусор через 5 лет ! А архив - сохранил.
3. Полная дичь для меня выражение " Это будет непрерывно продолжающийся процесс оценки и переоценки. До сих пор перечни с указанием сроков хранения действовали до 20 лет. Такой подход невозможен в нашу динамичную информационную эпоху. Сейчас 20-летний период – это вечность. Экспертиза ценности станет непрерывно идущим процессом".
4. Менеджмент в Голландии "Не тот", товарищи. Это уж Ооооочень несерьезно.
Спасибо! Кстати, а как письмо 9-и летнего Фиделя повлияло на ситуацию или принятие какого-либо решения? Тем не менее, спасибо irakli, и факт интересный и комментарий для осмысления.
ОтветитьУдалить;)
ОтветитьУдалитьПисьмо видел своими глазами. Результат каков - не знаю. Вообще то, оказывается, в то время провинциалы (дети, в основном) писали письма с такими требованиями денег всем более или менее известным личностям.
А почерк у тов. Кастро красивый был.
Сейчас набрал Fidel Kastro 10 dollar и нашел-таки это письмо.
ОтветитьУдалитьПрокол: Команданте тогда было оказывается 12 (а не 9).
http://www.economicpolicyjournal.com/2014/07/12-year-old-fidel-castro-writes.html
@irakli Согласна, что публикация спорная; но обсуждать вопрос о том, как справиться с растущими объёмами документов и информации, как и по каким принципам их отбирать, - по-моему, необходимо. Архивы, использующие классические технологии, не в состоянии "переработать" даже бумажные документы, объемы которых нарастают куда медленнее, чем объёмы создаваемых электронных материалов...
ОтветитьУдалить