вторник, 16 декабря 2014 г.

Штат Квинсленд, Австралия: Начато обсуждение дискуссионной публикации «Созданы электронными, остаются электронными»


16 ноября 2014 года Государственные Архивы австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) и директор по ИТ правительства штата выложили на сайте Государственных Архивов дискуссионную публикацию «Созданы электронными, остаются электронными» (Born digital, stay digital), на которую они хотели бы получить отзывы от государственных органов и учреждений.

Документ объёмом 22 страницы, разработанный с пунктом 6.01 Плана действий по реализации Стратегии правительства штата в области ИКТ на 2013-2017 году (Queensland Government ICT Strategy 2013-17 Action Plan), доступен по адресу http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/BDSD_discussion_paper.pdf

Цель дискуссионной публикации сформулирована следующим образом:
  • Изучить проблемы, с которыми сталкиваются государственные органы при управлении изначально-электронными государственными документами в электронной форме на протяжении всего жизненного цикла этих документов;

  • Выяснить мнения органов государственной власти относительно выбора соответствующих стратегий решения этих проблем.
Постановка задачи

Государственным органам необходимо накапливать, управлять и обеспечивать доступ к своей корпоративной памяти. Они сталкиваются с фундаментальными проблемами при выполнении этого требования.

Возможности государства по оказанию услуг в электронном виде существенно опередили его возможности по сбору, управлению и обеспечению долговременной сохранности электронных свидетельств и доказательств своих деловых решений и действий.

Функциональные возможности по управлению документами часто не закладываются в проекты новых деловых систем. Это означает, что у государственных органов может не оказаться возможностей для оптимизации ценности их электронных документов и для обеспечения их постоянной целостности и пригодности к использованию во времени.

Информацию, изначально созданную в электронном виде, следует сохранять в этом виде и обеспечить управление ею в качестве интегрированной составной части поддерживаемых электронными технологиями деловых процессов. Однако, в связи с увеличивающимся разрывом между созданием электронных государственных документов и ориентированными на бумажные технологии системами хранения документов, поддерживающие управление документами бизнес-процессы не согласованы друг с другом, и их необходимо заново переконструировать с тем, чтобы обеспечить более полную поддержку предоставления электронных услуг. В настоящее время управление электронными документами рассматривается как дополнительный и часто обременительной бизнес-процесс, и его последовательное выполнение в масштабах правительства не обеспечивается.

Управление изначально-электронными документами в электронных форматах является важным элементом современного государственного управления, в рамках которого практика управления информацией и документами реформируется таким образом, чтобы отразить подходы 21-го века к оказанию государственных услуг и к осуществлению деятельности в сфере государственного управления, обеспечивая при этом согласованность с другими юрисдикциями.

Использование подхода, предусматривающего преимущественное использование электронных технологий и форматов (digital first), будет означать, что государственные документы будут создаваться в электронном виде на различных деловых платформах. Например, транзакции будут выполняться с использованием онлайн-формы вместо бумажных форм, а для коммуникаций будут использоваться «умные» устройства и онлайн-каналы. Созданными в результате таких транзакций электронными документами нужно будет непрерывно управлять, с целью обеспечения удобного их захвата, повторного использования, контроля и уничтожения.

Авторы документа видят следующие проблемы, связанные с переходом на модель «Созданы электронными, остаются электронными»:
  • Масштаб и сложность перемен,
  • Изменение деловой культуры,
  • Знания, навыки и возможности, имеющиеся у государственного сектора,
  • Затраты на переход.
В публикации поставлен ряд вопросов, на которые представителям государственных органов предлагается дать ответ. Им также предложено оценить несколько вариантов решения поставленных проблем, включая варианты мер, которые могли бы предпринять Государственные Архивы штата.

Замечания и предложения предлагается подавать, с использованием специальной формы, также выложенной на сайте, до 24 декабря 2014 года.

Источник: сайт Государственных Архивов штата Квинсленд
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Announcements/Pages/Consultation-on-Born-digital,-stay-digital-discussion-paper.aspx
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Collaboration.aspx 

Комментариев нет:

Отправить комментарий