Росреестр установил порядок и сроки хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов

Ведомства продолжают регулировать порядок и сроки хранения документов, которые в силу положений законодательства отданы под их попечение.

Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 22 сентября 2014 года № П/439 утверждены «Порядок и сроки хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.

Разработка данного документа была предусмотрена пунктом 5 статьи 12 федерального закона от 21 июля 1997 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»:

Для справки: Федеральный закон от 21 июля 1997 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

Статья 12. Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

5. Правила ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, порядок и сроки хранения разделов Единого государственного реестра прав, состав номера регистрации определяются органом нормативно-правового регулирования в сфере государственной регистрации прав.

Правила ведения, порядок и сроки хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов определяются федеральным органом в области государственной регистрации.

Закрытые книги учета документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, а также все дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в структурное подразделение Росреестра или его территориального органа, ответственное за хранение книг учета документов и дел правоустанавливающих документов, и вносятся в каталог архива. На основании решений Росреестра хранение книг учета документов осуществляет также подведомственное Росреестру федеральное государственное бюджетное учреждение (его территориальные подразделения).

Мой комментарий: Любопытно, показывали ли проект данного документа архивистам, которые работают в Росреестре? Про описи дел и другой традиционный научно-справочный аппарат архива в документе не упоминается.

Хранение осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи книг учета документов, дел правоустанавливающих документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации (п.2).

Дела правоустанавливающих документов (в том числе закрытые) располагаются в архиве с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества (в соответствии с пунктом 6 статьи 12 Закона).

Книги учета документов, дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в электронном виде, а также тома дел, являющиеся дополнительными к основному тому дела, ведение которого осуществляется в бумажном виде, и содержащие отсканированные образы документов, представленных в форме бумажных документов, хранятся в автоматизированной информационной системе ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, обеспечивающей (п.3):

• Хранение данных, предотвращение их искажения, подделки и утраты, а также несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих права на доступ к таким данным;


• Резервное копирование и восстановление сведений, измененных или уничтоженных (утраченных) при программно-аппаратных сбоях и (или) вследствие несанкционированного доступа к ним.

Мой комментарий: Таким образом, электронные документы Росреестра будут хранится в единой базе данных.

Закрытые книги учета документов, дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в электронном виде, а также тома дел, являющиеся дополнительными к основному тому дела (бумажному - Н.Х.) и содержащие отсканированные образы документов, представленных в форме бумажных документов, должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них сведений, документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством РФ, сведений на основании содержащихся в них сведений, документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов.

Документы, помещенные в дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в электронном виде, хранятся в формате, определенном приказом Минэкономразвития России от 29.11.2013 № 723 «О порядках представления заявления о государственной регистрации права, ограничения (обременения) права на недвижимое имущество, сделки с недвижимым имуществом и иных необходимых для государственной регистрации прав документов, представления заявления об исправлении технической ошибки в записях Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, представления заявления о наличии возражения в отношении зарегистрированного права на объект недвижимости, заявления о погашении записи в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним о наличии возражения в отношении зарегистрированного права на объект недвижимости, заявления о невозможности государственной регистрации перехода, ограничения (обременения), прекращения права на объект недвижимости без личного участия собственника (его законного представителя), заявления об отзыве ранее представленного заявления о невозможности государственной регистрации перехода, ограничения (обременения), прекращения права на объект недвижимости без личного участия собственника (его законного представителя) в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, в форме электронных документов, а также электронных образов документов».

Книги учета документов, ведение которых осуществляется в электронном виде, подлежат постоянному хранению (п.4).

Закрытые книги учета документов, ведение которых в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, осуществляется только в бумажном виде, подлежат постоянному хранению.

Для книг учета, сформированных в бумажном виде до вступления в силу «Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», утвержденных приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 24.07.2014 № П/349 подлежат хранению в течение 10 календарных лет, следующих за годом их закрытия:

• Книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав, книги учета выданной информации о зарегистрированных правах


• Книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, ведение которых осуществлялось также с использованием компьютерной техники


• Книги учета входящих документов

По истечении указанного срока, но не ранее одного календарного года с даты заполнения всех записей, книги учета подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела правоустанавливающих документов подлежат постоянному хранению, за исключением случаев, установленных настоящим Порядком (п.5).

Для ряда дел установлены временные сроки хранения:

• Дела правоустанавливающих документов (тома дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, подлежат хранению в течение 10 лет с момента принятия решения об отказе в государственной регистрации прав (п.6).


• Дела правоустанавливающих документов (тома дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых государственная регистрация права на объект недвижимости была прекращена по заявлению правообладателя, сторон сделки, подлежат хранению в течение 10 лет с момента принятия решения о прекращении государственной регистрации прав (п.7).

По истечении указанного срока:

• Дела, ведение которых осуществляется в бумажном виде, подлежат уничтожению в установленном порядке,


• Дела, ведение которых осуществляется в электронном виде, а также тома дел, являющиеся дополнительными к основному тому дела, которое ведется в бумажном виде, и содержащие отсканированные образы бумажных документов, подлежат удалению из автоматизированной информационной системы, используемой для их хранения.

Дела правоустанавливающих документов, содержащие документы, зарегистрированные в книге учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременении) прав на объекты недвижимого имущества, и закрытые в соответствии с пунктами 44, 45 Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов, подлежат хранению в течение 10 лет с момента закрытия соответствующего дела правоустанавливающих документов.

По истечении указанного срока:

• Дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, подлежат уничтожению в установленном порядке (п.8).


• Дела, которым в соответствии с пунктами 44, 45 «Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов» присвоен статус «архивное», подлежат хранению по истечении указанного срока в течение 10 лет с момента присвоения статуса «архивное». Такие дела правоустанавливающих документов подлежат удалению из автоматизированной информационной системы, используемой для их хранения

Кроме того, документ устанавливает порядок включения в дела правоустанавливающих документов копий при проведении изъятия подлинников документов, признанных вещественными доказательствами по уголовному делу:

В дела правоустанавливающих документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, содержащие документы, признанные вещественными доказательствами по уголовному делу, в связи с чем в порядке, установленном федеральным законом, осуществлена их выемка, помещаются копии изъятых документов и протокола выемки документов, а также акт о выдаче книг учета документов и (или) документов во временное пользование, составленный в двух экземплярах: один для органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, другой для получателя.

Копии указанных документов должны находиться в деле правоустанавливающих документов до момента возврата изъятых документов. После возвращения документов и проверки их на соответствие хранящимся в деле копиям в акте о выдаче книг учета документов и (или) документов во временное пользование делается соответствующая отметка, копии документов исключаются из состава дела правоустанавливающих документов (п.9).

Сформированные до вступления в силу Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов дела правоустанавливающих документов, помещенные на хранение в архив, подлежат перекомплектованию и переводу в электронный вид (п.10).

При проведении указанных работ документы, не подлежащие помещению в дело правоустанавливающих документов (в частности, представленные заявителем документы, не относящиеся к заявленному регистрационному действию, в том числе не являющиеся основанием для принятия решения о государственной регистрации права, сделки, ограничения (обременения) права, совершении иного регистрационного действия), из дела правоустанавливающих документов изымаются с одновременным формированием новой описи документов, хранящихся в деле (томе дела) правоустанавливающих документов.

При этом старая опись документов, хранящихся в деле (томе дела) правоустанавливающих документов, не уничтожается, а помещается в дело правоустанавливающих документов с отметками об изъятых документах.

Мой комментарий: Таким образом, дела правоустанавливающих документов подлежат постоянному хранению, да и сроки временного хранения отдельных дел (к тому же условные) составляют 10 лет, что тоже немало.

Как мне кажется, именно такие проекты могут подтолкнуть решение проблем регулирования вопросов архивного  хранения электронных документов. В то же время отсутствие соответствующего нормативно-методического обеспечения может создать серьезные проблемы, когда встанет вопрос о передаче этих документов на постоянное хранение в государственные архивы.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=171199