Рэндольф Кан: Пора строить фабрику по управлению информацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/1.html )

Что для одного документ, то для другого мусор

Вопреки распространенному мнению, информация не настолько уникальна, чтобы для управления ею должным образом обязательно требовалось рука мастера. Но даже если бы дело обстояло таким образом (а это не так!), такой подход просто нереализуем, поскольку объёмы имеющейся у нас информации очень велики и всё время растут. Ещё важнее то, что если Вы спросите 10 сотрудников о деловой ценности документа, они, скорее всего, предложат несколько разных правильных способов управления им или его классификации. Получается в духе известной поговорки: «что для одного документ, то для другого мусор». Говоря более серьёзно, каждый специалист, независимо от полученной им подготовки, оценивает информацию по-разному - не каждый раз, но достаточно часто. Это происходит потому, что Ваше место в организации, Ваш образовательный уровень, готовность принимать риски, понимание контента и т.д. - всё это влияет на то, как вы оцениваете «документность» материала, его персональный характер, наличие в нём коммерческой тайны и т.д.

Соблюдать законодательно-нормативные требования легче не станет. Мест, где «оседают» данные, не будет меньше и объемы информации не сократятся. Каждый из этих факторов кардинально меняет ситуацию, и, тем не менее, люди по-прежнему ковыляют, пытаясь с использованием неверного инструмента - за счёт частичных мер - решить трансформационную проблему. Это все равно что пытаться съесть ложкой кастрюлю супа объёмом с океан. Трансформационные изменения требуют трансформационных решений, а не частичных полумер.

Так что же делать?

Постройте фабрику по управлению информацией. Вы должны решать проблему «сверху вниз». Когда файлов сотни миллионов или миллиарды, не будут работать подходы, при которых нужно изучать индивидуальные особенности каждого файла. Думайте о воспроизводимых, повторяемых процессах. Думайте о массовой поточной обработке. Думайте о производительности. Думайте практично. Думайте трансформационно.

Возможно ли, и имеет ли смысл компании даже пытаться управлять сотнями миллионов файлов, используя правила, разработанные для того времени, когда не было компьютеров и имелось только несколько десятков видов бумажных документов? В области управления информацией предпринимаются попытки решить трансформационную проблему путем хилых идейных доделок и доработок, чьи дни были сочтены десятилетия назад. Оцените правильно ситуацию и садитесь на поезд трансформаций. Сотрудники не справлялись с управлением корпоративными документами уже 10 лет тому назад, когда информационный «отпечаток» компании составлял лишь сотую часть его текущей величины (если не меньше). Основной вывод заключается в том, что всё следует переосмыслить и переработать.

10 мер, которые Вам сейчас необходимо реализовать для того, чтобы наладить правильное управление информацией

• Откажитесь от старого образа мышления, старых политик, старых идей и уставших информационных работников;


• Наймите нового сотрудника, который станет «владельцем» фабрики по управлению информацией;


• Сформируйте междисциплинарную команду фабрики по управлению информацией;


• Разработайте стратегию построения фабрики и план действий на ближайшие 3 года;


• Создайте фабрику по управлению информацией;


• Упростите правила, с тем, чтобы все правила можно было применять с минимальным вмешательством человека или вообще без такого вмешательства;


• Используйте автоматизацию и программные приложения для выполнения основного объёма работы;


• Сделайте определенный зоны «бездокументными» таким образом, чтобы весь контент в этих зонах исчезал через пару лет несмотря ни на что;


• Заранее разрабатывайте правила для каждого нового источника информации, чтобы конец его жизненного цикла был предсказуем и Вы были к нему готовы;


• Применяйте более простые правила во всех ситуациях, уделяя особое внимание местам хранения информации.

Не забудьте прикупить роботов -  роботы хороши для любых целей

Принимаете ли Вы изменения или пытаетесь бороться с ними, сталкиваясь с сегодняшними информационными реалиями, ясно одно – решать проблему легче не становится. Также не менее ясно и то, что и Вы и Ваши коллеги также не добились больших успехов в её решении. Причина понятна: мелкие непринципиальные изменения не более способны решить проблему управления информации, чем можно ложкой вычерпать океан.

Когда сталкиваешься с последствиями экспоненциального роста объемов информации, реагирование на них мелкими «припарками» проблему решить не может. Другими словами, управление информацией в нынешних условиях отличатся от всего, что было прежде, поскольку сейчас куда больше контента в намного более многочисленных местах, которые компания не контролирует. Пришло время для совершенно новых подходов к управлению информацией. Специалистам по полномасштабному управлению информацией следует взять на себя инициативу по направлению деятельности фабрики по управлению информацией. Сотрудники компании не способны справиться с управлением информационным «хозяйством», и от них не следует этого ожидать – у них это плохо получается, у них на это нет времени, и информационного «добра» слишком много, чтобы им можно было осмысленно браться за эту проблему. Вместо этого следует создать информационную фабрику, все максимально автоматизировать и управлять целые средами как единым целым. Времена меняются, и Вам необходимо пересмотреть и переработать свои представления о том, какие подходы являются работоспособными на регулярной основе.

Слышал я забавную шутку …

«Сколько канадской почтовой службе требуется сотрудников, чтобы доставить письмо?» Ответ: «Ни одного, поскольку почта постепенно отказывается от доставки почтовых отправлений на дом, так как в финансовом плане не сводит концы с концами».

Эпилог

Консультационная фирма Kahn Consulting последние несколько лет занималась созданием фабрик по управлению информацией. Это и необходимо, и выполнимо. Если мы можем это сделать, то можете и Вы. Приступайте к работе!

Рендольф Кан (Randolph Kahn)

Источник: блог «Are You Kidding Me?»
http://areyoukiddingme.kahnconsultinginc.com/2014/11/building-information-management-factory.html
http://areyoukiddingme.kahnconsultinginc.com/2014/11/building-information-factory.html