Перемены – это новые возможности, часть 1

Заметка Росса Непина (Ross Nepean), вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 1 декабря 2014 года.

Мы все через это проходили. Только Вы начинаете думать, что, наконец, Ваша программа управления документами идёт относительно гладко, как на Вас сваливаются большие перемены и требуют срочно с ними разобраться.

Независимо от того, приходят ли перемены в службу управления документами извне (корпоративные изменения структуры, слияния и поглощения) или зарождаются внутри неё (например, миграция в новую систему управления документами), с ними всегда связаны свои плюсы и минусы.

Минусом является то, что перемены обычно означают увеличение нагрузки, лишние хлопоты и дополнительные риски. Мало кого из специалистов по управлению документами это способно порадовать, особенно с учётом того, что они и так уже перегружены работой, а их вклад недооценивается.

Перемены лучше принять

К счастью, у перемен, затрагивающих Ваши программы управления документами, плюсов, как правило, больше (кому могут не понравиться высокоэффективная новая система стеллажей или более качественные отчеты, которые теперь может выдавать обновленное программное обеспечение?). Даже тогда, когда нет перспектив обзавестись блестящей новой «игрушкой» для управления документами, каждая направленная на перемены инициатива всё равно даёт главное: возможность улучшить используемый Вашей организацией способ управления информацией.

В течение ряда лет мы наблюдали, как в подобных ситуациях поступали многие умные специалисты по управлению документами: вместо того, чтобы жаловаться на сваливающиеся «сверху» на их головы перемены, они концентрировали своё внимание на том, как можно использовать эти перемены для повышения эффективности своей деятельности.

Что могут принести с собой перемены

Один из наших клиентов - канадский кредитный союз - является отличным примером того, как можно использовать изменения в своих интересах. Несколько лет назад кредитный союз перешёл на использование совершенно иной базовой банковской системы. Поскольку в новой системе использовалась совсем иная система идентификации участников, миграция должна была оказать сильнейшее влияние на работу службы управления документами.

Группа управления документами компании Steinbach увидела в этом «насильственном изменении» определенные возможности, которыми и воспользовалась для реализации значительно улучшенной программы управления документами. Сюда вошли:

• Реализация многих пунктов из списка «хотелок» службы;


• Проведение «весенней уборки» по избавлению от лишних экземпляров документов и от документов с истекшими сроками хранения, которые были причиной ненужных расходов;


• Внедрение специализированного программного обеспечения для отслеживания в дальнейшем документов как на электронных, так и на бумажных носителях;


• Внедрение намного более эффективного процесса маркировки дел.

То, что могло оказаться трудный переходом с сомнительной отдачей для службы управления документами, превратилось в позитивную трансформацию её деятельности, от которого сотрудники были в восторге. Ключевым фактором, определившим, какой из двух потенциальных исходов реализуется на практике, стало отношение сотрудников службы управления документами к переменам. Это для всех нас хороший урок, о котором следует помнить!

Во второй части этого заметки мы поделимся советами, которые помогут Вам успешно управлять изменениями в Вашей организации, затрагивающими деятельность службы управления документами.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/2_31.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/file_folders_labels_supplies/change-equals-opportunity-part-1/