Национальные Архивы Австралии опубликовали для публичного обсуждения пересмотренную концепцию отбора документов на постоянное архивное хранение

Национальные Архивы Австралии (National Archives of Australia) 1 декабря 2014 года опубликовали информацию о том, что они пересматривают свою концепцию того, какие документы, отражающие деятельность государственных органов страны следует принимать на постоянное хранение.

Проект пересмотренной концепции, в виде 6-страничного заявления о намерениях, выложен для публичного обсуждения, см. http://www.naa.gov.au/Images/What-we-keep-Principles-for-selection-and-appraisal-draft_tcm16-83719.pdf .  

В этом документе сформулированы следующие используемые Национальными Архивами принципы отбора документов на постоянное архивное хранение:

1. Полномочия, действия и подотчетность государственных органов. Сохраняется информацию, обеспечивающая необходимые доказательства и источники полномочий, лежащие в основе структуры австралийского правительства и его органов исполнительной власти. Также в компактном виде сохраняются свидетельства обсуждений, решений и мер, предпринятых правительством Австралии и его органами, имеющие отношение ключевым политикам, функциям, программам и к существенным проблемам, с которыми приходится сталкиваться при управлении Австралией.

2. Идентичность/самобытность, права и обязанности. Сохраняется информация, которая в отношении отдельных лиц и сообществ:

• отражает самобытность, условия и состояние Австралии и ее народа;


• свидетельствует о правах и обязанностях; и


• отражает воздействие деятельности правительства Австралии на отдельных лиц и на сообщества, а также их взаимодействие с правительством.

Национальные Архивы отбирают информацию, которая в наибольшей степени способна проиллюстрировать воздействие основных действий и решений государственных органов на отдельных лиц и сообщества.

3. Сохранение знаний и памяти общества. Сохраняется информация, имеющая существенный потенциал для обогащения знаний и понимания истории, общества, культуры и людей Австралии. Национальные Архивы отбирают информацию, имеющую наибольшее значение и ценность для сообществ, отдельных лиц и общества в целом.

Прочие соображения. Помимо перечисленных принципов отбора, имеется ряд факторов, которые необходимо учитывать при отборе информации и документов на постоянное хранение в качестве национальных архивов. Эти факторы, хотя они и не определяют ценность информации, могут влияние на возможность сохранить информацию и обеспечить к ней доступ:

• Целостность, надёжность и полнота


• Наилучшее из имеющихся свидетельств


• Доступность и пригодность к использованию


• Возможность обеспечить долговременную сохранность


• Риски и затраты на обеспечение сохранности

В данном Заявлении приняты во внимание особенности электронно-цифровой среды, но при этом по-прежнему выдерживается принцип отбора информации на постоянное хранение вне зависимости от вида носителя. Новая концепция заменит ныне действующую, которая сформулирована в публикации «Зачем сохраняются документы: Указания по проведению экспертизы ценности» (Why Records Are Kept: Directions in Appraisal, http://www.naa.gov.au/Images/Why%20records%20are%20kept%5B1%5D_tcm16-47323.pdf ).

Национальные Архивы Австралии предлагают всем желающим присылать свои замечания и предложения по проекту концепции до 19 декабря 2014 года на электронный почтовый адрес recordkeeping@naa.gov.au .

Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/keep-destroy-transfer/what_we_keep.aspx
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/why-records-are-kept.aspx