Меня зовут Шарон Меннис (Sharon Mennis), и я горячо приветствую всех вас из прекрасного Брисбена. Сейчас я работаю главным архивистом-экспертом (Principal Appraisal Archivist) отделения государственных документов Государственных архивов штат Квинсленд (Queensland State Archives, QSA).
Благодаря моему интересу к истории и вопросам государственного управления, по которым я специализировалась ещё в университете, работа в качестве архивиста – специалиста по экспертизе ценности документов в государственных органах штата оказалась для меня увлекательной и интересной. До этого у меня уже был опыт работы в ряде учреждений государственного сектора, и свой диплом специалиста в области информационных наук и библиотечного дела я получила в Технологическом университете Квинсленда в том момент, когда была сотрудником Регистрационной палаты штата (Queensland Registry Office). После окончания университета я поступила на работу в Государственные архивы, в которых в то момент проводилось обучение и ротация персонала. Благодаря этому у меня основательное понимание проблем общественного доступа и комплектования сложилось ещё до того, как я нашла свою нишу как специалиста по экспертизе ценности документов.
Государственные архивы отвечают за исполнение Закона о государственных документах 2002 года (Public Records Act 2002, http://www.legislation.qld.gov.au/LEGISLTN/CURRENT/P/PublicRecA02.pdf ), принятого с целью обеспечить создание, хранение, управление и обеспечение долговременной сохранности государственных документов штата в пригодной для использования форме на благо нынешнего и будущих поколений. Кроме того, чтобы помочь государственным органам исполнять установленные данным законом обязательства, Государственные архивы опубликовали дополнительные рекомендации в виде стандартов по работе с информацией (Information Standard, см. http://qgcio.qld.gov.au/qgcio/architectureandstandards/informationstandards/current/Pages/index.aspx ) 40 «Управление документами» (Recordkeeping, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is40_print.pdf ) и 31 «Отслеживание сроков хранения и уничтожение/передача на архивное хранение государственных документов по их истечении» (Retention and disposal of public records, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is31_print.pdf ).
В соответствии с законом, решение окончательной судьбы (уничтожение или передача в архив) государственных документов должно быть авторизовано Архивистом штата (State Archivist). В мои обязанности входит разработка и пересмотр указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules), служащих теми инструментами, при помощи которых обычно дается подобное разрешение. И хотя я скучаю по непосредственной работе с архивными фондами, я считаю весьма нужной и полезной свою нынешнюю деятельность по выделению документов постоянного срока хранения, которые пополнят эти фонды в будущем.
Другая сторона моих должностных обязанностей заключается в оказании помощи государственным органам с обеспечением соответствия управления документами передовой практике. Для этого используется ряд способов, включая выступления на форумах, консультирование по конкретным вопросам, а также публикацию руководств и рекомендаций. В настоящее время я руковожу разработкой стратегической концепции решения судьбы документов, которая поможет государственным органам штата исполнять требования Закона о государственных документах и Стандарта 31. Концепция позволит консолидировать существующие ключевые инструменты Государственных архивов (политики, руководства), относящиеся к управлению сроками хранения, и будет также включать новый набор инструментов, помогающих указания по рокам хранения и действиям по их истечении.
Сейчас очень интересное время для того, чтобы быть архивистом. Мир делопроизводства становится все более динамичным, и с момента поступления на работу в Государственные архивы я приняла участие в переходе от ретроспективной экспертизы списков документов к постоянно развивающемуся пониманию принципов экспертизы ценности по функциональному признаку (functional appraisal) и её практической реализации. Государственные услуги все больше оказываются в электронном виде, и задачей на будущее является адаптация наших представлений, процессов и терминологии к условиям новой среды.
Я очень люблю архивы, и меня даже ещё больше волнует и радует перспектива проведения в августе 2012 года Конгресса МСА в Брисбене. Я с нетерпением жду встречи с коллегами из других стран, чтобы познакомиться с Вашими идеями и опытом экспертизы ценности документов. Брисбен – прекрасный уголок мира, и мне не терпится приветствовать Вас в этом замечательном городе!
Шарон Меннис (Sharon Mennis),
Главный архивист-эксперт отделения государственных документов Государственных архивов штата Квинсленд.
Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/13084/news-from-brisbane/news-from-brisbane-20.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий