среда, 20 июня 2012 г.

Международный совет архивов: Новости из Брисбена - 4


На сайте Международного совета архивов ( http://www.ica.org ) в преддверии очередного конгресса, который пройдёт с 20 по 24 августа в австралийском городе Брисбене (Brisbane), публикуется серия материалов из жизни австралийских архивистов. Предлагаю Вашему вниманию двадцатую статью серии, выложенную на сайте МСА 12 июня 2012 года.

Меня зовут Шарон Меннис (Sharon Mennis), и я горячо приветствую всех вас из прекрасного Брисбена. Сейчас я работаю главным архивистом-экспертом (Principal Appraisal Archivist) отделения государственных документов Государственных архивов штат Квинсленд (Queensland State Archives, QSA).

Благодаря моему интересу к истории и вопросам государственного управления, по которым я специализировалась ещё в университете, работа в качестве архивиста – специалиста по экспертизе ценности документов в государственных органах штата оказалась для меня увлекательной и интересной. До этого у меня уже был опыт работы в ряде учреждений государственного сектора, и свой диплом специалиста в области информационных наук и библиотечного дела я получила в Технологическом университете Квинсленда в том момент, когда была сотрудником Регистрационной палаты штата (Queensland Registry Office). После окончания университета я поступила на работу в Государственные архивы, в которых в то момент проводилось обучение и ротация персонала. Благодаря этому у меня основательное понимание проблем общественного доступа и комплектования сложилось ещё до того, как я нашла свою нишу как специалиста по экспертизе ценности документов.

Государственные архивы отвечают за исполнение Закона о государственных документах 2002 года (Public Records Act 2002, http://www.legislation.qld.gov.au/LEGISLTN/CURRENT/P/PublicRecA02.pdf ), принятого с целью обеспечить создание, хранение, управление и обеспечение долговременной сохранности государственных документов штата в пригодной для использования форме на благо нынешнего и будущих поколений. Кроме того, чтобы помочь государственным органам исполнять установленные данным законом обязательства, Государственные архивы опубликовали дополнительные рекомендации в виде стандартов по работе с информацией (Information Standard, см. http://qgcio.qld.gov.au/qgcio/architectureandstandards/informationstandards/current/Pages/index.aspx ) 40 «Управление документами» (Recordkeeping, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is40_print.pdf ) и 31 «Отслеживание сроков хранения и уничтожение/передача на архивное хранение государственных документов по их истечении» (Retention and disposal of public records, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is31_print.pdf ).

Группа экспертизы ценности отделения государственных документов Государственных архивов штата Квинсленд. Второй ряд слева направо: Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Шарон Меннис (Sharon Mennis) и Рут Диксон (Ruth Dickson); первый ряд слева направо: Кен Тугуд (Ken Toogood) Луиза Каделл (Louise Cadell), Алиса Хоулетт  (Alisa Howlett) и Кен Скотт (Ken Scott).

В соответствии с законом, решение окончательной судьбы (уничтожение или передача в архив) государственных документов должно быть авторизовано Архивистом штата (State Archivist). В мои обязанности входит разработка и пересмотр указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules), служащих теми инструментами, при помощи которых обычно дается подобное разрешение. И хотя я скучаю по непосредственной работе с архивными фондами, я считаю весьма нужной и полезной свою нынешнюю деятельность по выделению документов постоянного срока хранения, которые пополнят эти фонды в будущем.

Другая сторона моих должностных обязанностей заключается в оказании помощи государственным органам с обеспечением соответствия управления документами передовой практике. Для этого используется ряд способов, включая выступления на форумах, консультирование по конкретным вопросам, а также публикацию руководств и рекомендаций. В настоящее время я руковожу разработкой стратегической концепции решения судьбы документов, которая поможет государственным органам штата исполнять требования Закона о государственных документах и Стандарта 31. Концепция позволит консолидировать существующие ключевые инструменты Государственных архивов (политики, руководства), относящиеся к управлению сроками хранения, и будет также включать новый набор инструментов, помогающих указания по рокам хранения и действиям по их истечении.

Сейчас очень интересное время для того, чтобы быть архивистом. Мир делопроизводства становится все более динамичным, и с момента поступления на работу в Государственные архивы я приняла участие в переходе от ретроспективной экспертизы списков документов к постоянно развивающемуся пониманию принципов экспертизы ценности по функциональному признаку (functional appraisal) и её практической реализации. Государственные услуги все больше оказываются в электронном виде, и задачей на будущее является адаптация наших представлений, процессов и терминологии к условиям новой среды.

Я очень люблю архивы, и меня даже ещё больше волнует и радует перспектива проведения в августе 2012 года Конгресса МСА в Брисбене. Я с нетерпением жду встречи с коллегами из других стран, чтобы познакомиться с Вашими идеями и опытом экспертизы ценности документов. Брисбен – прекрасный уголок мира, и мне не терпится приветствовать Вас в этом замечательном городе!

Шарон Меннис (Sharon Mennis),
Главный архивист-эксперт отделения государственных документов Государственных архивов штата Квинсленд.

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/13084/news-from-brisbane/news-from-brisbane-20.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий