В архивах Сибирского федерального округа электронных документов пока нет, но о них уже думают

Хотя законодательство о доступе к государственной информации исполняется у нас не в полной мере, постепенно все большее число государственных органов и организаций начинает регулярно размещать в Интернете информацию о своей деятельности. Не являются исключением и органы управления архивным делом регионов, благодаря чему у заинтересованных сторон появляется возможность более подробно познакомиться с результатами их деятельности, узнать об успехах и имеющихся проблемах.

При изучении «Информационно-аналитического обзора по итогам деятельности архивных органов и учреждений  Сибирского федерального округа за 2011 г.», размещенного на сайте Архивной службы Новосибирской области (см. http://sibarchives.ru/upload/NMS%20SFO%202010/Obzor_2011.doc ) меня, в частности, интересовал вопрос о том, как сами архивисты относятся к электронным документам и как они оценивают свою готовность к приему электронных документов на постоянное хранение.

Сразу отмечу, что значительная часть обзора посвящена деятельности по оцифровке хранящихся в архивах бумажных документов и научно-справочного аппарата. Ретроспективная оцифровка, безусловно, тоже важное дело, - но это не то же самое, что прием на хранение электронных подлинников, даже если при обеспечении сохранности как электронных подлинников, так и электронных копий бумажных документов будут использоваться одни и те же технологии.

О фактах принятия на хранение электронных документов в обзоре ничего не сказано, из чего можно сделать вывод о том, что такой такого рода документы в архивы Сибирского округа на хранение в 2011 году не поступали. В то же время вопрос организации архивного хранения электронных документов в обзоре был затронут. Архивисты обозначили, какую нормативную и методическую базу нужно для этого разработать:

Следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Базой для интеграции ресурсов должно стать создание единых справочников, классификаторов, реестров, регистров и т.д. Они должны быть едины для всех органов государственной и муниципальной власти.

Современные информационные системы основаны на справочниках и классификаторах, которые зачастую не совпадают. Поэтому нужна дополнительная серьёзная работа по типизации, созданию единых правил формирования баз данных, их актуализации, созданию поискового аппарата.

Также необходимо ставить вопрос о создании единой номенклатуры дел «Электронного Правительства», которая позволяла бы автоматически формировать электронные документы в папки согласно срокам хранения для дальнейшего упорядочения и формирования Архивного фонда, как субъекта, так и Российской Федерации. Необходимо унифицировать сам подход к хранению и предоставлению архивных документов в электронном виде, создавать электронные архивы, единые Центры хранения электронных документов в каждом субъекте Сибирского федерального округа, куда будут передавать свои электронные документы не только все исполнительные органы государственной власти, но и сами архивы в ходе планомерной оцифровки архивных документов.

Несмотря на то, что на сегодняшний день уже осуществляется активное создание цифровых образов документов, следует учесть, что, архивистам просто необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. При отсутствии таких стандартов может возникнуть проблема приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.

Также не следует забывать и о том, что рано или поздно встанет вопрос о совместимости программных средств архивов с будущими поколениями операционных систем. Объем несовместимых данных может оказаться весьма великим, а в нужный момент для их конвертации может не оказаться необходимых финансовых и трудовых ресурсов. Стоит лишь однажды промедлить с необходимыми мерами, и наверстать упущенное будет гораздо сложнее (и дороже). Существует риск утраты не только самих данных, но и их описаний и поисковых характеристик, вносимых в информационно-поисковую систему архива, или превращения ее в архаичный массив информации, несовместимый с более современными технологиями. Уже сегодня, очевидно, что информационные системы будущего будут полностью интегрированы в глобальную систему телекоммуникаций - Интернет. Исходя из этого, можно оценить степень доступности создаваемых сегодня информационных ресурсов: те из них, для которых сложно обеспечить онлайновый доступ через Интернет, наверняка будут труднодоступны для наших потомков (а возможно, и для нас самих спустя всего 10 - 15 лет).

Мой комментарий: К сожалению, - и это типично не только для наших архивистов, но и для ведомств, внедряющих системы электронного документооборота, - первое, о чем обычно начинают говорить, когда встает вопрос об организации работы с электронными документами, это о  классификаторах и единых справочниках, необходимость и полезность которых сильно переоценивается.

Если методологии организации хранения электронных документов в нашей стране пока что нет, то электронные документы уже имеются, в том числе и постоянного срока хранения. Можно предположить, что в самое ближайшее время архивам просто прикажут начать прием электронных документов на государственное хранение. Поэтому, как мне кажется, сейчас необходимо продумывать различные варианты действий с тем, чтобы хотя бы теоретически быть готовыми к такой ситуации.

Хочу отметить следующий важный момент: региональные архивисты, говоря об организации хранения электронных документов,  ставят вопрос о создании электронных архивов, единых Центров хранения электронных документов в каждом субъекте Сибирского федерального округа. С моей точки зрения, это тактически более правильный вариант решения проблемы, чем тот, который выбрал Росархив (создание подразделения на базе уже действующего архива).

Региональные архивисты уже осознали, что в электронную эпоху необходимо перестраиваться таким образом, чтобы повысить роль и значимость архивов и их деятельности для современного общества. Браво, коллеги! Чем скорее мы все вместе начнем действовать в этом направлении, тем быстрее сможем вытащить отрасль на современные информационные рельсы.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Сегодня уже нужно четко понимать, что архивы не должны быть только хранителями информации, им необходимо стать ее поставщиками, отвечая на любой запрос общества в информации. Более того следует пересмотреть сложившуюся практику работы архивов и направлять свою работу на опережение как общественных запросов, так и различных тенденций технологического прогресса. Современное общество выражает потребность в свободном предоставлении достоверной архивной информации.

Был также сформулирован перечень мероприятий, которые, с точки зрения архивистов, должны помочь с выполнением этой задачи:

Для достижения этих целей необходимо уже сейчас планировать такие мероприятия как:

• пересмотр общих принципов архивного дела и хранения архивной информации (бумажные, аудиовизуальные, электронные носители), так как на современном этапе необходимо постоянно отслеживать тенденции в развитии информационных технологий, периодически решать проблемы, связанные с устареванием форматов файлов и машинных носителей, обеспечивать мероприятия по защите информации и удостоверению ее подлинности, а также поддерживать в рабочем состоянии автоматизированную систему архивов. Чтобы выполнять все эти функции, соответствующее учреждение архива должно иметь статус не архива, а научно-исследовательского центра или обязательно иметь одним из его структурных подразделений (на правах отдела) –  информационных технологий;


• прием высококвалифицированных специалистов и постоянное повышение квалификации сотрудников архива, так как поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы);


• приобретение современных автоматизированных рабочих мест с лицензионным программным обеспечением для архивов Сибирского федерального округа;


• оснащение государственных и муниципальных архивов округа специализированными сканерами, копировальными аппаратами, видеокамерами, фотоаппаратами, диктофонами, оборудованием для печати фотографий;


• создание базы данных документов архивного фонда каждого субъекта в Сибирском федеральном округе в оцифрованном виде и размещение данных в открытом доступе посредством сети Интернет;


• обеспечение постоянного финансирования со стороны государства, согласно поставленным задачам и современным тенденциям работы архивов.

Мой комментарий: Данный список мероприятий показывает: архивисты понимают, что именно необходимо сделать для оцифровки архивных фондов; а вот о том, что нужно для обеспечения сохранности электронных документов, представления у них пока что довольно туманные. Однако то, что эти вопросы уже поднимаются и обсуждаются в регионах, не может не радовать - мы постепенно начинаем движение в нужном направлении.

Источник: Официальный сайт Архивной службы Новосибирской области
http://sibarchives.ru/upload/NMS%20SFO%202010/Obzor_2011.doc