Порядок уничтожение документов Федеральной налоговой службы при централизованном хранении документов

Приказом ФНС России от 17 октября 2016 года № ММВ-7-10/564@ утвержден «Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц». Поскольку большая часть этих документов является документами временного срока хранения, то в нормативно-правовом акте регламентирован порядок их уничтожения.

Выделение к уничтожению объектов хранения в филиале ФКУ «Налог-Сервис» (филиал ФКУ), осуществляется владельцем один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения (п.9.1).

Для справки: Владелец объектов хранения – налоговые органы, осуществляющие передачу документов на централизованное хранение.

Основанием для уничтожения является положительное решение экспертной комиссии налогового органа, на основании которого его руководителем утверждается и направляется в филиал ФКУ «Акт о выделении к уничтожению объектов хранения» (п.9.2).

Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения, направляет владельцу средствами СЭД список выданных ему и невозвращенных объектов хранения с истекшим сроком хранения (п.9.3).

Владелец до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат. В случае необходимости продления срока их нахождения в налоговом органе, информация о таких объектах хранения направляется в филиал ФКУ (п.9.4).

Владелец по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование «Акта о выделении к уничтожению объектов хранения» (п.9.5), который составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании экспертной комиссии налогового органа (п.9.6). Второй экземпляр акта направляется в филиал ФКУ не позднее 1 июня текущего года.

Процесс уничтожения инициируется филиалом ФКУ и включает в себя (п.9.8):

• Выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в акте;


• Отбор с мест хранения;


• Уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);


• Уничтожение бумажных носителей. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);


• Формирование по окончании проведения процесса уничтожения 31 декабря текущего года сводного «Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению» и передача его электронной копии в налоговые органы по принадлежности.

Способ уничтожения выбирается филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Уничтожение проводится в присутствии уполномоченных сотрудников филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

Мой комментарий: Основное новшество – хотя всю техническую работу по уничтожению проводит ФКУ, владелец документов полностью контролирует, какие документы уничтожаются, и оформляет документы на уничтожение.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=206188