вторник, 15 ноября 2016 г.

Порядок организации централизованного хранения документов Федеральной налоговой службы


Приказом ФНС России от 17 октября 2016 года № ММВ-7-10/564@ утвержден «Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц».

Ранее действовавший «Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц», утвержденный приказом ФНС России от 30 июля 2014 года № ММВ-7-14/394@, признан утратившим силу.

Мой комментарий: Когда один документ заменяется новым с тем названием, в первую очередь вызывают интерес изменения в его содержании. В данном случае даже изучение раздела «Основные термины и понятия» показывает, что изменения произошли серьезные.

В обоих документах присутствуют термины: «архивная тара» и «объект хранения» (в «старом» документе этот термин использовался, но не был определен- Н.Х.). Это связано с тем, что налоговые органы уже практически полностью отошли от традиционных методов обработки документов и формирования их в дела. Не случайно понятия «регистрационное дело» и «учетное дело» в новом Порядке заменены на понятия  «документы по регистрации» и «документы по учету». Исчезло понятие «пачка», поскольку теперь документы в пачки комплектоваться не будут.

Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утв. приказом ФНС России от 17 октября 2016 года № ММВ-7-10/564@

Объект хранения: Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку; дело (том дела), подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение

Архивная тара: Тара установленного типоразмера, предназначенная для размещения в ней объектов хранения в хранилище, зарегистрированная в ПО
Централизованное хранение документов налоговых органов будет осуществлять Федеральное казенное учреждение (ФКУ) «Налог-Сервис» ФНС России и его филиалы. Перечень налоговых органов, документы которых будут храниться в филиалах ФКУ, будет определяться ФНС России.

Мой комментарий: Хранение документов налоговых органов будет осуществлять самостоятельное юридическое лицо, которое фактически будет исполнять функции ведомственного архива.. Ключевой особенностью этой системы хранения является то, что все поступившие на хранение документы не только зарегистрированы в единой СЭД, но и отсканированы, и их образы также размещены в СЭД. При такой организации работы, как показывает практика, обращений к подлинникам документов очень мало, а электронный учет позволяет быстро находить необходимые материалы.

Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения (п.2.2).:
  • Инспекций ФНС (НО),

  • Межрегиональных инспекций ФНС по крупнейшим налогоплательщикам (МИ ФНС России по КН),

  • Управлений ФНС по субъекту Российской Федерации, осуществляющих функцию по государственной регистрации юридических лиц по специальному порядку.
Централизованному хранению подлежат документы (п.2.4):
  • По регистрации, прошедшие централизованную обработку и не прошедшие централизованную обработку;

  • По учету;

  • Представленные в целях ведения реестра дисквалифицированных лиц.
Срок хранения документов определяется в соответствии с «Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (п.2.5).

Все объекты хранения передаются в филиалы ФКУ с сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел (п.2.6). Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД (п.2.7).

Документы в отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя могут храниться в разных архивных тарах, но включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается (п.5.3).

Мой комментарий: Обратите внимание, что данный документ устанавливает совершенно другую, отличную от традиционной систему хранения – формирование документов в физические дела по конкретным организациям и физическим лицам не ведется.

В дела, которые маркируется этикеткой с двухмерным штрих-кодом, формируются документы (п. 5.5.1):
  • По регистрации, не прошедшие централизованную обработку, а также документы

  • По учету,

  • Представленные в целях ведения реестра дисквалифицированных лиц формируются в дела (тома дел) - уникальным номером, формируемым в ПО.
Сами дела комплектуется в архивную тару, зарегистрированную в ПО.

В отдельную архивную тару формируются объекты хранения, срок хранения которых еще не определен (п.5.5.7).

Для обеспечения сохранности документов филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях», утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный номер 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.7).

Мой комментарий: Вообще-то «Основные правила работы…» сами по себе не являются нормативным документом, но поскольку Федеральная налоговая служба сама установила требования о том, что этот документ должен применяться в обязательном порядке, то для ФНС и подведомственным ей организаций он тем самым становится нормативным :)

Право доступа в помещение хранилища имеют уполномоченные должностные лица филиала ФКУ, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

В функции филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения входят (п.7.1):
  • Прием и размещение на хранение;

  • Обеспечение сохранности в течение сроков их хранения;

  • Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей;

  • Выдача объектов хранения по запросу владельца;

  • Прием и размещение на хранение ранее выданных объектов хранения;

  • Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПО;

  • Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=206188

Комментариев нет:

Отправить комментарий