пятница, 4 ноября 2016 г.

Франция: Возможно ли для архивации использовать один-единственный формат?


Заметка президента швейцарской компании DRM Data Records Management SA Мишеля Тевено (Michel Thévenot - на фото) была опубликована 13 октября 2016 года на сайте журнала Archimag – наверное, наиболее уважаемого французского издания для профессионалов в области управления информацией.

Выбор формата для архивации подобен выбору языка. Это средство для передачи идей, образов и т.д. Это вопрос уверенности в том, что через сотни лет всё, что мы создаём сегодня, может быть расшифровано и понято будущими поколениями. Если архивный формат используется для сохранения этой памяти в электронном виде, он не может быть уникальным во времени - потому что рано или поздно встанет вопрос о его актуализации.

Сегодня, PDF/A и XML позиционируются как единственно допустимые форматы, но что ожидает нас в будущем?

Для справки: Во Франции форматы архивного хранения стандартизованы, и предписывается использовать только их. Для электронных документов выбран формат PDF/A, а для электронных данных - формат XML. Однако эти форматы не подходят для управления документами на всех трех стадиях их жизненного цикла (текущие документы, «промежуточные» полу-активные документы и исторические архивы – в соответствии с французской традицией, которая очень близка к отечественной концепции хранения оперативных документов в подразделениях, ведомственного архивного хранения и затем государственного архивного хранения – Н.Х.) и не обеспечивают в полной мере удовлетворения имеющихся потребностей. История также кое-чему учит нас в этом отношении. Вспомним, что египтяне для передачи своих знаний выбрали камень и иероглифы. Но сегодня, за исключением очень немногочисленных специалистов (чьи переводы бывают порой неоднозначными), мы знакомимся с историей Египта на бумаге и на языке нашего века. Таким образом, существует очевидное противоречие между «сохранением в изначальной форме» и «удобным доступом к сохраненным данным».

Действительно ли универсален формат PDF/A?

Зачем продвигать единый формат? Для того, чтобы быть уверенным в возможности прочитать электронные архивные документы в будущем, независимо от эволюции технологий, инструментов и форматов. Предполагается, что при использовании единственного формата исчезают опасения по поводу несовместимости, так как достаточно одной «читающей» программы для воспроизведения, во времени, всего «электронного хозяйства». Маленькая проблемка в том, что формат PDF/A непригоден для звукозаписей, мультимедийных материалов, реляционных баз данных или транзакционный журналов (это всё широко используемые в деловой деятельности документы). Просмотр фильма или прослушивание концерта в формате PDF/A через 200 лет будет технической проблемой, а не проблемой архивного хранения. С другой стороны, PDF/A не содержит достаточного количества метаданных о происхождении, и не сохраняет после сканирования такого рода сведения, которые имелись в оригиналах документов.

Мой комментарий: Взять под контроль разнообразие форматов документов, идущих на архивное хранение – рациональная идея, хотя и не всегда реализуемая. Это возможно тогда, когда архивная служба страны обладает достаточным авторитетом и полномочиями, равно как и располагает специалистами, способными своевременно разработать и постоянно актуализировать разумную концепцию выбора форматов. Наш Росархив время уже упустил, но он в этом не одинок. Не так давно архивная служба Великобритании – так уж совпало, сразу же после резкого снижения бюджетного финансирования – в принципе отказалась от идеи жесткого нормирования архивных форматов. Впрочем, в этом есть и своя позитивная сторона – будет активнее развиваться компьютерная археология и будет больше музеев древней техники.

В то же время попытка навсегда установить единый формат – безумие, которое может родиться лишь в голове человека, решившего, что электронная революция уже закончилась ;)

Двойной удар

К счастью, информационные технологии могут нам помочь, обеспечивая сохранение данных одновременно в их оригинальном формате и в формате, являющимся стандартным на текущий момент времени. При этом нужно позаботиться о систематической  актуализации первоначального формата с учетом его развития. То есть речь идёт о том, чтобы сохранять во времени оригинальную версию и её наименее плохое преобразование в современные форматы.

Обновление

Что касается носителей информации, их также нужно систематически обновлять с учетом эволюции оборудования, операционных систем и/или баз данных. Это, безусловно потребует расходов, хотя одновременно кажется очевидным, что постоянная эволюция процессов обработки и хранения компьютерных данных будет сопровождаться общим снижением затрат на хранение, техническое обслуживание и модернизацию. Такое развитие также должно облегчить доступ авторизованных пользователей к архивным документам и обеспечить непосредственное использованием ими текущих документов и документов ведомственного хранения параллельно с документами исторических архивов, сохраненными как в оригинальном виде, так и в текущем стандартном формате.

Мораль: Сегодня PDF/A и XML предписываются как стандартные форматы, но каковым на самом деле окажется будущее? Никто этого на самом деле не знает. Возможно, какой-то из этих форматов и останется, но не обязательно в качестве единственно возможного, и уж тем более универсального!

Мишель Тевено (Michel Thévenot)


Источник: сайт журнала Archimag
http://www.archimag.com/demat-cloud/2016/10/11/format-archivage-pdf-xml#comments

Комментариев нет:

Отправить комментарий