пятница, 6 февраля 2015 г.

Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Интеграция систем управления документами и электронных архивных систем. Что можно сделать сегодня?


На прошедшей в ноябре 2014 года в Лиссабоне, Португалия, конференции DLM-форума был представлен подготовленный сотрудниками британской компании Preservica Ltd. Полин Синклер (Pauline Sinclair), Аланом Гэйри (Alan Gairey) и Робертом Шарпом (Robert Sharpe) доклад на тему «Интеграция систем управления документами и электронных архивных систем. Что можно сделать сегодня?» (Integration of Records Management and Digital Archiving Systems: What Can We Do Today?). Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/20%20-%20Integration%20of%20Records%20Management%20and%20Digital%20Archiving%20Systems%20What%20Can%20We%20Do%20Today.pdf ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

Архивные организации могут принимать на хранение электронный контент из широкого спектра источников, однако чаще всего таким источником, вероятно, являются системы управления документами. Создание интерфейса между системами управления документами и системами электронной архивации остается проблемным вопросом по ряду причин, включая следующие:
  • Необходимо проводить экспертизу ценности документов. Следует ли это делать в рамках системы управления документами или после экспорта документов в архивную систему?

  • Форматы файлов, в виде которых представлены документы, могут устареть ещё до того, как завершится этап активного использования документов. Это означает, что потребуются определенные действия по обеспечению долговременной сохранности [тогда, когда документы ещё находятся в системе управления документами – Н.Х.]. В свою очередь, это значит, что у функциональных возможностей систем электронной архивации есть своя роль в управлении активными документами, вне зависимости от того, подлежат ли эти документы длительному или постоянному архивному хранению.

  • Есть ряд технических несоответствий между этими системами. В частности:

    • Нет единого формата экспорта из систем управления документами, поэтому неясно, как экспортировать документы. Сюда входит и вопрос о том, как экспортировать сведения о логических структурах (например, об иерархии документов), о физических структурах (например, сведения о группировке файлов, необходимые для обеспечения согласованного использования файлов в рамках данной технологии), а также вопрос экспорта метаданных;

    • Нет какой-то единой или типовой схемы метаданных для систем управления документами. Напротив, структурные, описательные и технические метаданные могут быть описаны произвольно сложным образом;

    • Для систем, обеспечивающих долговременную сохранность электронных материалов, нет ни общепринятого формата импорта, ни общепринятой схемы метаданных.

  • Системы электронной архивации должны быть способны принимать на хранение материалы от ряда гетерогенных (разнородных) систем.
Для обеспечения непрерывного доступа к электронным документам длительного срока хранения необходимо интегрировать функциональные возможности по обеспечению долговременной сохранности в системы управления электронными документами, но каким образом? Есть три возможные модели:
  • Синхронная архивация, когда все документы параллельно хранятся в системе электронной архивации (digital preservation system, DPS) и в системе управления электронными документами (electronic records management system, ERMS);

  • Синдицированная архивация (syndicated archiving), когда весь контент (документы и архивные материалы) хранится в ERMS-системе, а DPS-система хранит лишь специфические метаданные, необходимые для обеспечения долговременной сохранности. DPS-система также инициирует и предоставляет сервисы по обеспечению долговременной сохранности (такие, как характеризация, проверка целостности, планирование и выполнение действий по обеспечению долговременной сохранности – т.е выполнение конверсии / миграции – Н.Х.).

  • Интегрированная архивация, когда DPS-система действует как исполнительный модуль (back end) ERMS-системы, отвечающий, помимо сервисов по обеспечению долговременной сохранности, также за хранение документов, - в то время, как ERMS-система обеспечивает захват/ввод и доступ к документам.
Для ERMS-систем управления документами нет стандартного формата экспорта. Такой формат должен устанавливать, как экспортировать обеспечивающие контекст логические структуры (иерархии документов - например, серии и дела), также известные как «агрегации»; физические структуры (т.е. сведения о группировке файлов, необходимые для обеспечения согласованного использования файлов в рамках данной технологии) и метаданные (обеспечивающие контекст и техническую информацию). Сведения о физической структуре документа, в совокупности с соответствующими техническими метаданными, требуются для поддержания доступа к документу, в то время, как контекст необходим для сохранения возможности понять документ.

До сих пор нет какой-либо единой схемы метаданных для систем управления документами. Как нет стандартного формата экспорта и схемы метаданных для систем управления документами, так нет и общепринятого формата импорта и схемы метаданных для систем электронной архивации.

Существует явная потребность в общепринятом формате обмена. Такой формат должен достаточно детально специфицировать не только подлежащую использованию схему метаданных, но и логические и физические структуры документов - для того, чтобы любая DPS- или ERMS-система могла бы импортировать любой соответствующий стандарту пакет документов, независимо от того, из какого программного приложения тот был экспортирован. Кроме того, нужен протокол передачи, чтобы обеспечить плавную и эффективную передачу материалов.

Необходимо проводить экспертизу архивной ценности документов. Учитывая объемы создающихся в настоящее время электронных документов, практически невозможно проводить такую экспертизу на уровне отдельных документов. В этой связи экспертизу ценности следует проводить на более высоком уровне, как в системах управления документами, так и при приёме на архивное хранение. Последствием применения такого подхода станет попадание в архивы большего количества материалов преходящего значения, таких, как личная электронная переписка (в смеси с деловой электронной перепиской), что, в свою очередь, может повлиять на возможность открытия публичного доступа к материалам (поскольку те могут содержать, например, «чувствительные» персональные данные).

В настоящее время можно реализовать лишь модель архивации на конечном этапе жизненного цикла документов. Однако такая модель способна обеспечить постоянную доступность документов лишь после передачи в их архив в конце срока их жизни; она не обеспечивает постоянного доступа к документам длительного срока хранения в ERMS-системах управления документами. По этой причине мы работаем над практической реализацией модели интегрированной архивации. Возможным кандидатом на эту роль может быть решение для интегрированной архивации, построенное на основе протокола CMIS (Content Management Interoperability Services – «Сервисы интероперабельности при управлении контентом», о нём см. также http://rusrim.blogspot.ru/search/label/CMIS  - Н.Х.).

Полин Синклер (Pauline Sinclair), Алан Гэйри (Alan Gairey) и Роберт Шарп (Robert Sharpe)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/20%20-%20Integration%20of%20Records%20Management%20and%20Digital%20Archiving%20Systems%20What%20Can%20We%20Do%20Today.pdf
http://purl.pt/26107/1/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий