вторник, 17 февраля 2015 г.

Майк Фрезьер: Главное в «полномасштабном управлении информацией» - отнюдь не сама информация


Статья Майка Фрезьера (Mike Frazier), директора по полномасштабному управлению информацией компании Legal Management Consulting, была опубликована 30 января 2015 года с социальной сети LinkedIn.

В последнее время я слышал массу призывов переключить обсуждение полномасштабного управления информацией (Information Governance, IG) c вопроса «Что это такое?» на вопрос «Как это делать?». Конечно, неплохо было бы перейти от абстрактных разговоров к тематике практического применения; однако причиной того, почему все продолжают спорить о то, что же такое IG, является почти всеобщее заблуждение, согласно которому главным в IG является управление информацией. Это не так – в противном случае дискуссии по вопросу «Что это такое» уже давно закончились бы.

Нет, на самом деле главным в IG является изменение людей и тех способов, при помощи которых люди создают информацию и взаимодействуют с ней. Это означает, что ответ на вопрос «Что…» всегда будет варьироваться в зависимости от людей, работающих в Вашей организации и их точки зрения на мир – т.е. для каждого ответ на данный вопрос будет свой. Эта путаница связана с различением субъекта и объекта IG. Информация является объектом, а не субъектом. Информация не создаёт и не использует сама себя; её создают и используют (а также управляют ею) люди.

Имея это в виду, я могу легко объяснить, как успешно реализовать «полномасштабное управление информацией» в Вашей организации. Убедите сотрудников изменить свое мировоззрение и, соответственно, поведение, связанное с обработкой данных Вашей организации. Люди будут делать то, что служит их интересам, даже если это не соответствует официальной политике. Примером тому может быть сотрудник, который архивирует PST-файлы (файлы, в которых Microsoft Outlook сохраняет электронную почту – Н.Х.) на флеш-накопителе, несмотря на то, что корпоративная политика хранения электронной почты не предусматривает её сохранение свыше 180 дней - потому что он (или она) опасается утратить информацию, которую их руководитель может попросить в какой-то неопределенный момент в будущем, и не хочет быть застигнутым врасплох в такой ситуации. Для того, чтобы управлять Вашей информации в соответствии с правовыми, нормативными, деловыми и социальными требованиями и потребностями Вашей организации, Ваши сотрудники должны осознать, что соблюдение этих требований в их же интересах.

Если Вы примете такую точку зрения, то Вам станет понятно, почему так трудно закончить с вопросом «Что…» и перейти к ответу на вопрос «Как..» - работать с людьми сложно, а изменять их еще труднее. Процесс изменения людей, особенно в масштабах, необходимых для полномасштабного управления информацией, это длительная идейно-воспитательная работа - упражнение в поведенческой психологии и управлении изменениями. Нужно изменить восприятие и победить страхи. Гораздо проще иметь дело с объектом - информацией. Объект моно поместить в отличное хранилище, в котором ему назначается политика и устанавливаются параметры доступа и использования. Его можно обрабатывать, анализировать и классифицировать с использованием разнообразных аналитических приложений для различных бизнес-процессов. Когда работа с объектом завершена, его можно выбросить, сохранить в памяти или стереть из неё. Мы можем хорошо показать себя, имея дело с такими объектами, потому что есть возможность продемонстрировать активность и прогресс.

Многие компании – разработчики программного обеспечения делали и будут делать большие денег, продавая продукты, удовлетворяющие подобные потребности. Каждый из разработчиков обещает быстрое и простое в применении лекарство для всех Ваших информационных недугов – навроде тех бесчисленных диет, чудо-таблеток и других «моментальных» решений, которые нам навязывает реклама. Симптомы такие-то? Купите коробочное решение, подключите его, и вуаля - болезнь излечена.

Я не собираюсь ёрничать ни над компаниями – производителями программного обеспечения, ни над технологиями, поскольку те и другие являются жизненно важными и необходимыми инструментами для любых усилий по эффективному управлению связанными с информацией проблемами. Но они всего лишь инструменты, а инструменты эффективны лишь настолько, насколько эффективны их операторы. Постоянное изменение людей и их привычек, особенно если речь идёт о больших коллективах, является одной из самых трудных задач. Его невозможно осуществить с помощью какого-то технологического решения.

Пока не появится такое технологическое решение, которое сможет автоматически, последовательно и систематически делать всё, что нам нужно для управления информацией, независимо от того, что при этом предпринимают наши сотрудники для обхода подобного контроля, - т.е. пока окончательно не будет устранена необходимость вовлечения людей в этот процесс, - именно изменение людей будет ключевой задачей, которую необходимо будет решать для обеспечения успешного и устойчивого управления информацией в организации.

Пытаюсь ли я здесь ломиться в открытую дверь? Возможно. В конце концов, мы знаем, что управление изменениями играет важную роль во всех инициативах в области полномасштабного управления информацией. Однако если мы переосмыслим наше понимание того, что такое IG, то, возможно, мы сможем сообща обсудить, как именно нам внедрять IG, и такое обсуждение будет крутиться вопроса о том, как эффективно изменять людей.

Майк Фрезьер (Mike Frazier)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/information-governance-isnt-mike-frazier

1 комментарий: