среда, 25 февраля 2015 г.

Стандарт ISO 15489: Обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований в отношении информации и управления документами


Пресс-релиз южноафриканской компании Datacentrix, опубликованный 16 февраля 2015 года на сайте ITWeb, интересен тем, что рассказывает о некоторых особенностях новой редакции основного международного стандарта по вопросам управления документами ISO 15489-1 (у нас адаптирован как ГОСТ Р ИСО 154891-1-2007), которая как раз сейчас проходит публичное обсуждение.

В настоящее время для многих организаций соответствие постоянно увеличивающемуся числу сложных правил и норм, регламентирующих надлежащее регулирование информации и записей, оказывается непростым делом.

Для этого есть две основные причины, говорит старший консультант компании Datacentrix по управлению корпоративной информацией (enterprise information management, EIM) Луиза Вентер (Louisa Venter – на фото). Во-первых, требования законодательства не поддерживаются в достаточной степени необходимой государственной инфраструктурой, которая бы способствовала их выполнению организациями.

Во-вторых, внутренняя организационная структура часто не готова к исполнению конкретных требований, содержащихся в законодательстве и в сводах передовой практики, таких, как 3-й отчет комиссии Кинга (отчет о корпоративном управлении в Южной Африке, см. http://www.iodsa.co.za/?kingIIIН.Х.) и требования архивного и и иного законодательства.

«К сожалению, эти проблемы не освобождают организации от ответственности за надлежащее управление информационными активами», - объясняет Вентер. «Организациям нужна прочная база знаний, позволяющая им адаптироваться к меняющимся условиям политической, социо-экономической и социальной среды, а также удовлетворять растущие потребности заинтересованных сторон».

Эти потребности подчеркивают важность новой редакции стандарта ISO 15489 по управлению документами, в настоящее время переписанного с целью дать организациям не только основы наилучшей практики, но и ключевые указания по их внедрению.

Вентер, возглавляющая южноафриканский технический комитет SABS TC46D, «зеркальный» соответствующему техническому комитету Международной организации по стандартизации (ИСО) и участвующий в работе над стандартом в рамках рабочей группы Workgroup 13 технического подкомитета ИСО TC46/SC11 (именно этой группе поручено провести пересмотр стандарта), поясняет, что пересмотренный стандарт будет разделен на несколько частей, которые помогут организациям наладить всеохватывающее и соответствующее законодательно-нормативным требованиям управление документами и информацией.

«На данный момент планируется, что первая часть нового стандарта будет представлять собой самодостаточный документ, излагающий принципы и требования к управлению документами. Последующие части будут содержать указания по практической реализации этих принципов и выполнению требований в различных ситуациях, в том числе при использовании бумажных документных систем, гибридных документных систем (содержащих как бумажные, так и электронные документы), электронных сред управления документами, трансграничных электронных решений (облачных и иных распределенных платформ) и других деловых и транзакционных систем, вовлеченных в процессы создания и хранения документов».

По словам Вентер, предыдущая версия ISO 15489 (т.е. действующая редакция – Н.Х.) не справляется с этой задачей, поскольку не отражает таких изменений в технологической среде, как оцифровка и использование облачных технологий, и не признаёт тот факт, что документы являются динамическими объектами. «Именно по этим причинам было принято решение полностью переписать стандарт, а не просто «освежить» его», - подчёркивает она.

«Обращает на себя внимание то, что 43 страны активно участвуют в этой работе, внося свой вклад в разработку нового стандарта. Рабочая группа поручила южноафриканскому техническому комитету TC46D подготовить раздел по управлению гибридными документными системами».

Источник: сайт ITWeb
http://www.itweb.co.za/index.php?option=com_content&view=article&id=141186 

2 комментария:

  1. Анонимный7 июля 2015 г., 8:17

    стандарт носит РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ характер, в самом начале стандарта, 1 "Область применения": "Все общие положения настоящего стандарта являются РЕКОМЕНДАЦИЯМИ по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам". Так что не морочите людям голову - главное для любого документе, это его однозначное понимание любым читателем, все остальное ересь )

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, стандарты используются на добровольной основе и их положения носят рекомендательный характер - до тех пор, пока Вас не обяжут их выполнять законодательство, вышестоящие инстанции, договорные обязательства, условия получения желаемой сертификации/аккредитации либо даже просто обычаи делового оборота. Документ - это способ взаимодействия с другими лицами и организациями, которых часто не удовлетворяет всего лишь "однозначное понимание любым читателем" (не уверена, что таковое вообще в природе встречается! :)).

      Удалить