среда, 19 апреля 2017 г.

США: Что должна содержать политика управления электронными документами


Заметка Бенджамина Барлоу (Benjamin Barlow – на фото) была опубликована 4 апреля 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

В последнее время нас часто спрашивали о том, как разработать политику управления электронными документами (e-records). Один из главных из полученных нами вопросов был вопрос о том, что такая политика должна охватывать.

Политика управления электронными документами является расширением и развитием политики организации в области управления и хранения информации. Хорошо продуманная политика должна:
  • Отражать, какие электронные документы ею охвачены. Электронные документы должны быть сгруппированы в «типы» или «серии», состав которых устанавливается либо путем ссылки на вид деятельности, в рамках которой создаются документы (например, регистрация транспортного средства, досье по оказанию государственной помощи, бухгалтерские данные и т.д.).

    Определенные документы будут иметь ключевое значение для деятельности государственного или муниципального органа власти. Такие документы практически наверняка потребуются для юридических действий, и если они окажутся недоступными, то для государственного органа возникнут риски. Подобным документам следует уделять повышенное внимание и обеспечивать для них более высокий уровень защиты. Утвержденные Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) перечни документов с указанием сроков хранения содержат указания по выделению серий документов.

  • Установить стандарты для файловых форматов. Для каждого «типа» документов в политике следует указать утвержденные файловые форматы. Для поиска/извлечения и отображения любой информации, хранящейся в компьютерной системе, требуется программное обеспечение. Это программное обеспечение подвержено изменениям, как вследствие выпуска новых версий, так и вследствие изменений в операционных системах и оборудовании. Политика использования утвержденных форматов для хранения документов упростит миграцию данных, проводимую для обеспечения долговременной сохранности и доступности электронных документов. Кроме того, поскольку государственные органы штата будут передавать свои документы постоянного срока хранения на архивное хранение в TSLAC, политика должна предписывать сохранение определенных документов в их текущих форматах, чтобы упростить их передачу в архивы штата.

  • Установить обязанности для служб и подразделений, занимающихся управлением информацией. Эффективная политика управления электронными документами должна устанавливать обязанности и ответственность за реализацию её различных компонентов. В случае электронных документов, обязанности часто будут распределяться между техническим персоналом; сотрудниками, занимающимся выполнением основных программ ведомства; а также персоналом служб управления документами.

  • Установить процедуры хранения и управления электронными документами, обеспечивающие доступ к ним в течение всего срока их хранения. Ваша политика должна предусматривать внедрение процедур, обеспечивающих точное, надежное и последовательное функционирование производящих документы систем в ходе обычной деловой деятельности. Для обеспечения нормального функционирования агентства или офиса, необходимо детально проработать следующие вопросы:

    • План обеспечения непрерывности деловой деятельности, включающий резервное копирование/восстановление данных, восстановление после катастроф и действия в чрезвычайных ситуациях;

    • Контроль над точностью и своевременностью ввода/вывода систем;

    • Контроль состояния носителей информации при хранении данных;

    • Регулярное резервирование программного обеспечения и данных.
Ваша политика управления электронными документами должна учитывать соответствующие стандарты и процедуры, разработанные TSLAC и перечисленные в Бюллетене 1 для государственных органов штата ( https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/recordspubs/Bulletin%201.pdf , 2005) и Бюллетене B (см. «Бюллетени для местных органов власти», https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/recordspubs/BulletinB.pdf , 1998).

Мой комментарий: Бюллетени все-таки несколько устаревшие :) Кроме того, сайт TSLAC ( https://www.tsl.texas.gov ) блокирует российские IP-адреса (что многое говорит об уровне специалистов по информационной безопасности Техаса), поэтому для доступа к этим документам приходится использовать анонимайзеры.

Перечисленные ниже материалы содержат дополнительные требования и советы по формированию политики управления электронными документами:
В дополнение, ниже приведены ссылки на ряд примеров политик управления электронными документами:
Вы можете поделиться своим опытом разработки собственной политики управления электронными документами – как успехами, так и проблемами – оставив комментарий под этим постом.

Бенджамин Барлоу (Benjamin Barlow)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/04/what-needs-to-be-addressed-in-an-e-records-management-policy/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий