вторник, 11 апреля 2017 г.

Управление государственных документов штата Виктория (Австралия) отвечает на вопросы о метаданных, миграции и выводе систем из эксплуатации


Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 27 марта 2017 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Мой комментарий: Впервые за несколько лет использования сайта Управления государственных документов штата я столкнулась с блокировкой российских IP-адресов. Видимо, весеннее обострение по поводу российских хакеров, столь, видимо, наглых, что они атакуют прямо со своих домашних IP-адресов, теперь добралось и до непуганой австралийской глубинки :) В общем, коллеги, в случае проблем применяйте анонимайзеры!

Мы получили довольно много вопросов, связанных с информационными системами и затрагивающих темы от обновления систем до миграции и рисков, связанных с выводом устаревших систем из эксплуатации.

Вопрос: Зачем нам нужно продолжать мигрировать метаданные старых документов, которые были уничтожены или отсутствуют?

Ответ: Необходимость сохранять метаданные старых документов, вне зависимости от того, были ли они уничтожены или отсутствуют, связана с тем, что метаданные являются свидетельством того, какие документы были созданы организацией или находилась в её распоряжении в определенный момент времени.

Кроме того, метаданные играют ключевую роль для точности и надежности Вашей информационной системы, поскольку они обеспечивает необходимый контекст для документов и информации, наряду с системными метаданными, которые документируют:
  • Кто создал документ,

  • Кто получил доступ к документу,

  • Когда была создана документ / предоставлен доступ к нему,

  • Когда документ был уничтожен, и в соответствии с каким именно указанием по срокам хранения и действиям по их истечении,

  • Каков статус документа,

  • В какой системе документ был создан.
Далее, одним из принципов использования метаданных документов и информации (см.   https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/metadata-for-records-and-information/principles ) является управление метаданными как документами.

Вопрос: Мы успешно мигрировали наши данные в новую систему, и думаем о выводе из эксплуатации старой системы. Какие факторы нам необходимо принять во внимание?

Ответ: Наше руководство «Вывод систем из эксплуатации: Соображения, связанные с управлением документами и информацией» (Decommissioning systems: records and information management considerations,  https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/decommissioning-systems ) содержит много информации по этому вопросу. В частности, следует обратить внимание на следующее:
  • Оценка и/или установление сроков хранения содержащихся в системе документов  / информации на основе нормативных документов, устанавливающих сроки хранения и порядок действий по их истечении;

  • Проведение анализа систем в плане устранения зависимости от них,

  • Оценка рисков, связанных с безопасностью и устареванием технологий.
Также не забудьте убедиться, что судьба исходных документов решается в соответствии с «Типовым перечнем для мигрированных исходных документов» (General authority on source records that have been migrated, GA 33, см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/source-records-have-been-migrated-ga33 ).

Вопрос: В рамках процесса унификации работы нашего кластера, мы мигрируем наши данные в документную систему «родительского» кластера. На что нам следует обратить внимание?

Ответ: Во-первых, Вам необходимо убедиться, что целевая система управления документами отвечает требованиям Стандарта управления документами (Standard on records management,  https://www.records.nsw.gov.au/node/695 ) и обеспечивает сохранность документов в качестве официальной документации, отражающей деятельность Вашей организации.

Кроме того, все заинтересованные стороны должны оценить, соответствует ли целевая система управления документами деловым потребностям Вашей организации. Возможна ситуация, когда для удовлетворения этих потребностей потребуются доработки целевой системы управления документами или внесение в неё существенных изменений.

Самое главное, включите в свой план миграции разделение в будущем наборов данных. Для этого убедитесь в том, что Ваш набор данных сохраняет свою обособленность, что, говоря простыми словами, означает сохранение системы идентификации дел, принятой в Вашей организации, а не переход на систему идентификации, принятую в целевой системе управления документами.

Более подробную информацию Вы можете найти в нашем руководстве «Эффективное управление миграцией своих электронных документов» (Effectively manage the migration of your digital records, см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/effectively-manage-digital-records-migration ).

Вопрос: Есть ли причины, по которым нам может быть нужно сохранять наши исходные документы дольше, чем шесть месяцев после успешного завершения миграции?

Ответ: «Типовой перечень для мигрированных исходных документов» (General authority on source records that have been migrated, GA 33, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/source-records-have-been-migrated-ga33 ) устанавливает условия, которые организации должны выполнить, прежде чем они смогут уничтожить исходные документы. Одним из этих условий является сохранение исходных документов в течение не менее чем шести месяцев после успешного завершения миграции документов.

Решение хранить исходные документы более шести месяцев должно основываться на проведенной организацией оценке рисков. Организации следует оценить принять во внимание следующие факторы:
  • Имеют ли место изменения в законодательно-нормативной базе, которые могут повлиять на требования организации к управлению документами?

  • Существует ли потенциальная правовая обязанность представить исходные документы?

  • Существуют ли какие-либо потенциальные деловые, финансовые и юридические последствия утраты или повреждения мигрированных документов?

  • Возможны ли какие-либо непредвиденные проблемы, связанные с миграцией, которые могут проявиться уже после этапа проверки качества миграции, и которые нужно будет выявлять и устранять?
Если ответ на какой-либо из вышеперечисленных вопросов положительный, то может оказаться целесообразным сохранять исходные документы дольше, чем предписанный минимальный срок в шесть месяцев.

Организациям всегда лучше перестраховаться. Кроме того, при ведении деловой деятельности, связанной с высоким уровнем риска, риски можно снизить, сохранив исходные документы и взаимосвязанные с ними системы в качестве справочной копии.

Если у Вас есть какие-либо замечания или предложения по поводу наших рекомендаций, пожалуйста, свяжитесь с нами и сообщите об этом. Мы любим получать отзывы!

Ирене Чимин (Irene Chymyn)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/metadata-migration-and-decommissioning-enquiries/

Комментариев нет:

Отправить комментарий