США: Опубликована новая редакция авторитетного стандарта по защите документов NFPA 232

В США не так много уважаемых стандартов в сфере управления документами, и одним из них является стандарт американской Национальной ассоциации по защите от пожаров (National Fire Protection Association, NFPA) NFPA 232-2012 «Стандарт по обеспечению защиты документов» (Standard for the Protection of Records, http://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards?mode=code&code=232 ). Естественно, в стандарте в первую очередь делается акцент на обеспечение защиты документов от пожаров, когда они могут пострадать как от огня и дыма, так и от воды и других средств тушения..

До сих пор действовала редакция 2012 года. 18 июня 2016 года известный американский специалист Хью Смит (Hugh Smith) на международном форуме (листе рассылки) специалистов по управлению документами RECMGMT-L порадовал коллег (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1606C&L=RECMGMT-L&P=R1852&D=0 ) информацией о том, что на сайте NFPA в настоящий момент свободно доступна новая редакция стандарта 2017 года (при условии бесплатной регистрации на сайте), см. ссылку на странице http://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards?mode=code&code=232 . 2 июня 2016 года стандарт был одобрен в качестве американского национального стандарта.

Хью Смит отметил, что в стандарте NFPA 232-2017 дано новое определение понятия «электронный документ»:

3.2.14.1.1 Electronic Record.  A record on information technology equipment or communications equipment (as defined by NFPA 75) or on off-line storage media such as computer tape, magnetic disk drives, optical disks and flash drives.  

3.2.14.1.1 Электронный документ. Документ на ИКТ-оборудовании (согласно определению в стандарте NFPA 75) или на автономном носителе информации, таком как компьютерная лента, магнитный диск, оптический диск или флеш-накопитель.

3.3.14.1.2 Hardcopy Record. A record whose information or value is usable without the aid of support equipment or tools. Examples include paper records and art.

3.3.14.1.2 Неэлектронный документ. Документ, содержащаяся в котором информация или иная ценность может использоваться без помощи вспомогательного оборудования и инструментов. Примерами могут служить  бумажные документы и произведения искусства.

Как отмечается в самом документе, данный стандарт содержит минимальные требования в отношении защиты документов от угроз, связанных с пожарами, к оборудованию для защиты документов,  а также к зданиям и помещениям.

Он устанавливает требования для следующих категорий сред хранения документов, в порядке возрастающей толерантности к риску и уменьшения требований к защите:

• Высокозащищённые хранилища (vaults)


• Архивы;


• Комнаты для хранения документов (file room);


• Секционированные центры хранения документации;


• Не разделенные на секции центры хранения документации.

Данный стандарт также содержит требования к применению упомянутых в нём типов оборудования для защиты документов.

Содержание стандарта NFPA 232-2017 следующее:

Глава 1. Общие вопросы
Глава 2. Литература
Глава 3. Определения
Глава 4. Общие требования
Глава 5. Строительное оборудование и здания
Глава 6. Стандартные защищённые хранилища документов
Глава 7. Архивы
Глава 8. Комнаты для хранения дел и документов
Глава 9. Документы
Глава 10. Оборудование для защиты документов
Приложение A: Пояснения
Приложение В: Характеристики пожаров
Приложение С: Спасение поврежденных водой библиотечных материалов
Приложение D: Борьба с пожарами
Приложение E: Системы предупреждения и тушения пожаров
Приложение F: Информационные ссылки
Индекс

Источник: лист рассылки RECMGMT-L / сайт NFPA
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1606C&L=RECMGMT-L&P=R1852&D=0
http://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards?mode=code&code=232