Италия: В отсутствие стандартов «электронного правительства», создание электронных архивов - бесполезная работа

Данная заметка Чинции Амичи (Cinzia Amici – на фото), представляющей итальянскую область Марке (Marche), была опубликована 26 апреля 2016 года на сайте итальянского электронного издания «Форум электронного правительства» (Forum PA, http://www.forumpa.it/ ). Пожалуйста, не судите меня строго за качество перевода, я пока ещё не слишком хорошо ориентируюсь в специфической итальянской терминологии :(

Отсутствие стандартных интерфейсов к системам хранения уже само по себе является признанием того факта, что мы полагаемся на инициативу отдельных лиц в деле реального качественного создания архивов и, что не менее важно, в обеспечении интероперабельности между хранителями (и также между самими архивами).

17 марта 2016 года регион Марке (Marche), как незадолго до того регион Тоскана (Toscana), был включен агентством «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID) в список аккредитованных хранителей, согласно статье 44-бис обновленного к настоящему времени «Кодекса электронного правительства» (Codice dell'amministrazione digitale, CAD). Как указывает кодекс, включение в этот список, в котором сейчас числятся 56 хранителей, является признанием соответствия самым высоким требованиям в плане качества и безопасности в сфере обеспечения сохранности электронных документов.

Действительно, процедуры аккредитации и требуемая «Электронной Италией» документация предполагают представление ряда доказательств: это

• Заявление о том, что система обеспечения сохранности соответствует действующему законодательству и стандарту, установленному Распоряжением Президента совета министров Италии  от 3 декабря 2013 года об обеспечении сохранности электронных материалов (см. http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_conservazione.pdf , вступило в силу в октябре 2015 года,  о нём см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/blog-post_8.html  - Н.Х.);


• Утверждение руководства по обеспечении сохранности и плана обеспечения безопасности;


• Сертификация на соответствие стандарту ISO 27001 (относящемуся к менеджменту информационной безопасности);


• Соблюдение требований к обработке персональных данных;


• Наличие квалифицированного персонала, обладающего необходимыми компетенциями в ряде областей.

Но будет ли всего этого достаточно, чтобы не столкнуться с неприятными сюрпризами через 20 лет, когда мы с доверием обратимся в наши архивы в поисках документов? К сожалению, это не тот вопрос, где можно жить по старой поговорку «мусор на входе, мусор на выходе» (Garbage In, Garbage Out), и поэтому необходимы усилия по обеспечению сохранности значимых объектов (например, сохранение документов в форматах, подходящих для длительного хранения, снабженных необходимыми метаданными, указывающими на их принадлежность к соответствующему делу), - и в первую очередь речь идёт о добавлении того уровня детализации, который нам итальянцам, народу творческому, иногда помогает эти документы не потерять.

Архивисты давно говорят нам, что основные принципы бумажного мира сохраняются и в электронной среде, и всех мы (может быть, за исключением некоторых сторонников всемогущества техники) в этом успели убедиться. В то же время электронный мир имеет свои особенности, и стандарты, которые по своей природе носят достаточно общий характер, не помогают нам убедиться в том, что используемые нами способы оперативной работы являются достаточными и правильными.

Достаточно спросить себя, например, у скольких хранителей имеются номенклатуры дел (titolari) лица и перечни документов с указанием сроков хранения (massimari di scarto) администраций, в соответствии с которыми они сохраняют данные; а также сколько и каких метаданных нужно ассоциировать с типами документов.

Отсутствие стандартных интерфейсов к системам хранения уже само по себе является признанием того факта, что мы полагаемся на инициативу отдельных лиц в деле реального качественного создания архивов и, что не менее важно, в обеспечении интероперабельности между хранителями (и также между самими архивами)

В надежде на то, что нам остается построить лишь последний пешеходный мостик, а не мост через пролив, и в ожидании появления детальных руководств по данному вопросу, нам остается лишь быстро воспринимать предложения тех, кто специально этой темой занимается - как действующий в Марке научный комитет центра компетенции по электронной сохранности или как ежегодно организуемый «Электронной Италией» форум хранителей, собирающий тех, кто готов творчески противостоять вызовам неосвоеенного мира электронной сохранности.

Чинция Амичи (Cinzia Amici)

Источник: сайт электронного издания «Форум электронного правительства»
http://www.forumpa.it/pa-digitale/documenti-archivi-digitali-senza-standard-nelle-pa-un-lavoro-inutile