понедельник, 4 июля 2016 г.

Италия: Новой проблемой в области электронной сохранности становятся «документы без формата»


Статья генерального директора Университета Инсубрии (Università degli Studi dell’Insubria) Джанни Пенцо Дориа (Gianni Penzo Doria – на фото) была опубликована 7 июня 2016 на сайте итальянского электронного издания «Форум электронного правительства» (Forum PA,  http://www.forumpa.it/ ).

Документ уходит от классической формы «привязанного» к носителю непосредственно воспринимаемого объекта, в котором информация зафиксирована при помощи знаков (res signata), принимая флуктуирующую форму содержащего его  объекта, которая меняется при изменении технологий. Нам следует думать не о столько о переводе документов в электронный вид (dematerializzazione – «дематериализация», или, как у нас сейчас некоторые любят говорить, не щадя родного языка, «цифровизация», а то и «дигитализация» - Н.Х. ), сколько об их «де-документализации» (dedocumentalizzazione), когда соответствующий контент становится независимым он носителя информации  и от форматов, которые используются для его представления.

Формирование нормативной базы, устанавливающей технические правила электронного правительства, можно считать завершенным. Все её элементы можно улучшать и совершенствовать, но в целом агентство «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID) проделало замечательную работу. Теперь для колеблющихся органов государственной власти уже больше нет никаких оправданий: мы должны внедрить изначально-электронные документы. Это необходимо сделать, и мы имеем в своем распоряжении все необходимые юридические и технические инструменты для того, чтобы правильно действовать.

Ссылаясь на их жизненный цикл, нам скорее следует говорить о «рождённых электронными» (born-digital) (а также, возможно, о «рождённых, чтобы быть электронными», born to be digital?) документах, чем о «преимущественно электронных» (digital first). Несмотря на то, что в названии ряда онлайн-курсов обучения всё ещё встречаются слова «замещающее сохранение» (conservazione sostitutiva – т.е. сохранение электронных копий взамен уничтожаемых бумажных оригиналов – Н.Х), мы сейчас  решительно переходим на использование документов, которые рождаются, живут и умирают в электронно-цифровой среде. Мы поэтому будем говорить об обеспечении долговременной сохранности электронных документов как об обычной деловой практике.

Набор технических правил сформирован

В окончательном варианте технические правила для электронного правительства устанавливаются тремя нормативными документами:
Формально это три отдельных нормативных документа. С содержательной точки зрения, однако, это единый порядок, регламентирующий весь жизненный цикл документов и описываемый с трех точек зрения.

Регламентация начинается с момента формирования документа в текущей деловой деятельности (DPCM от 13 ноября 2014), переходит к регистрации, управлению документовпотоками, управлению активными документами в соответствии с законодательно-нормативными требованиями (tenuta legale nell’archivio corrente) и депозитарному хранению (DPCM от 3 декабря 2013 об электронных журналах регистрации), завершаясь вопросами «электронной сохранности» архивных документов длительного и постоянного срока хранения в соответствии с моделью OAIS, описанной в стандарте Международной организации по стандартизации ISO 14721 (DPCM от 3 декабря 2013 года об обеспечении сохранности электронных материалов).

Все эти три нормативных документа требуют радикального пересмотра внутренних процессов органов государственной власти, а также разработки – но не рабского копирования - двух основных инструментов:
  • Руководство по управлению электронными журналами регистрации (protocollo informatico);

  • Руководство по электронной сохранности (conservazione digitale).
Как мы уже сказали, нужна концептуальная проработка этих документов, а не «копипастинг». К тому же, если руководство по электронной сохранности является новым инструментом, то руководство по управлению электронными журналами регистрации появилось с момента принятия Распоряжения Президента совета министров (DPCM) от 31 октября 2000 года (см. http://www.interlex.it/testi/dpc001031.htm , которое утратило силу и было заменено новыми техническими правилами, введенными DPCM от 3 декабря 2013 года). Проблема заключается в том, что леность итальянской бюрократии нередко приводит к тому,  что часто методологические и стратегические возможности, связанные с пересмотром их деловых процессов, реализуются чисто формально.

На майское 2016 года заседание «Форума электронного правительства» мы пригласили два муниципалитета – Лоано (Loano) и Лендинара (Lendinara); два университета – Инсубрии (Insubria) и Падуи (Padova), научно-исследовательское учреждение (Национальный институт астрофизики, INAF,  http://www.inaf.it/en ) и территориальное управление здравоохранения Болоньи (ASL Bologna), чтобы они представили свои проекты и достижения в области управления документами.

В качестве примеров были продемонстрированы руководства по управлению электронными журналами регистрации муниципалитета Лоано ( http://www.procedamus.it/images/pdf/Manuale_Riviere_LOANO2016.pdf ) и университета Инсубрии (  http://www.procedamus.it/images/pdf/MdG_Insubria_ver01_23_mag_2016.pdf ), которые можно скачать на сайте Procedamus ( http://www.procedamus.it/ ), пользующемся поддержкой «Форума электронного правительства».

Подтверждением тому, что Руководство не является статичным инструментом и развивается вместе с организационными и правовыми моделями, является то, что все такие руководства государственных органов должны быть обновлены к следующему августу, в соответствии с положениями  DPCM от 13 ноября 2014 года. С учетом внесенных последним Распоряжением изменений, потребуется внести не менее дюжины поправок, прямо предусмотрено его 17 статьями. Показательно, что более половины этих изменений связаны именно с Руководством. Нельзя не отметить и то, что придётся заново сформулировать раздел о документах, которые в обязательном порядке создаются в электронном виде – проблема в проблеме.

От дематериализации к дедокументализации

Новые технические правила предписывают также пересмотр самой концепции документа. В соответствии с новым законодательством Евросоюза по вопросам электронной идентификации и услугам в области доверия (eIDAS, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2014.257.01.0073.01.ENG  - в частности, регламентирует использование электронных подписей, печатей и отметок времени – Н.Х.), «электронным документом является любой контент, сохраненный в электронной форме, в частности, текст, звук, видео- или аудиоввидеозапись».
Для справки: п.35 ст.3 «Определения» базовой английской редакции eIDAS сформулирован следующим образом: «‘electronic document’ means any content stored in electronic form, in particular text or sound, visual or audiovisual recording;». В английском языке термин document (в отличие от record) означает всего-навсего электронный объект, которым можно индивидуально управлять (говоря по простому, файл) – который может быть, а может и не быть документом. 

В итальянской редакции текста ( http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN ) допущена грубая ошибка, которой часто грешат и наши переводчики – английский термин document переведен похожим, но имеющим совершенно иной смысл итальянским термином documento. Отсюда и революционные «новшества» :)
Как это уже произошло с революционным и имеющим глобальное значение изменением определения понятия «административный документ» (documento amministrativo), содержащимся в ст. 22 закона 241/1990, такое определение меняет нормативную точку зрения государств-членов Евросоюза. Документом считается «любой» контент
Для справки: К слову упомянут Закон Италии от 7 августа 1990 года №241 «Новые правила, касающиеся административных процедур и права доступа к административным документам» (La legge 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi"), см. http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files//normativa/Legge_241_1990.pdf . Определение менялось следующим образом:
  • Первоначальное: Административными документами являются любые графические, фотокинематографические, электромагнитные представления или представления в любом другом виде содержания актов, в том числе внутренних, сформированных органами государственного управления или так или иначе использованных в целях административной деятельности.

  • Новое, с 2005 года: Под «административным документом» понимается любое графическое, фотокинематографичческое, электромагнитное или любого иного рода содержание актов (в том числе внутренних или не связанных с конкретными процедурами), которые сохраняются органами государственного управления и касаются деятельности, представляющей общественный интерес, независимо от публичного или частного характера их регулирования.
Таким образом, разрушились наши привычные представления (и внедрение информатики подрывало их в течение двадцати лет) - понятие традиционно понимаемого документа. Конечно же, понятие документа по-прежнему охватывает акты (atti – юридически значимые документы – Н.Х.), но оно также охватывает и просто контент.

Документ уходит от классической формы «привязанного» к носителю непосредственно воспринимаемого объекта, в котором информация зафиксирована при помощи знаков (res signata), принимая флуктуирующую форму содержащего его  объекта, которая меняется при изменении технологий. Речь идёт о революции, во многом инициированной в Италии, но сейчас осуществляемой Европейским Союзом. Нам следует думать, таким образом, не о столько о переводе документов в электронный вид, сколько об их «де-документализации» (dedocumentalizzazione), когда соответствующий контент становится независимым он носителя информации  и от форматов, которые используются для его представления. Мир изменяется, и государственное управление не может не меняться вместе с ним. Чтобы всё это осуществить, мы должны действовать сообща.

Джанни Пенцо Дориа (Gianni Penzo Doria)


Источник: сайт электронного издания «Форум электронного правительства»
http://www.forumpa.it/pa-digitale/conservazione-digitale-la-nuova-sfida-e-il-documento-senza-formati

Комментариев нет:

Отправить комментарий