понедельник, 25 июля 2016 г.

Испания: Сертифицированная оцифровка счетов-фактур, или об опыте замещающего сканирования


Статья Хулиана Инзы (Julián Inza – на фото) была опубликована 17 июля 2016 года на его блоге «Todo es electrónico» («Всё электронное»).

В Испании «сертифицированная оцифровка счетов-фактур» - это компьютерный процесс, позволяющий получить верные электронные копии счетов-фактур, имеющие равную юридическую силу с их бумажными оригиналами, - и, как следствие, действующее законодательство позволяет уничтожать бумажные оригиналы оцифрованных счетов-фактур. Соответствующая компьютерная среда должна включать защищённую базу данных, обеспечивающую пользователям и аудиторам возможность мгновенного доступа и извлечения любого счета-фактуры для целей проведения налоговой проверки или аудита.

Использование электронных счетов-фактур регламентируется Королевским декретом (Real Decreto, RD) 1619/2012 от 30 ноября 2012 года «Об утверждении регламента, регулирующего обязательства по работе со счетами-фактурами» (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, https://www.boe.es/boe/dias/2012/12/01/pdfs/BOE-A-2012-14696.pdf ), вместе с  рядом положений, установленных Приказом Министерства экономики EHA/962/2007 от 10 апреля 2007 года «О реализации отдельных положений, касающихся использования электронных счетов-фактур и их хранения в электронном виде, содержащихся в Королевском декрете RD 1496/2003 от 28 ноября 2003 года об утверждении положения, о выставлении счетов-фактур» (Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, https://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdf ).

Королевский декрет RD 1496/2003 (см. http://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdf ) был отменен декретом RD 1619/2012, однако разработанные в период его действия правила по-прежнему действуют.

Согласно упомянутому декрету RD 1619/2012, изначально-электронные и оцифрованные счета-фактуры и должны быть подписаны электронной подписью. «Это должна быть действительная квалифицированная электронная подпись, соответствующая положениям статьи 3.3 закона 59/2003 от 19 декабря 2003 года об электронной подписи» (см. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, https://www.boe.es/boe/dias/2003/12/20/pdfs/A45329-45343.pdf ). Квалифицированной является усиленная электронная подпись на основе квалифицированного сертификата, сформированная при помощи защищенного устройства для создания подписи (Выделенною мною положение отличает «нашу» квалифицированную подпись от «их», и российские подписи по европейским меркам - это не квалифицированные подписи, а «усиленные электронные подписи на основе квалифицированного сертификата» - Н.Х.).

Опубликованное 1 ноября 2007 года в официальном государственном бюллетене (BOE) Постановление налоговой службы (Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT) от 24 октября 2007 года «О порядке одобрения программного обеспечения, используемого для сертифицированной оцифровки в соответствии с приказом EHA/962/2007 (Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, https://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdf ), требует: чтобы программное обеспечение для оцифровки было одобрено, приложение должно быть представлено директору департамента налоговой информации любого из регистрирующих офисов.

Согласно ст.8 Постановления, заявитель должен представить декларацию о соответствии, в которой указать, что программное обеспечение соответствует требованиям законодательства, и приложить к ней ряд документов:
  • Техническую документацию, описывающую программное обеспечение;

  • Отчет аудитора об оценке программного обеспечения, и

  • План менеджмента качества,

  • CD-R диск с информацией в электронном формате и CD-R диск с копией программного обеспечения.
Если документация и программное обеспечение признаются соответствующими нормативным требованиям, то выдается официальное разрешение, содержащее присвоенный ссылочный код, который в дальнейшем должен включаться в каждый оцифрованный счет-фактуру в качестве метаданных.

После одобрения налоговой службой (AEAT) программного обеспечения для сертифицированной оцифровки, полученный с его помощью и подписанный электронной подписью графический образ для налоговых целей признается равносильным бумажному счету-фактуре.

В процессе сертифицированной оцифровки используются фотоэлектрические методы, подобные тем, что применяются в сканерах и цифровых фотоаппаратах, для преобразования изображения на бумажном документе в электронный образ в одном из широко распространенных стандартных форматов, с разрешением не менее 200 точек на дюйм (в соответствии с информацией, размещенной на веб-сайте AEAT).

Как следствие, может быть авторизовано уничтожение больших объёмов бумажных оригиналов, что дает экономию как в плане управления делами и документами, так и в плане сокращения косвенно связанных с налоговой отчетностью расходов.

Испанская юридическая и техническая среда для использования электронных счетов-фактур и сертифицированной оцифровки (включая электронную подпись) описана в книге на английском языке «Электронные счета-фактуры» (Electronic invoicing,   https://inza.files.wordpress.com/2011/08/manual-factura-electronica-ingles-english-handbook-electronic-invoicing-v2010.pdf  ).

Хотя эта книга была выпущена в 2010 году, она в основном сохраняет свою актуальность (не считая сравнительно незначительных изменений, связанных с внесенными в законодательство с 2010 года изменениями).

Хулиан Инза (Julián Inza)

Мой комментарий: Думаю, испанский опыт можно перенести и на нашу почву. С моей точки зрения, при решении в России вопроса о замещающем сканировании бумажных документов (т.е. с последующим уничтожением оригиналов) нереально надеяться на то, что это будет позволено везде и всюду. Соответственно, я не слишком верю в успешность начатых этой весной усилий по придумыванию поправок в действующее законодательство, которые позволили бы переводить в электронный вид широкий круг используемых в деловой деятельности документов.

Можно, однако, договориться с заинтересованными государственными органами о том, что будет дозволено замещающее сканирование конкретных видов документов, для применения электронных копий в конкретных целях – при условии соблюдения установленных требований (и, скорее всего, при наличии дополнительных мер контроля).

Источник: блог Todo es electrónico
https://inza.wordpress.com/2016/07/17/certified-digitization-of-invoices/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий