Штат Виктория, Австралия: Настоящее и будущее стратегии штата по управлению электронными документами VERS

25 мая 2012 года, в связи с заканчивающимся месячником по ознакомлению с вопросами управления информацией (Information Awareness Month), на сайте Управления государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV, http://prov.vic.gov.au/ ) была выложена презентация, описывающая стратегию штата в области управления электронными документами VERS (Victorian Electronic Records Strategy, http://prov.vic.gov.au/government/vers ), которую подготовила лично глава Управления, Хранитель государственных документов штата (the Keeper) Джастин Хезелвуд (Justine Heazlewood – на фото).

Эту очень интересную презентацию можно скачать по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/05/VERS_Refresh.ppt .

Помимо описания основных принципов действующей стратегии VERS, в презентации также рассказывается о новом проекте обновления этой стратегии (VERS Refresh).

Да, с момента публикации стратегии VERS уже прошло десять лет. Стратегия остается сегодня столь же актуальной, как и в 1990-е годы; за время своего существования она была расширена с тем, чтобы охватывать новейшие технологии и различные подходы к ведению деловой деятельности. В штате был создан и эффективно работает один из первых в мире государственных электронных архивов. И все же австралийские коллеги задают читателям вопрос: все ли потребности организаций в плане обеспечения долговременной сохранности охватывает стратегия VERS?

Настоящее и будущее VERS

В своей презентации Джастин Хезелвуд отмечает, что VERS является самостоятельной стратегией, опирающейся на определенные теоретические представления относительно дальнейшего развития событий. Заинтересованными сторонами являются не только государственные органы, но и организации и граждане; не только специалисты по управлению документами, но и владельцы деловых процессов и ИТ-директоры.

Стратегия была разработана в 1990-х годах, в 2000 году был опубликован ключевой стандарт PROS 99/007. В 2002 году в PROV был создан центр компетенции VERS. В 2010 году управляющий комитет VERS (Steering Committee) одобрил изменения ряда оперативных процедур, а в 2011 году начат проект обновления концепции VERS Refresh.

Вся электронная информация государственных органов рассматривается как государственные документы. Стратегия предписывает порядок хранения всех электронных документов, как постоянного, так и временного срока хранения. Учитывая особенности электронных документов, вопросы ведомственного и архивного хранения начинают решаться уже в момент создания документов, а часто и в момент закладки соответствующих информационных систем.

Стратегия VERS определяет:

• Методы автоматизации захвата документов из персональных компьютеров и деловых систем,


• Способы и формы захвата и инкапсуляции сведений о документах, с тем, чтобы в будущем документы можно было понимать в контексте их создания,


• Методы защиты целостности документов, с тем, чтобы любое вмешательство было бы замечено.

Проект обновления VERS осуществляется Управлением государственных документов штата и управляющим комитетом VERS. Его задачей является анализ существующего положение дел, выявление проблем, а также разработка концепции управления документами и информацией на будущее. В рамках проекта предполагается обратить особое внимание на управление структурированными данными.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Виктория (PROV)
http://prov.vic.gov.au/blog-news/vers-presentation-for-information-awareness-month