Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Итоги опроса об управлении документами в социальных сетях

Данная статья была опубликованная 24 мая 2012 года на блоге осуществляемого Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW).

В течение последнего месяца Управление государственных документов провело среди специалистов по управлению документами штата неофициальный онлайн-опрос,  в котором были заданы вопросы относительно использования социальных сетей в государственных органах штата Новый Южный Уэльс. В этой заметке мы сообщаем о полученных результатах.

Зачем мы проводили опрос?

Из неформальных обсуждений с представителями большого числа государственных органов, мы знаем, что многие органы власти начали использовать технологии социальных сетей для различных деловых целей. Однако мы также знаем, что лишь немногие организации учитывают вопросы управления документами при проектировании и реализации связанных с социальными сетями проектов.

В ходе таких обсуждений мы видим, что многие довольно пренебрежительно относятся к социальным сетям, а некоторые отрицают саму возможность создания в этой среде сколько-нибудь значимых документов. Организациям, однако, пора начать понимать, что социальные сети – явление более широкое и сложное, чем последний твит какой-нибудь знаменитости или обновление статуса приятеля в сети Facebook.

В эту среду начинает перемещаться реальная деловая деятельность государственных органов, при этом основная её часть связана с распространением информации и маркетингом. Отчасти она также затрагивает управление чрезвычайными ситуациями, вовлечение общественности, проведение публичных обсуждений и совместное ведение деловой деятельности.

Кроме того, приложения для социальных сетей сложны и разнообразны. Помимо Twitter и Facebook, существуют блоги, YouTube, вики, Flickr, внутренние сайты для коллективной работы, такие, как Yammer, и многое другое. Предлагаемые этими приложениями функциональные возможности таковы, что, вполне вероятно, в кратко- или среднесрочной перспективе они могут стать в организациях основными, ключевыми деловыми системами. Внутренние системы для коллективной работы могут начать заменять электронную почту; вики потенциально способны заменить интранет и системы управления проектами. Facebook может начать вытеснять формальные механизмы проведения обсуждений и согласований.

Поэтому важно не относиться к социальным сетям пренебрежительно, а серьезно изучить, как и почему они используются в интересах корпоративной деловой деятельности. Уже сегодня может оказаться необходимой разработка стратегии создания и хранения документов, созданных в основанных на технологиях социальных сетей приложениях, в зависимости от конкретного использования социальных сетей организацией.

Мы решили таким образом подобрать вопросы, чтобы можно было количественно оценить следующее:

• Действительно ли государственные органы реально используют социальные сети?
• Если да, то какие именно приложения используются государственными органами?
• Для чего используются эти приложения?
• Обеспечивается ли сохранение документов?
• Если да, то каким образом?
• Если нет, то почему?

Мы также хотели использовать опрос для повышения осведомленности специалистов государственного сектора  по управлению документами о необходимости поднимать эти вопросы.

Стоит отметить, что государственные органы не обязаны документировать каждый твит, каждый «лайк» или каждое малозначительное взаимодействие с использованием социальных сетей. Однако, согласно «Стандарту управления электронными документами» (Standard on digital recordkeeping), необходимо выявить деловые процессы организации с высокой степенью риска, определить поддерживающие эти процессы деловые системы и обеспечить, чтобы такие системы были способны создавать и сохранять документы с целью документирования и поддержки соответствующих процессов высокого риска.

При использовании приложений на основе социальных сетей, государственная деятельность ведётся на внешних веб-платформах, принадлежащих третьим сторонам. Впервые в истории ключевая деловая информация находится не во внутренних ИТ-системах, а, возможно, является собственностью и размещена другими сторонами. Для деловых процессов высокого риска такие системы не гарантируют сохранность Ваших данные до тех пор, пока у Вас сохраняется в них нужда. В социальных сетях редко предлагаются какие-либо гарантии долговечности данных, и если Ваши данные в этих приложениях утрачиваются, то они утрачиваются насовсем. Поэтому там, где это уместно, должны быть разработаны планы по экспорту данных из этих внешних платформ и переносу их в корпоративные системы.

Структура опроса

Следует отметить, что данное исследование не являлось всеохватывающей оценкой управления документами в социальных сетях  во всех государственных органах штата. Это был добровольный и неформальный опрос, на который мы получили 59 ответов.

Опрос был задуман с целью сбора информации. Участники, в зависимости от их ответов,  шли разными путями и отвечали на разные наборы вопросов. Отвечая на каждый  из вопросов, участники могли выбрать несколько применимых к ним вариантов ответов, в результате чего совокупный результат по многим вопросам редко равен 100%.

Основные результаты и выводы

• 79% респондентов используют социальные сети, а 21% - не используют.


• Государственные органы штата используют многочисленные разнообразные приложения. Самыми популярными (из перечисленных в опросе) приложениями являются Facebook (его использует 77% опрошенных),  Twitter (63%) и YouTube (47%).


• 5 наилучших применений социальных сетей в деловой деятельности, по мнению респондентов, это: 
  • Продвижение организации (71%),
  • Рекламирование событий или услуг (69%),
  • Распространение новостей (67%),
  • Советы и ответы на запросы (38%),
  • Механизм для получения обратной связи и/или для проведения  публичных обсуждений (38%).
  
  
• 59% респондентов не захватывают документы о своей деловой деятельности, выполняемой через социальные сети, 22% - иногда захватывают, 20% - захватывают.


• Из числа тех, кто не захватывает документы в социальных сетях либо захватывает их лишь иногда, большинство сообщило об отсутствии у них инструментов, позволяющих захватывать такие документы.


• Из числа тех, кто захватывает документы в социальных сетях либо захватывает их иногда, 34% вручную делают скриншоты, а 29% используют инструменты или услуги, предоставляемые третьей стороной.


• На вопрос, изучают ли они какие-либо методы и инструменты для захвата документов, 34% респондентов ответили отрицательно.


• Почти половина участников хотела бы получить от Управления конкретные рекомендации и онлайн-обучение, которые помогли бы им с управлением документами в социальных сетях.

 Мой комментарий: Полная сводка ответов на вопросы приведенная в приложении к заметке, см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/state-records-social-media-and-recordkeeping-survey-results/

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/state-records-social-media-and-recordkeeping-survey-results/