Министерство финансов: Налогоплательщик обязан заверить копию каждого документа, истребованного налоговиками

По оценкам Федеральной налоговой службы, в год у налогоплательщиков истребуется примерно 42 миллиона документов. Сейчас все эти документы предоставляются в ФНС в виде заверенных бумажных копий.

Раньше, когда объём истребуемых документов превышал несколько сот листов, организации сшивали их вместе и заверяли сразу всю пачку. По моему опыту общения с контролирующими органами, это не вызывало каких-либо замечаний. Теперь же, похоже, ситуация изменилась.

В Министерство финансов поступил запрос из организации, в котором та сообщила, что

«с целью подтверждения права на получение возмещения при налогообложении НДС по налоговой ставке 0% в порядке ст. 165 НК РФ ООО направляет по почте в адрес налогового органа копии подтверждающих документов в объеме не менее 2500 листов каждый квартал.

Будет ли считаться нарушением налогового законодательства представление ООО подшивки копий документов, заверенной подписью руководителя и печатью организации на обороте, учитывая, что документооборот ООО превышает десятки тысяч листов, а нормы, запрещающей представление налогоплательщиком подшивки копий документов, истребуемых налоговыми органами, ст. ст. 93.1 и 165 НК РФ не содержат?»

В своем письме от 11 мая 2012 г. № 03-02-07/1-122 Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов высказал свою позицию по этому вопросу, опираясь на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству:

Пунктами 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа.

В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" ("ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации.

Основываясь на положениях добровольных к применению стандартов, Минфин считает, что «исходя из положений ст. 93 Кодекса заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов». Мне, однако, ничего подобного в этой статье Кодекса обнаружить не удалось:

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

2. … Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Мой комментарий: С моей точки зрения, не очень-то красиво формулировать требования к заверению документов, обосновывая свою позицию положениями стандартов, которые –и Минфину это должно быть хорошо известно - сейчас являются просто методическими документами. Правильнее было бы признать, что в законодательно-нормативных актах данный вопрос не урегулирован, и предпринять усилия по его регламентации.

Это уже не первый такой ответ Минфина. Письмо Минфина РФ от 24 октября 2011 года № 03-02-07/1-374 содержит аналогичные обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности.

Письма министерства нормативными документами не являются. Куда серьёзнее то, что в последнее время такую позицию поддерживают и арбитражные суды. В общем, пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более, что закон «Об электронной подписи» (п.4 ст.6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).

Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=110362