Согласно опубликованному 1 мая 2012 года Национальными Архивами США (NARA) отчету о проведенной в 2011 году федеральными органами власти самооценке состояния управления документами (отчет доступен по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2011.pdf - Н.Х.), федеральные агентства всё ещё испытывают трудности с управлением непрекращающимся потоком бумажных и электронных документов и с обеспечением их сохранности.
В процессе проведения ежегодной самооценки, Национальные Архивы распространили анкеты по федеральным агентствам и получили ответы от 247 агентств. В отличие от предыдущих лет, в отчете приводятся обобщенные статистические данные, а не показатели конкретных агентств.
В целом, как отметили Национальные Архивы, у агентств по-прежнему есть проблемы с управлением документами.
«Подавляющее большинство ответивших нам федеральных агентств остаются в зоне высокого или умеренного риска компрометации целостности, аутентичности и надежности своих документов», говорится в отчете NARA. «Они подвергаются риску неправильного управления документами и их уничтожения. В некоторых случаях, агентства сохраняют свои документы, однако не принимает необходимых мер, обеспечивающих возможность их извлечь, прочитать и интерпретировать».
Менее трети (32%) агентств сообщили о том, что ими используются показатели для оценки эффективности их программ управления документами. Сорок процентов агентств не имеют таких показателей и 25% - разрабатывают подобные метрики.
Оценки показывают, что у большинства агентств не реализованы адекватные меры управления документами и что их сотрудники имеют ограниченные знания и понимание электронных документов. Почти у четверти респондентов не проводится обучение высших руководителей по вопросам управления документами.
Что касается электронных документов, то более 80% агентств распечатывают и подшивают в дела сообщений электронной почты, около половины - использует для этого резервные ленты и 44% - сохраняет электронную почту в виде файлов в формате PDF. Лишь 19% опрошенных использует системы управления документами.
В своём пресс-релизе NARA отметила, что «многие сотрудники служб управления документами не располагают достаточными знаниями и пониманием электронных документов, что приводит к продолжающемуся использованию плохой практики делопроизводства».
С другой стороны, половина федеральных агентств разработала политику сохранения своей переписки в социальных сетях Facebook и Twitter, что Национальные Архивы охарактеризовали как улучшение.
Элис Липович (Alice Lipowicz)
Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2012/05/01/nara-report.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий