Почему организациям следует управлять использованием социальных сетей и документировать размещаемые в них материалы

В апреле 2012 года фирма Osterman Research опубликовала «белую книгу» под названием «Почему организациям следует управлять использованием социальных сетей и архивировать их» (Why All Organizations Need to Manage and Archive Social Media).

Отчет доступен по адресу http://www.ostermanresearch.com/whitepapers/download160.htm (перед скачивание требуется пройти быструю бесплатную регистрацию).

В основу исследования легли статистические материалы, собранные в ходе проведенного в первом квартале 2012 года опроса. Сообщается ряд любопытных цифр: так, «средний сотрудник тратит 28 минут в день на использование социальных сетей в рабочее время (помимо их использования в своё свободно время), или на 2,9 рабочих недели в год. И хотя использование социальных сетей на рабочем месте способно дать немалую отдачу, существуют и риски, которые были выявлены в ходе того же опроса:

• У 24% организаций были случаи проникновения вредоносных программ через Facebook, у 7% - через Twitter, и у 7% - через LinkedIn. 


• Были случаи утечки важной либо конфиденциальной информации через Facebook у 13% организаций, через Twitter – у 9% и через LinkedIn – у 10%. 


• От 73% до 79% организаций не документируют контент, выложенный их сотрудниками в социальных сетях из этой «большой тройки». 


• В 13% организаций были случаи увольнения сотрудников из-за материалов, размещенных ими в социальных сетях. 

Несмотря на проблемы, связанные с применением социальных сетей, в 81% организаций либо разрешено использование Facebook, либо политики, ограничивающие или запрещающие его использование, не реализуются на практике. То же самое происходит в отношении использования Twitter в 84% организаций, и LinkedIn - в 94% организаций. Более того, только 19% организаций развернули социальные платформы корпоративного класса, которые, в отличие от общедоступных инструментов, таких как Twitter или Facebook специально предназначены для использования сотрудниками, деловыми партнерами и т.д.»

Основные выводы

На основе полученных результатов, аналитики фирма Osterman Research делают следующие выводы и рекомендации: «Хотя социальные сети могут быть чрезвычайно полезны, их использование должно надлежащим образом управляться - точно так же, как и использование любых других корпоративных средств для информационного обмена и совместной работы.

С этой целью, организации следует выполнять следующие пять рекомендаций:

• Разрабатывать, обеспечивать исполнение и актуализировать политики надлежащего использования социальных сетей, 


• Сохранять деловые документы, присутствующие в проходящих через социальных сети потоках информации, которые могут потребоваться для исполнения законодательно-нормативных требований, 


• Проводить мониторинг входящего контента в социальных сетях на наличие вредоносных программ и других угроз, способных привести к краже корпоративных данные, денежных средств или вызвать иные проблемы. 


• Проводить мониторинг исходящего контента в социальных сетях, чтобы предотвратить отправку из организации конфиденциальных данных или материалов оскорбительного содержания, 


• Рассмотреть возможность внедрения корпоративных социальных платформ в дополнение к «публичным» платформах, таким как Facebook и Twitter, что могло бы способствовать решению перечисленных выше проблем.» 

 Источник: сайт фирмы Osterman Research
http://www.ostermanresearch.com/whitepapers/download160.htm