Национальные Архивы Великобритании: Аналитический отчет о применении программных решений для экспертизы изначально-электронных документов в ходе их передачи на архивное хранение

Данная новость была опубликована на сайте Национальных Архивов Великобритании в феврале 2016 года.

Изначально-электронные документы создают немало проблем для государственных органов – это и большие объемы, и неструктурированность массивов изначально-электронных документов. Всё это не только влияет на процессы экспертизы ценности, отбора и анализа конфиденциальности в ходе передачи документов на хранение в Национальные Архивы, но и создает проблемы для ведомств, которым приходится отвечать на запросы, поступающие на основании закона о свободе доступа к государственной информации. Есть и поводы для беспокойства в отношении более общих вопросов полномасштабного управления информацией и обеспечения безопасности применительно к коллекциям изначально-электронных документов.

Национальные Архивы Великобритании выполнили пилотные проекты  по использованию современных технологий для анализа и экспертизы документов (technology-assisted review, TAR) с целью изучения существующих проблем и их возможных решений. Были также проведены дополнительные исследования с целью тестирования способности этих инструментов и процессов помочь с решением проблем, присущих изначально-электронным документам.

Термин «технологически-поддерживаемая экспертиза» (TAR) описывает процесс (процессы) с участием экспертов – специалистов по анализу документа, использующих набор компьютерных программ и инструментов для автоматической классификации документов. В данном отчете кратко излагаются основные уроки, извлеченные по итогам этой работы.

В отчете сделал вывод о том, что технологически-поддерживаемая экспертиза, выполняемая с помощью специализированного программного обеспечения для э-раскрытия, может помочь государственным органам при проведении  экспертизы ценности, отбора и анализа конфиденциальности в ходе передачи изначально-электронных документов в Национальные Архивы. Эти инструменты также могут помочь при подготовке ответов на запросы, подаваемые на основании закона о свободе доступа к государственной информации, а также в целом для управления информацией и обеспечения информационной безопасности. Результаты отчета мы свели к восьми основным вопросам:

• Высокоуровневое понимание коллекций изначально-электронных документов;


• Сокращение объёмов анализируемой информации;


• Извлечение смыслового содержания;


• Идентификация персональных данных;


• Проведение закупок;


• Пользовательский интерфейс


• Сотрудничество с другими группами;


• Уверенность в результатах технологически-поддерживаемой экспертизы.

Полностью автоматического решения не существует; на всех этапах по-прежнему необходимо участие человека. В то же время технологически-поддерживаемая экспертиза предлагает способы для извлечения смысла, определения ценности, приоритизации и для сокращения объемов изначально-электронных документов, требующих ручного анализа.

В завершающей части отчета намечены направления дальнейших исследований, которые  Национальные Архив будет проводить, и та поддержка, которую планируется оказать государственным органам, чтобы помочь им управлять своими коллекциями изначально-электронных документов. Мы продолжим совместную работу с Администрацией Кабинета министров Великобритании (Cabinet Office) и Государственной службой электронного правительства (Government Digital Service, GDS – отвечает за трансформацию деятельности государственных органов на основе современных технологий) по предоставлению решений, которые тестируются государственными органами. Мы также будем продолжать сотрудничество с другими центрами компетенции в правительстве и вне его с целью совершенствования методов и инструментов.

Отчет «Применение технологически-поддерживаемой экспертизы при передачи на архивное хранение изначально электронных документов, для выполнения запросов и решения других задач» (The application of technology-assisted review to born-digital records transfer, Inquiries and beyond) объёмом 28 страниц доступен по адресу http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/technology-assisted-review-to-born-digital-records-transfer.pdf  .

Источник: сайт Национальных Архивов Великобритании
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/reviewing-digital-records-management-government/research/