четверг, 10 марта 2016 г.

Новое в позиции Росархива по вопросам электронной архивации


3 марта 2016 года состоялось заседание расширенной коллегии Росархива, на котором
 с докладом «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2015 г. и задачах на 2016 г.» выступил руководитель Федерального архивного агентства А.Н.Артизов.

Текст доклада (см.: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2016-kollegia.shtml ) и его видеозапись (см.: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2016-kollegia.shtml ) размещены на сайте Росархива.

Наверное, впервые глава архивного ведомства столь значительную часть своего доклада посвятил вопросам организации хранения электронных документов, которые он назвал «продуктом информационного общества», признав также, что электронные документы - это будущее архивов и «от них не спрятаться».

Мой комментарий: Два года тому назад, в марте 2014 года, А.Н.Артизов  утверждал, что для документов длительного срока хранения могут создаваться электронные копии, но сами такие документы должны создаваться только на бумажном носителе (смhttp://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_11.html ). Год назад, на заседании Совета Архивов в октябре 2015 года, прозвучали слова о том,  что архивисты должны отвечать только за те электронные документы, «которые должны храниться вечно».

Некоторые положения данного доклада А.Н.Артизова были довольно-таки смелыми:
Доклад руководителя Росархива А.Н.Артизова «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2015 г. и задачах на 2016 г.» на расширенном заседании Коллегии Росархива 3 марта 2016 года

«Основной дилеммой здесь является то, что электронные документы зависимы от технического и программного обеспечения, которые быстро меняются, поэтому возможности сохранить их в неизменном виде на протяжении длительного времени весьма ограничены.

При этом надо учитывать следующие факторы, связанные с электронным документом:
  • его структура сложна и сильно зависит от технологии;

  • его легко создать, изменить, размножить, объединить и распространить;

  • количество электронных документов стремительно возрастает.
Как вы понимаете, вести речь о долговременной сохранности электронных документов имеет смысл только в том случае, если обеспечивается их целостность и аутентичность, что технически непросто реализовать из-за разных причин (выход из строя цифровых носителей, проблемы записи/перезаписи, устаревание устройств и технологий считывания информации и пр.), в том числе из-за неизбежных преобразований.

Международные исследовательские группы разработали и продолжают разрабатывать требования и процедуры, необходимые для обеспечения целостности и аутентичности электронного документа, но фундаментального решения по-прежнему нет.

В последние годы архивы апробировали несколько стратегий обеспечения сохранности. Например, такое как «технологическая сохранность», которая предполагает, что архив принимает на хранение не только сами документы, но и техническое и программное обеспечение, которым они управляются.

Но этот подход имеет свои ограничения, так как поддержка и управление обеспечением, которое постоянно меняется, создает сложные проблемы в будущем. Тем не менее, как представляется, в ряде случаев он может применяться. Во всяком случае, в новых правилах работы архивов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций заложен такой подход.»
И еще одна часть доклада показалась мне интересной, она затрагивала вопрос организации хранения данных государственных реестров и регистров.
«На повестку дня стучится еще одна проблема, которая плохо изучена отечественным архивоведением: архивирование и прием на постоянное хранение сведений из созданных в разных федеральных органах исполнительной власти реестров. Недавно был в Татарстане: коллеги в связи с ведением похозяйственных книг в электронном виде справедливо ставят этот вопрос.»
А.Н.Артизов также проинформировал о том, что в мае 2016 года под председательством Д.А.Медведева планируется проведение совещания по вопросам архивного хранения электронных документов, где руководитель Росархива также будет выступать. По результатам совещания будут намечены дополнительные меры, которые позволят «активно продвигаться в данном направлении».

Мой комментарий: Такое резкое изменение отношения руководства Росархива к электронным документам и электронной архивации заставляет задуматься о его причинах, ведь если прочитать проект доклада, который был представлен на рассмотрение Общественного Совета, то в нем ничего подобного не было. Возможно, толчок дало именно предстоящее совещание в Правительстве.  В любом случае острота проблемы продолжает нарастать, и ни федеральное Правительство, ни региональные власти уже не могут закрывать на неё глаза. В этом плане «электронное» архивное дело, как мне кажется, находится там же, где в январе 2009 года было использование электронных документов – накануне стремительного поворота от «не было, нет и не надо» к «а как же в 21-м веке может быть иначе?».

Кстати, о базах данных и организации их архивного хранения я рассказывала еще в марте 2015 года в докладе «Тенденция вытеснения традиционных документов базами данных: Нормативное регулирование и практика» на посвящённой памяти Т.В.Кузнецовой 2-й международной научно-практической конференции РГГУ «Управление документацией: Прошлое, настоящее и будущее» (см. видео: http://www.youtube.com/watch?v=wchgZ-z5Z78 , презентация http://www.slideshare.net/sspchram/ss-46172790 ). Надеюсь, эти идеи тоже могут пригодиться :)

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-artizov-2016-kollegia.shtml (доклад)
http://archives.ru/coordination/03-03-2016-kollegia/video-artizov.shtml (видео)
http://archives.ru/sites/default/files/doklad-itog-2015.pdf (проект доклада)

2 комментария:

  1. Очень хорошо, что заговорили, а то правда получается парадоксальная ситуация,часть организаций описывает похозяйственные книги, так как ведет их в бумажном виде, а часть - никак. Да и потом, сейчас в электронном виде и стат отчеты и реестры имущества и т.д. Вот только будет ли решение, и самое главное- возможности его осуществления, а то хранение вместе с техническим и программным обеспечением как-то не вдохновляет. Елена.

    ОтветитьУдалить
  2. Нерешаемых проблем нет, да и опыт хранения электронных документов и признания их юридической силы накоплен как у нас, так и в мире к настоящему времени огромный. Проблема, скорее, в том, что не стоит ожидать появления универсально-применимого решения, которым можно было бы пользоваться лет 20 и более – можно сформулировать некие стабильные высокоуровневые принципы и требования, а вот технологии всё время будут изменяться. В краткосрочной перспективе «спасение утопающих останется делом рук утопающих», но можно надеяться, что через несколько лет всё же появится и более солидная нормативно-методическая основа.

    Хранение документов вместе с аппаратно-программным обеспечением – один из возможных путей, который далеко не самый популярный в мире, но, тем не менее, в некоторых случаях полезный, а иногда и единственно возможный. Плохо, что Росархив не осознает того, что единственно-правильного пути не будет и, скорее всего, даже на уровне небольшой организации придется в комплексе применять несколько методов – миграцию/конверсию и эмуляцию (включая использование виртуальных машин), централизованное и децентрализованное хранение, хранение собственными силами и использование услуг поставщиков облачных решений. Жаль, что Росархив не способен глубоко продумать даже тот метод, который ему больше по душе (например, такие «мелочи», как лицензирование и легальное использование архивами сохраняемого вместе с документами программного обеспечения и стоимость создания и поддержания музея аппаратно-программного обеспечения).

    ОтветитьУдалить