ИСО: Деятельность рабочей группы технического подкомитета TC46/SC11 по подготовке «Практического руководства по решению судьбы документов (уничтожению либо передаче на архивное хранение)»

Статья Стивена Кларка (Stephen Clarke) была опубликована 19 февраля 2016 года на недавно заработавшем новом сайте технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами и архивами».

На своей последней встрече члены рабочей группы WG10 «Практическое руководство по решению судьбы документов (уничтожению либо передаче на архивное хранение)» технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО)  проанализировали результаты проведенного в международном масштабе поиска существующих методологий, практики и документации по уничтожению документов и их передаче на постоянное архивное хранение. Была выявлена и задокументирована соответствующая нормативно-методическая литература и публикации, имеющиеся в ряде представленных в рабочей группе стран -  постоянных членов и наблюдателей. Целью этого исследование была подготовка дискуссионного документа, который повлияет на дальнейшую подготовку рабочей группой конечного продукта, обозначенного в её названии.

Основной вывод, сделанный рабочей группой, заключался в том, что существует значительное количество публикаций по вопросам окончательного решения судьбы бумажных / физических документов, и взаимосвязанных с ними процессам экспертизы ценности и по методам уничтожения. Совсем немного, однако, имеется рекомендаций такого рода для электронных / цифровых документов. По мнению рабочей группы, следует акцентировать внимание именно на электронным документах ввиду большей сложности проведения экспертизы их ценности, а также проблем, связанных с их уязвимостью к моральному устареванию и обеспечением их непрерывной доступности и возможности использования (digital continuity).

Сайт технического подкомитета TC46/SC11

Члены рабочей группы WG10 встретились в июне 2015 года в Пекине (Китай) для того, чтобы определить свою позицию в связи с долгожданными решениями о публикации новой,  улучшенной и пересмотренной редакции базового международного стандарта по управлению документами ISO 15489, и необходимостью согласовать с ним готовящийся ими документ. Именно там и прошло упомянутое обсуждение.

Было решено, однако, что решение вопроса о статусе и итогах работы по пересмотру стандарта ISO 15489 очень сильно влияют на последующие шаги и результаты деятельности группы. Группа приняла к сведению результаты проведенного исследования и отложила дальнейшие действия до окончания пересмотра ISO 15489 и, в частности, до появления его предлагаемой 2-й части «Руководство» (Guidelines).

Обсуждался также вопрос о том, может ли быть расширена тематика рабочей группы (чтобы охватить анализ деловых процессов с точки зрения управления документами – широкая трактовка понятия «экспертиза ценности» в новой редакции ISO 15489 – Н.Х.) или, наоборот, сужена (оставив только методы уничтожения и связанных с ним процессы). Пока же работу было решено приостановить до принятия техническим комитетом SC11 окончательных резолюций по итогам встречи в Пекине и прояснения их последствий. Решение о текущей роли WG10 будут сформулированы на следующей встрече, которая пройдёт в Веллингтоне, Новая Зеландия.

После завершения встречи в Пекине и появления большей ясности относительно содержания и подходов в частях 1 и 2 новой редакции стандарта ISO 15489, было предложено сохранить первоначальную тематику группы WG10 – однако выпустить продукт не как самостоятельный международный стандарт, а как вспомогательный Технический отчет либо рекомендации, включающие:

• Принципы и высокоуровневые концепции окончательного решения судьбы документов;


• Подходы к выбору соответствующих действий, методов уничтожения и передачи документов;


• Практические рекомендации;


• Инструмент для самооценки.

В рабочем порядке решено в большей степени ориентироваться на электронные документы либо, где это уместно и практически оправдано, использовать технологически-нейтральный подход. Это поможет организациям при проведении оценки ими своих процессов, процедур и деятельности, связанных с уничтожением/передачей документов; и будет создана основа для окончательного решения судьбы документов в виде ряда сформулированных рекомендаций и примеров из передового опыта.

Последующие шаги

Рабочая группа WG10 продолжит изучение существующих методик и практик решения судьбы документов, уделяя особое внимание электронным документам. Членам группы было предложено до 31 марта 2016 года прислать соответствующую информацию.

Следующая встреча членов группы WG10 состоится в Веллингтоне, Новая Зеландия, в 2016 году. На ней будет обсуждаться ход подготовки отчета об изучении имеющихся руководств и литературы, а также последствия пересмотра стандарта ISO 15489, имеющие отношение к сфере деятельности рабочей группы.

Стивен Кларк (Stephen Clarke)

Мой комментарий: Нужно сказать, что, начав с невыразительных первых набросков, в последнее время группа пошла более перспективным путем, и в результате может получиться нужный и полезный высокоуровневый документ, описывающий, в частности:

• Отдачу, которую организация получает от надлежащего проведения уничтожения/передачи документов;


• Взаимосвязь этой работы с менеджментом риска;


• Основные принципы уничтожения/передачи документов (без ненужной детализации на техническом уровне, которая только мешает в условиях «многоукладности» управления документами и быстрого устаревания технологий).

Источник: сайт технического подкомитета ISO/TC 46/SC 11
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/working-group-on-implementation.html