вторник, 15 марта 2016 г.

США: Национальные Архивы обновляют нормативную базу делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти


Как сообщила Лора Маккарти (Laura McCarthy) на международном форуме (листе рассылки) специалистов по управлению документами RECMGMT-L (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1603B&L=RECMGMT-L&P=R871&D=0&T=0 ), в «Федеральном реестре» (The Federal Register - официальное издание, публикующее законы, нормативные акты и их проекты) за 9 марта 2016 года Национальные Архивы США опубликовали извещение о подготовке изменений в подразделы 1223, 1224, 1227, 1229, 1232, 1233 и 1239 раздела B главы XII 36-й части Свода федеральных нормативных актов – это американские Правила делопроизводства в федеральных органах власти, см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/chapter-XII/subchapter-B ).


Текст извещения (ссылка: 81 FR 12432) доступен по адресу https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2016-03-09/pdf/2016-05150.pdf .

Национальные Архивы хотят пересмотреть установленные ими правила управления документами с тем, чтобы отразить изменения в технологиях, практике и организационной структуре. Это первый этап пересмотра, затрагивающий положения следующих подразделов:
  • Подраздел 1223 «Управление важнейшими документами»;

  • Подраздел 1224 «Программы окончательного решения судьбы документов»;

  • Подраздел 1227 «Типовые перечни документов с указанием сроков хранения»;

  • Подраздел 1229 «Авторизация уничтожения документов в экстренных ситуациях»;

  • Подраздел 1232 «Передача документов в центры хранения документации»;

  • Подраздел 1233 «Передача документов в Центр хранения федеральных документов Национальных Архивов, их использование и окончательное решение их судьбы»;

  • Подраздел 1239 «Помощь в выполнении программ и инспектирование».
Публичное обсуждение продлится до 9 мая 2016 года. Замечания и предложения можно подавать несколькими способами – через федеральный портал электронного законотворчества (Federal eRulemaking Portal, http://www.regulations.gov ); по электронной почте на специально выделенный адрес в домене Национальных Архивов; по факсу; также обычной почтой (если замечания представляются на бумаге либо съёмных носителях), а также лично или с курьером. Для идентификации следует указывать код RIN 3095-AB74 и ссылаться на Национальные Архивы.

Мой комментарий: Помимо редакционных изменений (упрощение языка, сведения в одно место терминологии и нормативных ссылок), бросается в глаза ликвидация бумажной формы SF 115 для согласования сроков хранения документов (теперь это делается через электронную систему ERA).

Изменился термин для обозначения важнейших документов – теперь будет использоваться «essential» вместо «vital», ради согласования с терминологией, используемой федеральным агентством по чрезвычайным ситуациям FEMA и устранения конфликта с толкованием термина «vital records» некоторыми другими федеральными органами исполнительной власти. Сами важнейшие документы (essential records) разделены на две группы – «документы для действий в условиях чрезвычайной ситуации» (emergency operating records) и «юридические и финансовые правоустанавливающие документы» (legal and financial rights records).

В подраздел 1224 по окончательному решению судьбы документов (уничтожению либо передаче на архивное хранение) добавлены положения на случай, когда проект или инициатива коллективно осуществляется несколькими государственными органами.

В подраздел 1227 добавлены положения о применимости типовых перечней в отношении документов, переданных на хранение в Национальные Архивы и подпадающих под действие положений пункта 36 CFR 1235.34.

В подраздел 1229 добавлен пункт о том, что если документы уничтожены в связи с боевыми действиями или их угрозой, то государственные органы должны передать в Национальные Архивы списки документов, которые могут быть и будут восстановлены; документов, которые будут использованы для их восстановления; и гарантии сохранности этих материалов до завершения процесса восстановления.

Вообще же американские Правила делопроизводства в федеральных органах власти – достаточно современный, написанный простым и ясным языком и ориентированный на высокоуровневые вопросы (а не технологические детали, как у нас) документ, который вполне мог бы послужить примером для подражания.

Источник: лист рассылки RECMGMT-L / сайт GPO
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1603B&L=RECMGMT-L&P=R871&D=0&T=0
https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2016-03-09/pdf/2016-05150.pdf

1 комментарий: