Обмен знаниями: Мнение архивистов и специалистов по управлению документами об открытых данных

Заметка Алишы Грин (Alisha Green) была опубликована 22 августа 2014 года на сайте фонда Sunlight Foundation.

Фото: Marcela Palma / Flickr

Более 2300 специалистов по управлению документами и архивистов из разных стран мира собрались на прошлой неделе в Вашингтоне (имеется в виду ежегодная конференция Общества американских архивистов – Н.Х.), чтобы поговорить о государственных документах и об управлении огромными объёмами новой информации, создаваемой с использованием информационных технологий. В ходе дискуссий на конференции стало ясно, что сообщество тех, кого интересуют открытые данные, может выиграть от установления контактов и от учебы у представителей сообщества специалистов в области управления документами и архивного дела. У нас много общих целей и проблем, связанных с поиском способов, позволяющих государственным органам лучше делиться информацией и обеспечивать её долговременную доступность.

Прошедшая на прошлой неделе конференция «Архивы/документы 2014: Обеспечение доступа» (Archives*Records 2014: Ensuring Access) представляла собой совместное мероприятие Совета руководителей архивных служб штатов и территорий (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциации специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA). Обсуждался широкий круг тем, от авторского права до проведения экспертизы ценности документов с целью отбора документов на постоянное хранение, - но дискуссии и обсуждения, наиболее актуальные для тех, кто интересуется открытыми данными, в основном касались электронных документов и метаданных.

Чем опыт управления электронными документами может быть полезен для открытых данных

Какое-то время назад стало ясно, что те, кто имеет дело со всеми этапами жизненного цикла документов, являются ключевыми заинтересованными сторонами в деле продвижения «открытых данных». Понимание того, как создаются документы, их контекста и ценности занимает центральное место в деятельности специалистов по управлению документами и архивистов, что позволяет им давать ответы на многие ключевые вопросы, возникающие на пути к открытию данных.

Они, например, уже подумали над тем, как оценивать и смягчать потенциальные правовые риски, связанные с раскрытием определенных видов информации. Архивистам и специалистам по управлению документами нередко приходится иметь дело с конфиденциальной или персональной информацией, начиная от кадровых документов и до статистики по преступности, и для каждого вида документов им нужно решать, в течение какого срока хранить информацию, и какая информация может быть сделана общедоступной. Разработка перечней документов с указанием сроков хранения и классификация документов по сериям (серии примерно соответствуют позициям в номенклатуре дел – Н.Х.) помогают сделать этот процесс управляемым. Сторонники открытых данных и те, кто вовлечен в опережающее раскрытие информации в сети, могли бы извлечь пользу из обсуждения с архивистами и специалистами по управлению документами такого рода процессов, реализованных для того, чтобы надлежащим образом обрабатывать конфиденциальную информацию, при этом публично раскрывая максимально возможное её количество.

Архивисты и специалисты по управлению документами также подумали и о затратах, связанных с хранением и коллективным использованием документов. На конференции, например, обсуждался вопрос о сбалансированной оценке оправданности долговременного сохранения информации, которая может помочь сторонникам открытых данных ответить на вопрос: перекрывает ли отдача от сохранения документов соответствующие расходы? На этот вопрос не всегда легко ответить, однако полученный ответ может стать отправной точкой для обсуждения того, какая информация должна быть постоянно доступна. Так, например, процесс принятия решений о способах обработки электронной переписки аппарата крупного государственного чиновника служит хорошей иллюстрацией тех шагов, которые выполняются в процессе отбора подлежащих постоянному хранению материалов. Электронные письма, приглашающие на чашку кофе и торт в комнату отдыха, обычно не столь ценны, чтобы их сохранять, в то время, как непосредственно связанная с принятием деловых решений переписка, безусловно заслуживает сохранения во времени в качестве контекста [деятельности организации], сколько бы это ни стоило.

Кроме того, архивисты и специалисты по управлению документами также знают (наверное, лучше, чем кто-либо из тех, кто вовлечен в управление жизненным циклом документов), как оценить ценность информации и учесть проблемы, связанные с длительным сохранением этой информации в условиях, когда технологии быстро меняются и появляется угроза того, что многие документы, которым не уделяется должное внимание, так и останутся в устаревших форматах. Нужно, чтобы специалисты по управлению документами, архивисты и сторонники открытых данных вели между собой диалог по поводу открытых форматов и возможности использования таких форматов для обеспечения доступности и сохранности документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Архивисты и специалисты по управлению документами изучают даже ещё только возникающие проблемные вопросы, например, о том, нужно ли (и как) архивировать в качестве документов материалы из социальных сетей, и как справиться с задачей архивации огромных объемов электронной почты. Сторонники открытых данных тоже думают над тем, как обращаться с этими документами, и здесь есть возможность для выработки согласованного всеохватывающего представления о том, как управлять этими новыми источниками информации. Мы знаем примеры успешного решения задач архивации контента социальных сетей и электронной почты, и видим, что многие другие организации обсуждают этот вопрос - это подчеркивают важность определения подходов к обработке таких данных в качестве документов, имеющих ключевое значение для понимания процесса принятия решений государственными органами.

Важность метаданных

В ходе многих проходивших на конференции дискуссий по поводу управления электронными документами также подчеркивалась важность метаданных, представляющих собой данные о данных. Метаданных помогают понять особенности создания и использования первичных данных. Мы все явно заинтересованы в том, чтобы обеспечить максимальную полноту и полезность метаданных, а также доверие к ним.

Некоторые участники конференции говорили о том, что считают метаданные инструментом, важным в первую очередь для них самих, поскольку от них часто требуется выполнять поисковые исследования для пользователей документов. Сторонники открытых данных могут счесть такой подход устаревшим, поскольку всё больше информации в опережающем порядке раскрывается в сети, и любой может получить к ней доступ и использовать её. Архивистам и специалистам по управлению документами нужно изменить своё представление о том, что метаданные важны только для них, - и сторонники открытых данных должны сыграть в этом идейном сдвиге ключевую роль, помогая им понять, что удобные для использования метаданные важны для всех.

Образование и продолжение разговора

Все, кто заинтересован в будущем доступа к документам, могут выиграть от появления совместных рекомендаций по этим и другим вопросам; и хорошей новостью является то, что сообщества специалистов по управлению документами и архивистов работают над созданием онлайн-хаба как раз для этой цели. Новый ресурсный центр в Интернете, разработанный Советом руководителей архивных служб штатов и территорий, призван помочь специалистам по управлению документами и архивистам, где бы они ни находились, взаимодействовать друг с другом и обмениваться опытом, руководствами и идеями относительно управления электронными документами. Этот ресурсный центр будет живым ресурсом, который будет расти, включая в себя полезные справочные материалы, такие, например, как описи, созданные в ходе каталогизации государственных и муниципальных документов.

Мой комментарий: Энтузиазм по поводу ресурсного центра кажется мне несколько избыточным. Как показывает опыт, архивисты и специалисты по управлению документами не склонны сломя голову бежать на новые ресурсы, как только те заработают. Владельцам нового ресурса придётся приложить массу усилий для того, чтобы наполнить его уникальным контентом и привлечь интересных людей – и только тогда он, возможно, станет популярным. Одних лишь описей для этого будет явно недостаточно :)

Сторонникам открытых данных следует использовать этот ресурсный центр для лучшего понимания того, что управление документами, архивное дело и открытые данные – все они являются частью нового жизненного цикла документов. Выложенная на ресурсе Концепция программы управления электронными документами штата (State Electronic Records Program Framework, http://rc.statearchivists.org/Content/Electronic-Records/SERP-Framework.aspx ), например, тесно увязана с целями открытых данных. В ней рассматриваются вопросы обеспечения сохранности электронных документов, доверия к ним, удобства использования, а также предотвращение сохранения документов в форматах, которые могут технически устареть. Знание о таком ресурсе, его коллективное использование, участие в его развитии и решение своих задач с опорой на подобные ресурсы будет иметь решающее значение для того, чтобы продемонстрировать, как пересекаются наши сферы деятельности.

Очень многому можно научиться, начав диалог между сообществами специалистов в области открытых данных, управления документами и архивного дела. Эти сообщества сталкиваются с похожими проблемами. Мы все чаще делимся в Интернете знаниями и ресурсами, и теперь пришло время согласовать нашу деятельность как групп, которые должны сыграть ключевые роли в решении задачи обеспечения долговременной сохранности документов и доступа к ним. От этого вся наша деятельность станет эффективнее.

Алиша Грин (Alisha Green)

Мой комментарий: Очень приятно видеть специалиста по открытым данным, который понимает ценность управления документами и архивного дела для решения своих задач. Думаю, специалистам по управлению документами и архивистам тоже нужно сделать шаг навстречу коллегам, и, в первую очередь, осознать, что наборы открытых данных – это тоже документы, отражающие деловую деятельность органов и организаций, многие из которых подлежат длительному и постоянному хранению.

Мы также можем многое сделать для того, чтобы наборы открытых данных естественным образом формировались и обновлялись в ходе нормальной деловой деятельности организации, а не были для неё, как сейчас часто случается, «инородным телом», отвлекающим силы и ресурсы от решения более насущных задач.

Источник: сайт фонда Sunlight Foundation
http://sunlightfoundation.com/blog/2014/08/22/sharing-the-knowledge-taking-notes-on-open-data-from-records-managers-and-archivists/