США: Каким должен быть специалист по управлению документами 21-го века?

Я уже рассказывала о ежегодной конференции Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), прошедшей в августе 2014 года (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/1.html ).

Как рассказал на блоге «Schedule» (  http://saarmrt.wordpress.com/ ) электронный архивист архивов университета Дьюк (Duke University, штат Северная Каролина) Мэтью Фарелл (Matthew Farrell – на фото), в рамках конференции было проведено заседание Круглого стола по вопросам управления документами (Records Management Roundtable, RMRT), на котором обсуждались следующие темы:

• Как заручиться поддержкой управления документами в Вашем учреждении (истории успеха, извлеченные уроки) - например, как наладить контакты с другими заинтересованными в управлении документами сторонами;


• Как добиться учета мнения архивиста при разработке и запуске системы или программы управления документами;


• Навыки управления документами в 21-м веке: Что они собой представляют, чего нам не хватает, и что мы можем с этим поделать?


• Методы и стратегии управления атипичными / нарождающимися видами документов, такими, как научно-исследовательские данные (этот вопрос был снят – Н.Х.);


• Обратная связь: что члены «Круглого стола» ожидают от руководящего комитета RMRT?

На блоге выложен краткий протокол этого обсуждения, см. https://docs.google.com/document/d/1G1YM8-kKGxAVfDulbCWmGLhA4--MkG96tG2ryP9yRqs/edit . Мне показалась наиболее интересной дискуссия по вопросу о том, какими должны быть специалисты по управлению документами в 21-м веке. Ниже приведен перевод соответствующей части протокола заседания.

3. Навыки управления документами в 21-м веке: Что они собой представляют, чего нам не хватает, и что мы можем с этим поделать?

Каковы они, навыки специалиста по управлению документами 21-века?

• Переговорщик


• Имеет базовые знания в области управления документами - при необходимости, обучение


• Должен понимать свою организацию


• Умеет говорить на языке ИТ
  
  
  • в степени, достаточной для того, чтобы встретиться с «ними» где-то далее «половины пути». Нет необходимости понимать на 90% и более.


• Способность определить, что является документом – вне зависимости от формата
  
  
  • например: переписка = электронная почта

Каких навыков не хватает сегодняшним специалистам по управлению документами?

• Большинство традиционных специалистов по управлению документами неуютно себя чувствуют в технической области и вопросах управления проектами
  
  
  • наборы навыков чрезвычайно важны
  
  
  • ситуация постоянно меняется, к ней надо всё время приспосабливаться


• «Мягкие» навыки управления деловой деятельностью - анализ бизнес-процессов и управление ими


• Определенные правовые знания и опыт - быть в состоянии авторитетно говорить о законодательно-нормативной базе


• Уметь также предлагать «морковку» - то, чем мы, специалисты по управлению документами, можем помочь в плане информационной архитектуры


• Понимание вопросов безопасности информационных технологий


• Знание «страшных» случаев, в которых аналогичные учреждения утрачивали документы, втягивались в судебные споры, сталкивались с утечками и другими инцидентами безопасности


• Понимание «больших данных» - как специалистам по управлению документами справиться с возможной угрозой со стороны больших данных?
  
  
  • Может отсутствовать потребность в удалении ненужных данных!!


• Умение сформулировать наши предложения по получению отдачи от хорошего управления документами


• Умение в полной мере донести стратегическое значение нашей деятельности


• Понимание истинных расходов – как в методологии расчета возврата на вложенные инвестиции, ROI - на хранению всего!!


• Умение согласовывать позиции с финансистами и юристами


• Умение определить приемлемое время поиска информации?


• Более тесное знакомство с управлением рисками
  
  
  • Тогда можно говорить с руководством на языке риска


• Умение взять на себя роль лидера и ответственность в нашей сфере компетенции и профессиональной деятельности
  
  
  • Занять место за столом


• Как лучше ознакомить персонал и подразделения с концепциями управления документами?
  
  
  • Как, отвечая в сотый раз на всё тот же вопрос, делать это доходчиво и задевая аудиторию за живое?


• Всё больше действующих специалистов уходит на пенсию


• Боязнь технологий – нужны специалисты по управлению документами с желанием экспериментировать в области ИТ

Что мы можем с этим поделать?

• Быть «хозяевами» нашего профессионального опыты, быть более напористыми


• Больше обучения и постоянного образования/повышения квалификации - больше возможностей, особенно в областях, смежных с ИТ
  
  
  • Концепции и руководства - необходимо уметь приспосабливать их к своим условиям и применять в работе (мы все находимся в разных условиях и ситуациях)


• Поощрять гибкость и желание пробовать новое


• Заменять термин «документы» на «подтверждения моего опыта»


• Ассоциации ARMA International – делать меньший упор на подготовку сертифицированных специалистов по управлению документами (CRM), уделяя больше внимания программе подготовки специалистов по полномасштабному управлению информацией (Information Governance Program, IGP)


• Управление бизнес-процессами - привлекать внимание к «морковкам»


• Адаптироваться к новым тенденциям и демонстрировать нашу полезность
  
  
  • вопросы интеллектуальной собственности, полномасштабного управления информацией,


• Нужно больше инструктивных семинаров, проводимых Обществом американских архивистов и другими организациями
  
  
  • практически полезные, чтобы полученные знания можно было сразу применить на рабочем месте
  
  
  • можно ли для этого использовать часть времени, отводимого на конференциях на секции и круглые столы?


• Развитие умения слушать и учиться

Источник: блог «Schedule»
https://docs.google.com/document/d/1G1YM8-kKGxAVfDulbCWmGLhA4--MkG96tG2ryP9yRqs/edit
http://saarmrt.wordpress.com/2014/09/01/saa-annual-meeting-unconference-discussion-better-late-than-never/