вторник, 23 сентября 2014 г.

Архивист США: Опубликованы дополнительные рекомендации по управлению электронной почтой


Руководитель архивной службы США Дэвид Ферьеро (David Ferriero – на фото) опубликовал данную заметку на своём блоге AOTUS 16 сентября 2014 года.

Я рад сообщить, что Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) выпустили вчера вечером совместный меморандум  по вопросам управления электронной почтой (см.  http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2014/m-14-16.pdf ),  адресованный главам федеральных министерств и независимых органов исполнительной власти.

В течение последние несколько недель данный вопрос привлёк к себе внимание в результате показаний, с которыми я выступил в комитете палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления. Помимо этого, к нам поступили вопросы от федеральных органов исполнительной власти, анализирующих наш бюллетень по поводу метода управления электронной почтой Capstone ( http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.) на предмет возможности  использовать этот подход в их условиях. Этот вопрос также важен в свете требования Директивы по управлению государственными документами (OMB M-12-18, http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf - о ней также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html  - Н.Х.) о том, чтобы к 31 декабря 2016 года обеспечить электронной управление всей электронной почтой (т.е. с этого момента хранить электронную переписку, в том числе длительного и постоянного срока хранения, можно будет только в электронном виде –Н.Х.).

Меморандум OMB и NARA от 15 сентября 2014 года

Меморандум ещё раз обращает внимание федеральных органов исполнительной власти на важность надлежащего управления ими своей электронной почтой, и включает в себя новый Бюллетень 2014-06 Национальных Архивов (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-06.html ), напоминающий руководителей федеральных ведомств о существующих руководствах и ресурсах NARA, помогающих управлять электронной почтой. Меморандум также напоминает государственным органам о приближении установленного Директивой крайнего срока и необходимости в связи с этим обеспечить соответствующую подготовку всех их сотрудников.

Мой комментарий: В меморандуме напоминается и о ещё об одном важном крайнем сроке – к 31 декабря 2019 года федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить управление всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном виде (т.е. уже нельзя будет решать задачу архивного хранения этих документов путем их распечатывания и сохранения бумажных копий).

Наш офис директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer, OCRO) руководит нашими усилиями по взаимодействию с федеральными органами исполнительной власти с целью выполнения всех поставленных в Директиве задач. Для получения дополнительной информации об этой работе и о других инициативах OCRO, пожалуйста, посетите их блог Records Express («Документный экспресс», http://blogs.archives.gov/records-express/ ).

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)

Мой комментарий: В свете недавних скандалов, связанных со случаями утраты электронной переписки (например, налоговой службой США), в меморандуме также разъясняется, что государственные органы обязаны делать при выявлении случаев утраты сообщений электронной почты – нужно известить Национальные Архивы об инциденте и его обстоятельствах.

Источник: блог Архивиста США «AOTUS»
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=5690

Комментариев нет:

Отправить комментарий