Федеральная налоговая служба утвердила порядок организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков

Приказом ФНС России от 28 июля 2014 года № ММВ-7-2/389@ утвержден «Порядок организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями».

Порядок вступит в силу с момента размещения в Фонде алгоритмов и программ (ФАП) ФНС России доработанного программного обеспечения. За это отвечает Управление информационных технологий в рамках реализации мероприятий по информатизации на 2015 год (п.1).

Методологическое сопровождение применения порядка будут обеспечивать (п.3 Приказа):

• Контрольное управление - в части организации хранения истребованных документов;


• Управление камерального контроля - в части организации хранения документов, представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями.

Порядок определяет основные положения и принципы организации учета, централизованного хранения и уничтожения истребованных документов на бумажных носителях при передаче их в Федеральное казенное учреждение «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России) (п.1).

Единицей хранения документов является папка (тара), а при многотомном размещении документов - совокупность папок (тары) (п.3).

Для справки: В правилах разъясняется:

• Папка - папка стандартного размера, предназначенная для хранения документов.


• Тара - папка нестандартного размера или иная тара нестандартного размера.

Мой комментарий: Отмечу, что ФНС в данном документе вводит новый вид единицы хранения документов – «тара». В действующих нормативных документах, регламентирующих хранение архивных документов в государственных и муниципальных архивах, единицей хранения архивных документов на бумажных носителях является дело.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

3.3.1. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:

единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку;

В новом терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 определение единицы хранения дано более широко, и «тара» под это определение тоже подпадает:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)

130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Перечень налоговых органов, централизованное хранение документов которых осуществляют Филиалы ФКУ, определяется ФНС России (п.2.1.1.1).

Транспортировка документов между налоговым органом и Филиалом ФКУ осуществляется по взаимному соглашению в соответствии с утвержденным Планом-графиком (п. 2.1.3.), который утверждается Филиалом ФКУ по согласованию с МИ ФНС России по КН, УФНС России.

Подготовка налоговыми органами документов, направляемых в Филиал ФКУ для централизованного хранения (п.2.2)

Документы, передаваемые в Филиал ФКУ для хранения, не подлежат сканированию или вводу данных (п.1). Решение о необходимости передачи в Филиал ФКУ документов на хранение принимает должностное лицо налогового органа, осуществлявшее работу с данным документом (за которым числится этот документ) (п.2).

Документы, передаваемые для хранения, должны быть укомплектованы в папки (п.3). Формирование папок осуществляется по принципу «документы, поступившие в ответ на конкретное требование» или «документы, поступившие с конкретной декларацией». При этом документы, поступившие в ответ на конкретное требование, размещаются в отдельную папку. Документы, поступившие с конкретной декларацией, также размещаются в отдельную папку.

Допускается использование нестандартной тары, при условии, что ее габариты допускают размещение на стеллажном оборудовании Филиала ФКУ.

Если общий размер документов превышает размер папки (тары), часть документа комплектуется в другую папку (тару) (многотомное размещение документов). Папки (тары), укомплектованные документами, поступившими в ответ на конкретное требование (с конкретной декларацией), имеют один и тот же уникальный номер, но разный номер тома.

Все документы, размещенные в одной папке (таре), будут иметь одинаковый срок хранения. Допускается использование папок (тары), полученных от Филиала ФКУ, с реквизитами, присвоенными Филиалом ФКУ (п.4).

К передаваемым папкам прилагается передаточная опись документов, составленная в 2-х экземплярах и подписанная уполномоченным сотрудником налогового органа (п.5).

Передаточная опись формируется с помощью программных средств налогового органа и содержит:

• Список передаваемых на хранение папок (тары),


• Сведения о требовании, на которое были получены документы или декларации, с которой были получены документы,


• Сведения о представлении документов налогоплательщиком (дата; номер письма, при наличии и т.п.),


• Дата, с которой в Филиале ФКУ будет исчисляться срок хранения,


• Штрих-код папки (тары),


• Количество томов и штрих-код самой передаточной описи.

При направлении на хранение документов, поступивших в ответ на требование, к передаточной описи может прилагаться список направляемых документов, также сформированный с помощью программных средств налогового органа, о чем делается отметка в передаточной описи.

Допускается формирование названных передаточной описи и списка с использованием технологии считывания регистрационных номеров документов (описи документов), папок (тары).

Если передаваемые для хранения документы не содержат список направляемых документов, то папки (тары) направляются в Филиал ФКУ в опечатанном виде.

Мой комментарий: Какой интересный пункт! Фактически налоговым органам предоставляется возможность передавать на хранение «кота в мешке» :)

Выдача документов Филиалом ФКУ по запросу налоговых органов (п.2.4)

Для получения папки (тары) с документами на бумажном носителе налоговые органы должны направить в соответствующий Филиал ФКУ электронный запрос (п.1), который имеет право направить только налоговый орган по месту нахождения (администрирования) налогоплательщика (п.2).

Филиал ФКУ, получив электронный запрос, подготавливает запрошенные папки и формирует акт приема-передачи папок (тары), выдаваемых из хранилища. Срок подготовки папок (тар) к выдаче не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения запроса. Срок выдачи папок (тары) может быть уменьшен при предоставлении налоговым органом обоснований (п.3).

Уничтожение документов и технологических данных с истекшим сроком хранения (п.2.6)

Процесс уничтожения документов инициируется на стороне Филиала ФКУ и включает в себя (п.1):

• Отбор документов для уничтожения с истекшим сроком хранения (сроки хранения документов, поступающих на централизованное хранение, регламентированы приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (с изменениями к нему));


• Формирование списка документов на уничтожение по результатам отбора и его направление в электронном виде на согласование в налоговый орган;


• Уничтожение документов по результатам согласования списка документов на уничтожение налоговым органом;


• Формирование протокола уничтожения документов и направление копий в соответствующие налоговые органы;


• Продление сроков хранения документов по результатам согласования списка документов на уничтожение налоговым органом или УФНС России.

Налоговые органы рассматривают представленный список документов на уничтожение и обеспечивают его согласование в месячный срок и направляют в электронном виде согласованный список документов на уничтожение в Филиал (п.2).

По результатам согласования списка документов на уничтожение налоговыми органами может быть принято решение о продлении сроков хранения документов, которое доводится до Филиала ФКУ в электронном виде.

Мой комментарий: ФНС предлагает новый подход к организации процедуры уничтожения документов по истечении сроков хранения:

• Отслеживать сроки хранения документов будет организация, которая хранит документы – Филиал ФКУ


• Принимать решение о возможности уничтожения документов и проводить экспертизу ценности документов будет налоговая инспекция – владелец этих документов;


• Вся процедура согласования списков документов на уничтожение проводится только в электронном виде:


• Установлен жесткий срок согласования списков на уничтожение – один месяц.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=166971