19 мая 2017 года технический комитет CN 171 «Вопросы архивации и управления жизненным циклом документа» (Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document) французского национального органа по стандартизации AFNOR (от Association Française de Normalisation – Французская ассоциация по стандартизации) объявил об официальной публикации нового стандарта NF Z 42-026, который даёт определение и устанавливает требования к услугам по верной и надёжной оцифровке бумажных документов и о контроле над оказанием этих услуг.
Мой комментарий: о подготовке стандарта NF Z42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/nf-z-42-026.html .
Каковы будут последствия этого? Данный стандарт определяет условия, которые следует соблюдать при оцифровке физических документов для того, чтобы обеспечить эквивалентность копии оригинальному физическому документу.
Кому стандарт адресован? Целевой аудиторией стандарта являются внешние поставщики услуг и их клиенты. Его задача – способствовать созданию файлов и метаданных, удовлетворяющих требованиям к верным и надёжным копиям, обеспечивая, таким образом, соответствие упомянутым нормативно-правовым актам. Кроме того, стандарт адресован экспедиционным службам тех организаций, которые хотят уничтожать бумажные оригиналы после сканирования. Стандарт применим как во внутренней, так и во внешней деятельности организаций.
Каковы будут последствия? Применение данного стандарта сделает возможным физическое уничтожение бумажные носителей, что позволит получить экономическую отдачу (благодаря, в частности, экономии на хранении бумажных документов).
Следует ли нам проводить предварительный анализ? Организация заинтересована в том, чтобы перед внедрением подобной практики проанализировать свою ситуацию с точки зрения процессов и связанных с ними рисков. Необходимо в этой связи иметь возможность устанавливать различные уровни важности и «чувствительности», выделяя важные документы (подписанные, являющиеся доказательствами, устанавливающие обязанности, ...) и менее ответственные. С этой целью мы обращаемся к положениям стандартов управления документами (ISO 30301, ISO 15489, ISO 26122, ISO 18128).
Необходимо ли использовать систему управления документами? Да, настоятельно рекомендуется использовать средства управления жизненным циклом документов и информации, которые могут быть как интегрированными в решение для управления данными, так и внешними по отношению к нему.
Нужна ли система электронной архивации (système d'archivage électronique, SAE)? Да, если требуется обеспечить доказательную силу, и при этом постоянно имеются существенные риски.
Нужен ли «электронный сейф» (coffre fort numérique, CFN)? В некоторых случаях да, особенно в качестве меры реагирования на ситуации высокого риска или на проблемы, связанные с отдельными категориями данных (персональные данные, медицинские данные и данные о здоровье, и т.д.). «Электронный сейф» также может являться дополнением к системе электронной архивации.
Дополнительную информацию можно найти в статье, опубликованной французским органом по стандартизации AFNOR, см. http://www.afnor.org/presse-juin-2017/fiabilite-copies-numeriques-afnor-livre-mode-demploi/
Пьер Фузо (Pierre Fuzeau)
Источник: блог «Mémoire & Savoir»
http://memoireetsavoir.blogspot.ru/2017/06/la-nf-z-42-026-vient-detre-publiee-ce.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий