США, штат Техас: Начато публичное обсуждение новых правил штата для электронных документов

Данная заметка руководителя отдела поддержки управления документами Сары Джекобсон (Sarah Jacobson – на фото) была опубликована 26 мая 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

Правила штата в отношении электронных документов (State Electronic Records Rules): Начался период официального публичного обсуждения обновлённых правил

Департамент управления документами в органах власти штата и в местных органах власти (State and Local Records Management Division, SLRM) извещает о намеченной отмене  действующих Правил штата в отношении электронных документов (это разделы 13 TAC §6.91-6.97 в Административном кодексе Техаса - Texas Administrative Code, представляющем собой свод нормативных актов, изданных ведомствами штата – Н.Х., см.  http://sos.state.tx.us/texreg/archive/May262017/Proposed%20Rules/13.CULTURAL%20RESOURCES.html#10 ) и принятии новых правил (13 TAC §6.91-6.98,  http://sos.state.tx.us/texreg/archive/May262017/Proposed%20Rules/13.CULTURAL%20RESOURCES.html#11 ). Предложения об отмене правил и замене их новыми будут опубликованы 26 мая 2017 года в «Реестре Техаса» (Texas Register, официальное издание, публикующее законы и нормативно-правовые акты штата – Н.Х, см. http://sos.state.tx.us/texreg/sos/index.html ) для официального 30-дневного публичного обсуждения.

Предлагаемая новая редакция правил стала результатом сотрудничества внутренних и внешних заинтересованных сторон, с использованием также замечаний и предложений, в неофициальном порядке представленных прошлым летом руководителями служб управления документами и информацией органов исполнительной власти штата.

Изменения не затрагивают Правила в отношении электронных документов для местных органов власти (13 TAC §7.71-7.79).

Замечания и предложения по данным предложениям в письменной форме следует направлять специалисту SLRM по планированию программ Нанетт Пфистер (Nanette Pfiester) на почтовый адрес п/я 12927, г.Остин (Austin), TX 78711; или по факсу - (512) 936-2306; или по электронной почте на адрес nanette.pfiester@tsl.texas.gov . Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас принимает письменные замечания и предложения, оправленные, согласно почтовому штемпелю, не позднее 30 дней с даты опубликования данного уведомления в «Реестре Техаса».

Сара Джекобсон (Sarah Jacobson)

Мой комментарий: В новой редакции техасских Правил я бы отметила следующее. Во-первых, это определение понятия «электронный документ штата» (13 TAC §6.92(4)):

Электронный документ штата - информация, подпадающая под определение «государственного документа штата», данное в Кодексе правительства штата Техас (Texas Government Code), §441.031 и §441.180, и хранящаяся в электронной форме, пригодной для компьютерной обработки, - включая продукты компьютерной обработки информации. Любой государственный документ может быть создан или сохранен в электронном виде в соответствии со стандартами и процедурами, утверждёнными Комиссией в качестве административных правил, в соответствии  с §441.189 Кодекса правительства штата Техас.

Дано интересное определение «метаданных» (13 TAC §6.92(9))::

Метаданные - данные, которые суммируют основную информацию о документе и могут способствовать его отслеживанию, поиску, проверке аутентичности, а также  работе с определенными документами или данными. Примеры включают (не ограничиваясь) сведения об авторе, дате создания и изменения, расширении имени файла и размере файла.

Определено, что такое структурированные и неструктурированные данные (13 TAC §6.92(14 и 15)):

Структурированные данные - данные, располагающиеся в фиксированных полях в документе или файле. Примерами структурированных данных служат реляционные базы данных и электронные таблицы.

Неструктурированные данные - Данные в электронных файлах, которые либо не имеют предустановленной структуры, либо не организованы заранее заданным образом. Такие файлы, как правило, содержат большие объемы текста и могут содержать документы органа исполнительной власти, даты, цифры и факты. Примерами неструктурированных данных являются документы, созданные программами подготовки текстов, графические файлы, презентации и аудиовизуальные материалы.

Сформулированы весьма разумные (и краткие!) высокоуровневые минимальные требования к управлению электронными документами, а также дополнительные требования, относящиеся к документами постоянного, длительного срока хранения и к важнейшим документам. Минимальные требования следующие (13 TAC §6.94):

§6.94. Минимальные требования для всех электронных государственных документов штата.

(a) Каждый орган исполнительной власти штата обязан:

(1) Управлять электронными государственными документами штата в соответствии с программой управления документами государственного органа и утвержденным указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении, вне зависимости от формата, системы или места хранения;

(2) Сохранять свои права собственности и нести ответственность за государственные документы вне зависимости от их происхождения и местоположения, включая, но не ограничиваясь, случаями использования облачных услуг и сайтов социальных сетей;

(3) Разрабатывать и поддерживать актуальную документацию на системы электронных документов, достаточную для того, чтобы идентифицировать, сохранять, читать, обрабатывать и мигрировать документы и обеспечивать своевременное, авторизованное окончательное решение судьбы электронных государственных документов (т.е. их уничтожение либо передачу на постоянное архивное хранение – Н.Х.);

(4) Обеспечивать легкодоступность и читаемость электронных государственных документов в течение всего срока их хранения государственным органом путем миграции или поддержки программного обеспечения, аппаратных средств и документации, необходимых для извлечения и чтения электронных государственных документов;

(5) Поддерживать описательные и технические метаданные для электронных государственных документов, необходимые для того, чтобы установленное целевое сообщество пользователей могло в полной мере понимать эти документы, - включая метаданные, необходимые для надлежащего обеспечения аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию, а также долговременной сохранности документов;

(6) Сохранять аутентичность, целостность, надежность и пригодность документов к использованию;

(7) Обеспечивать, чтобы электронные государственные документы легко извлекались и читались независимо от других документов в информационной системе или в системе хранения;

(8) Не использовать системные резервные копии, изготавливаемые для целей восстановления в случае катастроф, для исполнения требований в отношении хранения документов в течение установленных сроков, если только они не индексируются для обеспечения быстрого извлечения и не проверяются на регулярной основе; а также

(9) Требовать от всех третьих сторон - хранителей документов предоставления государственному органу описаний их планов по обеспечению непрерывности деловой деятельности и/или восстановления деловой деятельности после катастроф, в части защиты принадлежащих государственному органу важнейших  государственных документов.

(b) Любой технологический компонент для электронных государственных документов, разработанный, используемый или приобретенный государственным органом исполнительной власти, должен отвечать следующим требованиям:

(1) Поддерживать на протяжении всего срока хранения документов способность государственного органа соответствовать минимальным требованиям, указанные в подразделе (а) настоящего раздела, с целью обеспечения сохранности, легкодоступности и читаемости всех электронных государственных документов; а также возможность извлечения или миграции документов в максимально полной форме; а также

(2) Обеспечивать безопасность в интересах обеспечения аутентичности документов, в соответствии с положением Административного кодекса Техаса 1 TAC 202, касающегося программ безопасности.

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/05/state-electronic-records-rules-formal-comment-period-open/