Счета – фактуры, выставленные контрагенту на бумажных носителях, пока что нельзя хранить в электронном виде

Организации, работая активно в смешанном документообороте, сталкиваются с одним и тем же вопросом: как объединить в единый массив документы, созданные на бумаге и в электронном виде. Чаше всего бумажные документы сканируют, создавая, таким образом, единый информационный ресурс; но тогда у организаций появляется проблема - им приходится обеспечивать сохранность как бумажного подлинника, так и его электронной копии.

В одном из писем, направленных в Министерство финансов РФ, содержался вопрос о том, «вправе ли продавец выдать счет-фактуру покупателю на бумажном носителе, а второй экземпляр хранить в виде электронного образца, подписанного квалифицированной подписью руководителя организации?»

Департамент налоговой и таможенной политики министерства в своем письме от 30 мая 2017 года № 03-07-09/33048 отметил, что в случае составления и выставления покупателю счетов-фактур на бумажном носителе, хранение их вторых экземпляров в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, Налоговым кодексом РФ и «Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 не предусмотрено.

Мой комментарий: Вопрос организации касается возможности использования процедуры замещающего сканирования, позволяющей после создания по определенным правилам электронные юридически значимых копий бумажных документов провести уничтожение бумажных подлинников.

К сожалению, пока в нашем законодательстве подобная возможность закреплена только для листов, заполняемых при проведении переписей. Для всех остальных документов такая процедура не предусмотрена. Сейчас ряд регуляторов рассматривает вопрос о включении в законодательство норм, позволяющих проводить замещающее сканирование для наиболее массовых документов временного срока хранения., но пока что это только предварительные планы.

Несколько дней назад в прессе прошла информацию о том, что один из таких законопроектов, разработанный рабочей группой «Связь и IТ» Экспертного совета при правительстве России, уже проходит межведомственное согласование. Он предусматривает внесение изменений в закон «Об электронной подписи» и содержит нормы, разрешающие не хранить бумажные документы государственным органам, операторам связи и персональных данных, а также рекламораспространителям (см.: http://iz.ru/609138/vladimir-zykov/operatoram-sviazi-razreshat-khranit-skan-dokumenta-vmesto-bumazhnoi-versii ).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=168471