среда, 21 июня 2017 г.

Ответ на вопрос: Какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов, подтверждающих родство при обращении в архив?


Вопрос: Подскажите, пожалуйста, какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов,  подтверждающих родство заявителя при обращении в архив организации с просьбой предоставить доступ к личному делу и другим документам по личному составу бывшего сотрудника организации? Заявитель обратился в архив организации с запросом о предоставлении копии личного дела для составления родословной по материнской линии. Может ли организация представить копии запрашиваемых документов по бывшей сотруднице организации (умершей в 1971 году) без предоставления документов, подтверждающих родство? Спасибо.

Ответ: К сожалению, несмотря на то, что в ряде случаев от граждан требуется доказывать родственные отношения, я не нашла в нормативно-правовых актах какого-либо перечня документов, которые могут быть использованы для подтверждения родства.

В проекте «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (См.: http://regulation.gov.ru/projects#npa=62252 ) планируется установить следующее:
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам ограниченного доступа:

– содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа:
  • если пользователь является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

  • если пользователь является родственником – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, документов, подтверждающих родство, и письменного, оформленного в установленном законом порядке, согласия гражданина на доступ к указанным сведениям, либо документа, подтверждающего факт смерти гражданина;
На практике основными документами, однозначно доказывающими родство, являются записи актов гражданского состояния и документы, выдаваемыми на их основе органами ЗАГС, такие, как свидетельства о рождении; документы, отражающие смену фамилии и т.д. Надлежащим документом также будет судебное решение об установлении родства.

Как мне кажется, в зависимости от каждой конкретной ситуации, в список документов, подтверждающих родственные отношения, могут быть включены иные документы, например, справки, выданные органами ЗАГС или другими организациями, располагающими нужными сведениями. Наверное, можно считать подтверждающими документами и те материалы, которыми располагают сами архивы – записи в домовых книгах; данные о родственниках, которые содержатся в личном деле гражданина, в его автобиографии и т.п.

Факт установления родства может подтверждается совокупностью определенных документов. Другой вопрос, что архив, принимая решение самостоятельно, берет на себя определенный (хотя, наверное, небольшой) риск того, что могут найтись желающие привлечь архив к ответственности. Мне кажется, что в ситуации, когда имеется достаточно убедительный набор косвенных доказательств родства, но архив считает риск слишком большим, можно рекомендовать гражданину (и даже помочь ему с доказательствами) получить соответствующее судебное решение об установлении родства.

В данном случае, поскольку гражданин как раз занимается генеалогическими исследованиями, у него должны иметься данные хотя бы о части родственников.

Думаю, было бы правильно разработать с привлечением юриста внутренний нормативный документ архива, регламентирующий порядок установления родства, и согласовать его с вышестоящей инстанцией. Все равно это рано или поздно придётся сделать, поскольку подобных ситуаций будет всё больше. Наличие нормативного документа снизило бы вероятность скандалов с пользователями и позволило бы защитить сотрудников архива от исков о превышении полномочий, вымогательстве и т.п.

В общем, ситуация сейчас в этом вопросе непростая. Мы, архивисты, тоже люди, и по-человечески понимаем проблемы заявителей. Если совпадает ряд косвенных данных, и гражданин может предъявить хотя бы часть документов, я бы, возможно, в каких-то случаях, с учетом обстоятельств, предоставила ему копии документов – но понимая при этом, что любое доброе дело может быть сурово наказано :)

Хочу также предостеречь о следующем: известны случаи, когда собранная в архивах информация впоследствии использовалась для противоправных действий (например, попытки вымогательства у выявленных родственников; налёты «чёрных археологов» на выявленные воинские захоронения). Поэтому – будьте осторожны.

3 комментария:

  1. Почему-то многие забывают (или сознательно упрощают), но согласно ч.3 ст.25 Закона об архивном деле право доступа до истечения 75 лет имеет не любой родственник, а только наследник (который вообще может быть и не родственником) или с его разрешения иное лицо. Поэтому речь надо вести не о документах о родстве, а о документах о статусе наследника, частным случаем которых, впрочем, могут быть документы о родстве.
    А вот Закон об актах гражданского состояния, наоборот, установил, что в случае смерти гражданина получить повторные свидетельства и справки на него может любой родственник. Но Минюст для целей, указанных в статье, и выпустил приказ от 19.08.2016 N 194, правда, спустя почти 10 лет после принятия самого закона и не очень однозначный...

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, Вы правы, - однако, на мой взгляд, формулировка в ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дурацкая. Она исходит из того, что право контроля над персональными данными является частью наследства - что противоречит, например, позиции Евросоюза, где защита персональных данных расматривается как часть прав субъекта на защиту его чести и достоинства.

      Получается, что если кто-то откажется от материального наследства в пользу другого родственника, то потеряет право слова относительно доступа к персональным данным родственника, так? :)

      Удалить
  2. Такая формулировка не только в ФЗ об архивном деле, но и в ФЗ о персональных данных (ч.7 ст.9). То есть это не персональное видение вопроса Росархивом, а подход законодателя.
    Хотя, с другой стороны, как Вы правильно заметили, личные неимущественные права и другие нематериальные блага не могут входить в состав наследства (ст.1112 ГК РФ).
    С этим наследством вообще курьез у Росархива вышел, когда они в проекте «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» прописали, что для доступа к архивным документам наследнику по завещанию нужно предъявить свидетельство о праве на наследство "с указанием на соответствующий доступ к указанным сведениям" ))
    Пришлось делать замечание, вроде вняли.
    Кстати, ВНИИДАД недавно выпустил "Методические рекомендации по использованию архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)" (ВНИИДАД.– М., 2016). Интересно было бы ознакомиться с сим трудом, вдруг там эта проблема решена? :) Мне получить доступ к нему, к сожалению, не удалось...

    ОтветитьУдалить