Вопрос: Хочу актуализировать информацию по требованиям к организации архивного хранения электронных документов. Не могли бы Вы подсказать основные действующие нормативные акты, на которые нужно ориентироваться? И отдельно хотелось бы узнать, где описан порядок передачи электронных документов в Росархив?
Ответ: Прежде всего, хочу обратить Ваше внимание на то, что термин «архивный» (в отношении документов) у нас в законодательства определен нечётко, поэтому, кода мы говорим об архивном хранении электронных документов, стоит уточнить, что мы под этим понимаем.
Есть несколько вариантов. Согласно классическим правилам делопроизводства и архивного дела, в ведомственный архив должны поступать документы только длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения. В то же время большинство коммерческих организаций при создании архивов на эту норму не обращают внимания и хранят в ведомственных архивах те документы, которые считают важными для их деловой деятельности, - а то и вообще всю свою документацию.
Ситуация с нормативным регулированием архивного хранения электронных документов выглядит следующим образом.
Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 было утверждено новое «Положение о Федеральном архивном агентстве». В нормативно-правовом акте (п. 1) было установлено, что оно, в том числе, «осуществляет функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства». Была надежда, что за год ведомство сможет хотя бы начать решать проблему обеспечения долговременной сохранности электронных документов, но они не сбылись.
В интервью статс-секретаря - заместителем руководителя Федерального архивного агентства (Росархив) Олега Наумова, опубликованное PC Week 31 мая 2017 года (см.: https://www.weekit.ru/gover/article/detail.php?ID=195651 ), он ответил на вопрос о законодательно-нормативном регулировании вопроса хранения электронных документов:
PC Week: Итак, получается, что проблемы архивного хранения электронных документов остаются на том же уровне, что и раньше. Кто же их будет решать в первую очередь на нормативно-законодательном уровне?Согласно «Плану научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год», утвержденных приказом Росархива №166 от 30.12.2016 года (см.: http://vniidad.ru/Downloads/sovet/prikaz166.pdf ), ВНИДАД сейчас ведет разработку «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»
О. Н.: Росархив совместно с другими заинтересованными ведомствами. Мы работаем в этом направлении, и надеюсь, уже достаточно скоро будут видны практические результаты.
В планы ВНИИДАД также включена работа по подготовке новых «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», в которых в очередной раз будет сделана попытка урегулировать порядок передачи электронных документов на государственное архивное хранение.
Так что Росархив вроде бы и работает в этом направлении, но пока никаких результатов «на гора» за год не выдано.
Как мне кажется, сейчас больше надежд связано с Банком России, как с регулятором всего финансового рынка. В настоящее время он взялся за проработку вопроса хранения электронных документов всеми участниками финансового рынка.
На заседания подкомиссии но использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности 31 марта 2017 года, протокол № 146 (см.: http://minsvyaz.ru/uploaded/files/31032017146prnikiforov-nanikiforov-na.pdf ), была утверждена «Концепция хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка» (см.: http://d-russia.ru/tsb-razrabotal-kontseptsiyu-hraneniya-i-ispolzovaniya-elektronnyh-dokumentov-s-obespecheniem-ih-yuridicheskoj-sily-dlya-finansovogo-rynka.html ). Она была разработана в соответствии с планом мероприятий по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке, утвержденного заместителем председателя правительства Аркадием Дворковичем в мае 2015 года.
В рамках ее реализации Банк России планирует внести в 2017-2018 годах в законодательство нормы, в том числе связанные с организацией хранения электронных документов.
Что же касается реальной передачи электронных документов на хранение в государственные и муниципальные архивы, то источникам комплектования сейчас нужно в частном порядке договариваться со «своим» архивом, и лучше делать это заранее. Попадаются передовые архивы, которые действительно готовы, в меру своих технических возможностей, этим заниматься, и их число постепенно будет расти (потому, что органы власти, при которых состоят архивы, уже теряют терпение и начинают в ультимативном порядке требовать приёма их электронных документов на архивное хранение).
Источники: Сайт Минкомсвязи / сайт PC Week / сайт ВНИИДАД / сайт Экспертного центра электронного государства d-russia.ru
http://minsvyaz.ru/uploaded/files/31032017146prnikiforov-nanikiforov-na.pdf
http://d-russia.ru/tsb-razrabotal-kontseptsiyu-hraneniya-i-ispolzovaniya-elektronnyh-dokumentov-s-obespecheniem-ih-yuridicheskoj-sily-dlya-finansovogo-rynka.html
https://www.weekit.ru/gover/article/detail.php?ID=195651
http://vniidad.ru/Downloads/sovet/prikaz166.pdf
Представляется, что дан не совсем корректный ответ. Проблема действующих нормативных актов, регламентирующих "требования к организации архивного хранения электронных документов" не может решаться только Росархивом, даже, несмотря на п.6.4. Раздела II нового Положения о Росархиве. Этот функционал также находится и в компетенции, как минимум, Минкомсвязи, о чем и сказал Зам. Руководителя Росархива. Это первое обстоятельство. Второе, еще более занятное обстоятельство. Системы хранения данных – это комплексы программно-аппаратных решений, основу которых составляет специализированное оборудование, к которому "привязываются" программы. «Типовые требования» к аппаратной части в принципе не могут быть сформулированы без нарушения антимонопольного законодательства, и к тому же при быстрой смене технологических парадигм – формулирование таких требований практически бессмысленно! Третье. Пару месяцев назад я уже комментировал тему НИР, осуществляемой в этом году ВНИИДАД. В ней (в теме НИР) либо: а) смешаны два разных и объекта, сочетающиеся между собой лишь отчасти: требования к СЭД (т.е. к программному обеспечению) и требования к СХД (т.е. к программно-аппаратным комплексам); либо б) пропущено словосочетание «требования к программному обеспечению управления системами хранения электронных документов» (Кстати, обратите внимание, в упомянутой Концепции ЦБ речь идет именно об информационной системе (т.е. программном обеспечении), а не о системе хранения данных!). В первом случае – работа выполнена быть не может. Во втором случае объекты «уравновешиваются» (требования к ПО и требования к ПО), и тогда требования могут быть составлены. Но кто это будет писать? Хотя, это уже другой вопрос…
ОтветитьУдалитьИ последнее. Пример ЦБ, безусловно, хорош! Но вот если бы еще Росархиву, ВНИИДАД, а также федеральным и государственным архивам, с которыми автор предлагает «договариваться в частном порядке», такое же финансирование как в ЦБ, то и проблема нормативного регламентирования, глядишь, была бы решена! А пока мы с интересом наблюдаем попытки, например, Администрации Ростовской области организовать с помощью компании ЭОС прием на постоянное хранение электронных документов Гос. Архивом Ростовской области, который не то что СХД не имеет, а до недавнего времени так и вообще нормального входа в здание архива был лишен…
Я приветствую альтернативные точки зрения! :)
Удалить(1 из 3) Что значит «не может решаться только Росархивом», если именно он наделен на федеральном уровне соответствующими полномочиями? Это его обязанность - иной вопрос, почему он её не выполняет, вообще способен ли, и когда с него за это спросят.
Система гос.управления на федеральном уровне выстроена таким образом, что ФОИВы обязаны исполнять только те функции, которые закреплены в Положениях о них. К сожалению, Ваше утверждение о компетенции Минкомсвязи не соответствует действительности: в «Положении о Минкомсвязи РФ» (утв. постановлением Правительства от 02.06.2008 №418) никаких обязанностей заниматься нормативно-правовым регулированием на федеральном уровне вопросов делопроизводства и архивного дела на мин-во не возложено. Без этого, например, невозможно зарегистрировать НПА в Минюсте.
Достаточно частое упоминание в «дорожных картах» по совершенствованию законодательства «заинтересованных ведомств» просто резервирует возможность их привлечения как советчиков и критиков, - но не думаю, что кто-нибудь из них захочет полностью взять всю полноту ответственности за разработку НПА по архивному хранению.
(2 из 3) Я считаю, что любая сколько-нибудь серьёзная информационная система – это мало того, что программно-аппаратный комплекс, но она также включает нормативную базу и обученных пользователей. В этой связи я не согласна с тем, что СЭД – это только ПО; и во всех авторитетных мировых требованиях к СЭД есть такие, которые не могут быть удовлетворены одним лишь ПО.
УдалитьГрамотно сформулированные требования к аппаратной части никак не нарушают антимонопольное законодательство (есть масса примеров таких требований в успешно проведенных закупках) - просто не нужно умышленно подкручивать их под продукцию определенного поставщика :)
Интересен вопрос об осмысленности требований к аппаратной части в свете быстро меняющихся технологий. Я считаю, что такие требования не только возможны, но и есть многочисленные примеры из практики – в эту категорию попадают требования к быстродействию системы, объемам хранения, эффективности поиска и т.п. Для госорганов есть законодательно установленные архитектурные требования по безопасности.
(3 из 3) Росархив не получит финансирование «как ЦБ» просто потому, что уже лет 10 работает, в качестве методического центра делопроизводства и архивного дела, хуже чем вхолостую. Деньги могут придти вместе с реальной отдачей.
УдалитьКстати, ежегодно из программы «Культура России» на научно-исследовательские работы Росархиву выделялось около 12-15 млн. рублей, которые он успешно «осваивал» … :)
Я считаю, что при умелом сочетании правовых, организационных, технических и образовательных мер можно принять и обеспечить сохранность электронных документов с использованием любой технологии, хоть 8-дюймовых дискеток. Росархив же пока не предложил ни одного опробованного на практике варианта – и не предложит, поскольку своего опыта нет, а чужой не изучается. Регионы быстрее найдут работоспособные решения самостоятельно, а те, что будут сидеть и ждать «счастья» от федерального центра, утратят огромные пласты ценной документации.
Комментарий Анонима № 1 (поскольку в дискуссии принимают участие несколько Анонимов) к ответу Н.А.Храмцовской.
УдалитьИтак: 1 из 3. Скажите, а Вам что-нибудь говорит Распоряжение Правительства от 7 октября 2015 года №1995-р? Кстати, многим государственным архивам на местах в настоящий момент предложено рассматривать возможность организации хранения электронной информации именно в данных ЦОДах.
Далее. Чем занимается Минкомсвязь - вопрос неоднозачный. Вот к примеру, согласно сайту Минкомсвязи, среди направлений его деятельности министерства есть и "оцифровка архивов" (http://minsvyaz.ru/ru/activity/directions/364/). (Речь идет об оцифровке фонда Гостелерадио). Интересно, а чем (какими нормативами?) руководствуются исполнители этих работ? Полагаю, что теми, которые в свое время разрабатывал ВНИИТР - структура, которая выполняла работы и в рамках ФЦП Миннауки, и в рамках ФЦП Минкомсвязи.
2 из 3. Вы можете полагать что угодно. И абстрактные ссылки на мировой опыт свидетельствуют исключительно о поверхностном знании. Опять же, Вы сами себе противоречите: с одной стороны настаивая на исключительной обязанности Росархива формулировать требования к СХД, а с другой - ссылаясь на законодательно установленные требования по безопасности аппаратной части СХД (интересно узнать, в курсе ли Вы, какое ведомство их разрабатывало?)
3 из 3. Сохранность 8-дюймовых дискеток, равно как и машинограмм, и листингов, и даже тонваликов не означает сохранности и воспроизводимости записанной на них информации. Очень жаль, что человек, позиционирующий себя в качестве "эксперта" в данной области не знает смысла и содержания термина "хранение архивных документов"...
К вопросу о том, что "своего опыта нет, а чужой не изучается" (или о незнании историографии, в котором я Вас уже упрекал). Росархив (тогда в лице ЦГАНХ, входившего в систему Государственной архивной службы СССР) предложил и ОПРОБОВАЛ вариант хранения электронных данных ажно в 1984 г.! Сейчас высказанная сотрудниками ЦГАНХ идея о методах обеспечения сохранности и воспроизводимости в процессе хранения электронных данных стала общеупотребимой, она даже зафиксирована в стандарте ISO 13008:2012, локализованном ЭОС в 2015 г.
Впрочем, думаю, я Вас не убедил...
И, последнее, Наталия Александровна,(или Наталья? Извините, не знаю, как правильно, а детское/полудомашнее "Наташа" в серьезной дискуссии не приемлю) Ваши комментарии были наглядным свидетельством Вашего крайнего раздражения. А как известно, Iuppiter iratus ergo nefas!
За сим, с уважением, Аноним № 1
Ваши неловкие потуги на троллинг мне неинтересны, так что на них не отвечаю.
УдалитьПро «Концепцию перевода обработки и хранения государственных информационных ресурсов, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в систему федеральных и региональных центров обработки данных» я писала два года назад (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_11.html ). За два года в дополнение к концепции ничего нового не появилось.
В принципе ЦОД, способен обеспечить инфраструктурную платформу для электронного архива. Но вот вопрос: какое программное обеспечение Вы сейчас туда установите? Мне очень любопытно услышать Ваш ответ :)
Предлагаю вариант - довести до ума "Архивное дело" известного Вам разработчика, а заодно (как Вам указал ранее кто-то из оппонентов) доработать ТЗ на ПК АФ
УдалитьИ еще - помилуйте, сударыня! Троллингом я не занимаюсь. Стар для подобных глупостей. Я хочу лишь обратить внимание уважаемого эксперта на несоответствие фотографии и "жеманно-вольнодумственной" (А.П.Чехов) подписи.
Добрый день. Вопросы по публикации:
ОтветитьУдалить1. Уточните, пожалуйста, что подразумевается под "ведомственным архивом" и какое отношение к ним имеют коммерческие организации, которые, согласно Вашему тексту "...
при создании архивов на эту норму не обращают внимания и хранят в ведомственных архивах те документы, которые считают важными для их деловой деятельности, - а то и вообще всю свою документацию."
2. Банк России будет решать упомянутый Вами вопрос только в части выполнения своих функций, не более.
То есть "проработка вопроса хранения электронных документов всеми участниками финансового рынка" - это обязанность ЦБ, а не добрая воля.
3. Вы пишете"Попадаются передовые архивы, которые действительно готовы, в меру своих технических возможностей, этим заниматься, и их число постепенно будет расти (потому, что органы власти, при которых состоят архивы, уже теряют терпение и начинают в ультимативном порядке требовать приёма их электронных документов на архивное хранение)".
Уточните, пожалуйста, что такое "передовые архивы", с какие технологиями и на какой технике они работают? И как наличие возможностей архивов, о которых Вы пишите, напрямую зависит от потери терпения органов власти?
1) Притянутая «за уши» придирка. Речь шла о традиции, и она для всех организаций у нас одна и та же.
Удалить2) Ошибаетесь – законодательство в части функций Банка России стоит изучить получше :)
3) Напишу, если и когда сочту нужным :) Я предпочитаю делиться информацией с теми, кто заинтересован делать реальное дело (их, к счастью, становится все больше), а не с «вечно обиженными».
1. Дословная ссылка была исключительно на Ваш текст. Пишите аккуратнее.
Удалить2. В чем конкретно я ошибаюсь? В зоне ответственности ЦБ РФ?
3. Уход от ответа.
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст.89 ч.2) устанавливает, что «общество хранит документы … по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России».
УдалитьПри ссылках на законодательные акты надо смотреть всю историю вопроса и понимать, откуда взялась та или иная норма.
УдалитьФраза "установлены Банком России" была внесена в 208-ФЗ Федеральным законом от 23.07.2013 N 251-ФЗ
взамен фразы "федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг", и предписывала заменить указанную выше фразу словами "Банком России", так как функции ФСФР стали с некоего периода функционалом ЦБ РФ. Т.о. ЦБ РФ выполняет свои функции. В чем ошибка?
Действительно не понимаете? Банк России тем самым уполномочен регулировать вопросы делопроизводства и архивного хранения в акционерных обществах, т.е. именно он (а не, скажем, некий Росархив) является регулятором для всего российского крупного и среднего бизнеса! :)
Удалить"Некий Росархив", в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, вопреки Вашему мнению, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства... (см.: http://archives.ru/about.shtml).
УдалитьПолагаю, что то, о чем вы пытаетесь написать, относится к несколько иной области, а именно: ЦБ РФ, согласно п. 10.2 Статьи 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ (ред. от 01.05.2017) "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", кроме регуляторных функций финансового рынка и контроля организаций, осуществляющих деятельность на фин. рынке (банки и банковские группы, страховые компании, НКО, брокеры и проч.), "осуществляет регулирование, контроль и надзор в сфере корпоративных отношений в акционерных обществах".
Но это совершенно не означает, что функции ЦБ РФ пересекаются или дублируются с функциями Росархива, поскольку зона ответственности ЦБ РФ все же в явном виде соотносится с вопросами регулирования в области финансов.
В части корпоративно управления Банк России разместил на свое сайте документ обзорного характера: https://www.cbr.ru/finmarkets/files/issue/Review_17042017.pdf.
За три года до этого (в апреле 2014 года) Банк России рассылал письмо за №06-52/2463 "О Кодексе корпоративного управления", в котором говорилось, что проект Кодекса носит рекомендательный (!) характер.
Кодекс содержит две нормы относительно хранения документов. Первая из них касается вопросам организации предоставления информации членам Совета директоров общества:"...члены совета директоров имели возможность получить всю необходимую информацию, а также запрашивать информацию у общества и оперативно получать ответы на свои запросы. Все члены совета директоров должны в равной степени иметь право доступа к документам общества и подконтрольных ему юридических лиц."
Вторая - функций корпоративного секретаря.
Читайте внимательно закон «Об акционерных обществах», ст.89 «Хранение документов общества», а также статью 23.74 КоАП – обратите внимание, кого имеет право наказать Банк России, а кого Росархив. Не менее полезно полистать реальные судебные решения по ст.13.25 КоАП и посмотреть, вспоминают ли вообще судьи о Росархиве :)
УдалитьВ целях снятия дальнейших восклицаний и вопросов предлагаю открыть и посмотреть реальную информацию по административному производству ЦБ РФ: https://www.cbr.ru/finmarket/supervision/sv_adm_proc/
Удалить•Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов (ПАО СК «Росгосстрах», ООО «Страховая компания «Согласие». САО «ВСК», и прочие участники финансового рынка).
Иные статьи, по которым ЦБ РФ возбудил административное производство:
•Статья 14.24. Нарушение законодательства об организованных торгах;
•Статья 15.19. Нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках;
•Статья 15.20. Воспрепятствование осуществлению прав, удостоверенных ценными бумагами;
•Статья 15.23.1. Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров, участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью и владельцев инвестиционных паев закрытых паевых инвестиционных фондов;
•Статья 15.25. Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования;
•Статья 15.26.1. Нарушение законодательства Российской Федерации о микрофинансовой деятельности;
•Статья 15.27. Неисполнение требований законодательства о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
•Статья 15.29. Нарушение требований законодательства Российской Федерации, касающихся деятельности профессиональных участников рынка ценных бумаг, репозитария, клиринговых организаций, лиц, осуществляющих функции центрального контрагента, акционерных инвестиционных фондов, негосударственных пенсионных фондов, управляющих компаний акционерных инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов или негосударственных пенсионных фондов, специализированных депозитариев акционерных инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов или негосударственных пенсионных фондов;
•Статья 15.30. Манипулирование рынком;
•Статья 15.34. Сокрытие страхового случая;
•Статья 15.34.1. Необоснованный отказ от заключения публичного договора страхования либо навязывание дополнительных услуг при заключении договора обязательного страхования;
•Статья 19.5. Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль.
Что касается Ст. 89 «Хранение документов общества» (208-ФЗ), то решение о привлечении к ответственности часто выносятся по тем же статьям, которые указаны выше. Н-р, ч. 1 статьи 15.19 КОАП (см ВС РФ № 306-АД16-7035 ПОСТАНОВЛЕНИЕ г. Москва 29.08.2016, и др.).
Кроме предоставления документов по запросов контролирующих органов и органов, осуществляющих надзорные функции, документы могут истребовать суды, акционеры, и т.д.. В каждом конкретном случае надо дополнительно смотреть законодательные акты, регулирующие конкретную область.
Об административной ответственности за непредоставление, нарушение порядка и (или) сроков предоставления хозяйственным обществом по требованию участника информации см. часть 1 статьи 15.19, части 2 и 11 статьи 15.23.1 КоАП РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).
Документы акционерного общества, а также копии таких документов предоставляются в случаях, указанных в ст. ст. 76, 84.7, 84.8, 91 Закона об АО, п. п. 2, 5 Указания N 3388-У, п. 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144.
В качестве наглядного примера можно посмотреть Решение Верховного суда: Определение N 307-ЭС14-5739 от 25.12.2014 Судебная коллегия по экономическим спорам, кассация.
Таким образом, ЦБ РФ действует четко в соответствии с заявленными функциями, т.е. он осуществляет регуляторные и контрольные функции на финансовом рынке и в отношении участников финансового рынка.
Очень рекомендую не просто "полистать" и транслировать законодательство и нормативно-методические акты, но и изучать и анализировать.
Слов очень много - но что конкретно Вы пытались сказать? Вы считаете, что Банк России не является для АО регулятором по вопросам управления документами? Вы считаете, что у Росархива есть полномочия наказывать АО? Правильно ли я Вас поняла?
Удалить