пятница, 30 июня 2017 г.

Ответ на вопрос коллеги: Рекомендации ВНИИДАД и контейнерные форматы


Вопрос: Я ознакомился с некоторыми методическими рекомендациями ( http://archives.ru/documents/methodics.shtml ). С точки зрения форматов, для долгосрочного хранения рекомендуется использовать:
  • XML (включая XSD/XSL/ XHTML),

  • PDF/A-1 (ISO 19005-1) (*.pdf)

  • PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) (*.pdf)
и при этом формировать контейнер электронного документа (zip-папку), которая содержит:
  • файл электронного документа в формате архивного (долгосрочного) хранения;

  • файлы электронных подписей;

  • файлы проверки электронных  подписей,  подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи.
Как Вы думаете, стоит ли «закладываться» на эти рекомендации при проектировании системы?

Ответ:  Приведенные Вами рекомендации содержатся в следующих документах, разработанных ВНИИДАД в 2013 году:
Рекомендации, на мой взгляд – это всё-таки или система высокоуровневых принципов и требований, и/или описание конкретной технологии, которая опробована на практике. К сожалению, в данных документах детали проведения работы по формированию контейнера не описаны, практического опыта приема/передачи на архивное хранение электронных документов в таких контейнерах нет, судебной практики тоже нет. Кроме того, ни слова не сказано о том, что с этими контейнерами затем делать бедному архиву! Контейнеры можно рассматривать и как единицы хранения, и всего лишь как средство передачи документов в архив. В общем, как мне кажется, опираться на упомянутые методические документы при организации практической работы пока преждевременно.

Очень важно, что под данными рекомендациями нет никакой правовой почвы, и Вы можете использовать их исключительно на свой страх и риск. Однако ровно на тех же основаниях – на свой страх и риск - Вы можете использовать и авторитетные международные стандарты и рекомендации!

Отмечу, что в мире вполне успешно используется несколько подходов к передаче электронных документов на архивное хранение. Там, где считают важной возможность передавать, обрабатывать и/или хранить каждый архивный документ (или группу документов, например, дело) вместе со всеми его метаданными и прочей информацией как единый защищённый электронный объект, – и таких архивов сейчас большинство, - используются контейнерные форматы. Есть разные форматы такого рода – это и ZIP, и XML, и форматы собственной разработки. Внутренняя структура информации в контейнере у каждого своя; она выбирается в зависимости от поддерживаемых функциональных возможностей, и разнообразие здесь огромное. Есть, например, страны, где контейнерные форматы изначально используются для создания и оперативной работы с документами в делопроизводстве, а впоследствии документы в этом же виде уходят и на архивное хранение. Длительно работающие электронные архивы обычно где-то раз в пять лет пересматривают структуру своих контейнеров в связи с изменением потребностей и технологий.

Важен следующий момент: при длительном архивном хранении формируются дополнительные заверенные копии документов в новых форматах, создаются дополнительные метаданные – соответственно, встает вопрос о том, как дополнять защищённые контейнеры этой новой информацией.

Есть иные варианты, когда способ передачи ориентирован не на отдельный документ, а сразу на большой массив документов, без использования контейнеров. Базовый стандарт электронной архивации OAIS (ISO 14721) в качестве основных понятий использует «сдаточный информационный пакет» (SIP), «архивный информационный пакет» (AIP) и «дистрибутивный информационный пакет» (DIP), однако не настаивает на том, чтобы это были физические сущности (т.е. они могут существовать как логические, виртуальные объекты).

Контейнерные форматы не всегда технически применимы - они, например, скорее всего, не помогут в случае, когда на архивное хранение придётся принимать большие и сложные базы данных.

Коротко отмечу также следующее:
  • Уже существует 4 основных варианта форматов семейства PDF/A, каждый из которых имеет свои подварианты, и каждого - свои достоинства и недостатки. По мере появления новых вариантов базового формата PDF тут же будут появляться и новые разновидности формата PDF/A;

  • PDF/A годится не для всех документов;

  • Для определенных видов документов открытых форматов для долговременного хранения просто нет (например, для САПР-чертежей). В то же время для технических документов существует своя, специализированная версия формата PDF для длительного хранения.

  • Если оригиналы были подписаны усиленными подписями, их всё равно придётся хранить в оригинальном формате (возможно, изготавливая дополнительные заверенные копии в иных форматах для удобства использования и для обеспечения долговременной сохранности).
Главная рекомендация следующая: документы длительного и постоянного срока хранения нужно (если возможно) изначально создавать в форматах, пригодных для долговременного хранения!

Принципиальная ориентация на контейнерные форматы – вполне нормальный выбор. Однако о том, что это будет за контейнер, и каким образом информация в нём будет структурирована, придётся подумать самостоятельно.

Наверное, стоит сразу «заложиться» на то, что первые варианты контейнеров окажутся не совсем удачными, и первые партии таких контейнеров со временем придётся переформатировать в контейнеры более позднего образца. Этого бояться не нужно, важно лишь позаботиться о том, чтобы подобное переформатирование было возможно без ущерба для целостности, аутентичности, юридической значимости и доказательной силы документов.

35 комментариев:

  1. Анонимный30 июня 2017 г., 9:43

    По сути, следующее получается: форматов для долговременного (паче чаяния - постоянного) хранения именно документов электронных нет (отвечающих нашему законодательству), опираться на "серые зоны" - риск, документы Архивного фонда РФ в эл. виде архивы не принимают. А трак - делайте, что хотите, что выгодно организации, а это вопрос к юристам.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Примерно так! Но, поскольку за несохранение документов и по головке не погладят, и (в бизнесе) возможны огромные убытки, и этот риск больше – то что-то делать всё равно придётся :)

      Удалить
  2. Анонимный30 июня 2017 г., 14:48

    В некоторых случаях не погладят и за сохранение) В последнее время самая востребованная квалификация - легитимного уничтожителя документов и баз данных)

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный1 июля 2017 г., 19:27

    Видимо, снова придется давать «комментарии к комментарию» нашего уважаемого эксперта…
    1. Форматов долгосрочного хранения электронной информации вообще (и электронных документов, в частности) нет, и скорее всего, никогда не будет. Если, конечно, мы не рассматриваем файлы типа ascII или bmp… И это не проблема законодательства или консерватизма мышления авторов нормативных документов. Отнюдь! К сожалению, это "расплата" за технический прогресс...
    2. Надеяться на то, что в каком-либо законе появится конкретика, достаточная, чтобы на его (закона) основе создавать развернутые МР, наивно. Формулировки законов со времен классического Римского права (а российское законодательство является, в том числе, и его наследником) всегда давались очень общо. Те же требования распространяются и на многие подзаконные акты.
    3. Конкретика появляется только в документах типа «Требований», исполнение которых совершенно не обязательно. К слову, конкретные форматы электронных документов, которые должны быть использованы в СЭД ФОИВ, приведены в утвержденных Приказом Минкомсвязи (!) от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (http://base.garant.ru/55172574/#friends). Замечу, что в этом документе речь не идет ни о каком контейнере (как транспортном средстве или «упаковке для хранения»). Зато указаны 4 формата для электронных документов: pdf, rtf, doc, tiff. Как Вы понимаете, 3 последних формата никакой цифровой подписи содержать не могут, и каким образом, кем и на каком этапе они будут преобразованы в «форматы долгосрочного архивного хранения», а тем паче – контейнеры, остается загадкой… И для архивистов тоже…
    Есть и еще один достаточно любопытный момент. В ситуации, когда правительственные структуры настаивают на использовании ПО с открытым кодом, применение указанных форматов становится проблематичным. Зато все активнее распространяется другие форматы – odf (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0». - http://minsvyaz.ru/ru/events/27931/), odt…

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. «Замах на рубль, удар на копейку» … и к тому же полное непонимание технологии ЭЦП/УЭП … Насчёт «широкого» распространения ODF сами придумали, или можете подтвердить это более чем смелое заявление фактами? В интернете ODF-файлы (.odt) искать никогда не пробовали? :)

      Удалить
    2. Анонимный2 июля 2017 г., 10:50

      Уважаемый эксперт, не могли бы вы оперировать литературными метафорами и образами? Фольклорные цитаты, безусловно, хороши, но в меру. Это первое. Второе. Насчет непонимания - боюсь, что это отсутствие технического образования играет с Вами злую шутку... И, наконец,про odf. Пару лет назад в докладе на DocFlow (найду - Пришлю Вам ссылку) была представлена карта мира, на которой отмечены страны, где данный формат в элдокументообороте превалирует. Впечатлило... Как и знакомство с системами эл.док-та крупнейших корпораций (был грех, смотрел и немецкие, и английские корпоративные системы в работе, да и на Cebit регулярно езжу) Кстати, почему я должен искать эти форматы файлов в Интернете - я не понял...

      Удалить
    3. Вы где-то что-то видели, - уж не вспомнить, где, когда, что именно и из какого источника? Мощный аргумент! :)

      Отвечаю на вопрос про Интернет: потому, что это хороший индикатор реальной популярности форматов.

      Удалить
    4. Анонимный2 июля 2017 г., 21:45

      Обещал - выполняю (в отличие от большинства Ваших утверждений, мои ВСЕГДА основаны на источниках). Каюсь и посыпаю свою буйную голову пеплом - доклад, представленный на DocFlow, уж, извините, не нашел, зато откопал в своих анналах тот источник, на который ссылался автор того доклада: http://www.loc.gov/preservation/resources/rfs/?loclr=blogsig. Кстати, вот здесь представлены факторы, по которым оценивается "устойчивость форматов электронных документов", в том числе с позиции долгосрочного хранения: https://www.loc.gov/preservation/digital/formats/index.shtml. А вот ссылка на источник, в котором указаны страны, ОФИЦИАЛЬНО принявшие указанный формат в качестве "обязательного или рекомендованного для документов, создаваемых и редактируемых в системах электронного правительства". И, наконец, для плохо знающих английский - практически та же информация, но на русском языке: http://naar.ru/news/opyt-ODF-rekomendovannyi-format-dlia-dolgovremennogo-khraneniya-elektronnykh-dokumentov/
      Надеюсь, я не только развлек Вашу аудиторию, но и в очередной раз доказал несостоятельность многих Ваших суждений.

      Удалить
    5. Коллега, то, что многие страны включили ODF в списки допустимых форматов, известно давно. Менее известно, что ряд стран в принципе не считает редактируемые форматы DOCX и ODF подходящими. Включение в некие списки и реальное широкое использование формата, однако, несколько разные вещи, не так ли? ODF и у нас некоторыми ведомствами включён в такие списки, ну и что?

      Характеристики подходящих для длительного хранения форматов тоже известны (кстати, реальные электронные архивы относятся к ним критически, поскольку жизнь сложнее, чем красивые теории, и широкая поддержка проприетарного формата многими разработчиками порой перевешивает любую «открытость»).

      Таким образом, Вы показали, что дружите в Гуглом (и я это одобряю), но фактов, подтверждающих широкое распространение ODF привести не смогли :)

      Удалить
    6. Анонимный3 июля 2017 г., 8:30

      Ваш комментарий в стиле похлопывания по плечу очарователен, но те ошибочные утверждения, на которых Вас поймали, так и остались без ссылок на источники. Впрочем, это Ваша "экспертная" манера ведения дискуссии. �� Подтверждение факта широкого распространения форматов бессмысленно искать в Интернете - корпоративные электронные системы с ним не связаны... Но поскольку Вы, как я понимаю, изучаете зарубежный опыт, представленный исключительно он-лайн, без работы так сказать "на земле", т.е. В зарубежных компаниях-интеграторах, разработчиках и пользователях этих систем, то у Вас и возникает такое искревленное представление. Впрочем, как и о зоне ответственности российских ФОИВ и ЦБ (отдельное спасибо коллеге из ЦБ, который дал комментарий). За сим желаю Вам теснейшего общения с Гуглом, как "наидостовернейшим" источником информации!

      Удалить
    7. Скромно потупив глазки, замечу, что из всех ведущих специалистов отрасли, я сейчас единственная, у кого есть "полевой" многолетний опыт работы в архивах, как государственных, так и частных :) Случаем, не знаете кого-нибудь во ВНИИДАД или Росархиве, кто мог бы похвастаться тем же? Знаете, есть такая полезная рекомендация для неопытных троллей - почитай сначала анкету объекта нападения, чтобы не выглядеть потом совсем уж глупо :)

      Удалить
    8. Решила поделиться с Вами ещё одним фактом: за последние 10 лет, ведя обширную переписку, я целых два (!) раза получила от коллег .odt-файлы :)

      Удалить
    9. Анонимный3 июля 2017 г., 12:04

      Скромность - Ваш конёк! Но речь шла о работе с зарубежными партнерами-разработчиками ПО в области doc и workflow, а также архивами-пользователями этих продуктов (как государственными, так и архивами организаций) (внимательней читайте тексты оппонентов!). Буду признателен, если Вы перечислите федеральные и региональные отечественные архивы, с которыми Вы имели опыт работы (кроме "честно выполненного" ТЗ на ПК АФ. Как Вы понимаете, сделать "честно" и сделать "качественно" - разные вещи). Относительно специалистов в Росархиве, ВНИИДАДе и в федеральных и региональных архивах - комментировать не берусь, но на вскидку могу назвать имена И.Н.Киселева, Г.З.Залаева, Н.А Ткаченко, В.О.Уразова, В.А.Приютова, Н.А.Спирюхиной, Т.А.Варухиной, Е.В.Бобровой, З.А.Чумаковой, ну и еще с десяток человек, чей вклад в вопросы информатизации архивов не так разрекламирован, как Ваш, но более результативен...
      По поводу odt и odf... Вопрос не в масштабах и объемах переписки, а в профессиональном составе Ваших респондентов: были бы среди них разработчики корпоративных систем (особенно из Германии, Великобритании, Бельгии, Испании, Канады) - были бы и файлы в этих форматах...
      Кстати, очень рад, что присланные мной материалы позволили Вам расширить свой кругозор и более грамотно отвечать на вопросы респондентов! http://rusrim.blogspot.ru/2017/07/blog-post_33.html

      Удалить
    10. Уже имея полтора десятка лет стажа работы в архивах на ответственных должностях, в последние годы в качестве консультанта я работала с ГАРФ, РГАЭ, РГАНТД, архивом Минобороны, а также с архивными службами ряда передовых регионов. Случалось выполнять и личные просьбы г-на Артизова :) И это лишь небольшая часть моей работы.

      Мне не нужно прятаться за маской анонимности, поскольку я уверена в своих знаниях, и я не позволяю себе выпадов «ниже пояса», за которые мне было бы стыдно перед коллегами. Мне не нужно «опускать», скажем, Вас и Ваш опыт для того, чтобы самоутвердиться.

      Вас спрашивали, кто из сотрудников именно ВНИИДАД и Росархива (а не подчиненных им архивов) имеет такой же практический опыт работы в архивах, как и я. Имейте мужество дать честный ответ.

      Кстати, если Вы и правда считаете, что последний пост сделан специально для Вас, не стану Вас разочаровывать :)

      Удалить
  4. Анонимный1 июля 2017 г., 19:28

    Извините, продолжение "комментария к комментарию"
    4. Жаль, что наш уважаемый эксперт, сосредоточившись на комментировании МР ВНИИДАД 2013 г., не адресовал своего корреспондента к другому, ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ (в отличие от МР) для исполнения документу: утвержденным Приказом Минкульта 31.03.2015 и зарегистрированным Минюстом «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml). В отношение Правил, также как и в отношение Законов, действуют требования максимальной обобщенности формулировок, так что перечня форматов Вы там не найдете. Зато там есть некоторая последовательность работы по передаче ЭД в архив организации (увы, пока не в электронную систему АО, поскольку таковых, как показывает печальная статистика, в стране оооочень мало).
    5. Однако этот документ стоит все же иметь в виду, поскольку изложенные в нем положения найдут отражение и в готовящихся в этом году во ВНИИДАД новых «Правилах» работы гос. архивов (см. Решение Ученого Совета ВНИИДАД от 15.06.2017, где обращено внимание на необходимость «обеспечить гармонизацию положений новых Правил с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» 2015 года» (http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2327:2013-11-22-11-41-55&catid=96:sample-news&Itemid=453)). Учитывая то, что руководит выполнением этой работы зам. директора ВНИИДАД Е.А.Романова, чье выступление в Жироне понравилось нашему глубокоуважаемому эксперту (http://rusrim.blogspot.ru/2017/05/interpares-trust.html), мы вправе ожидать выдающихся успехов.
    6. Впечатлил следующий пассаж эксперта: «при длительном архивном хранении формируются дополнительные (????) заверенные копии документов в новых форматах (????), создаются дополнительные метаданные – соответственно, встает вопрос о том, как дополнять (???) защищённые контейнеры этой новой информацией». Честно говоря, описанная экспертом модель архивного хранения электронных документов, ставит в тупик…
    7. И, наконец, архивы ПРИНИМАЮТ ДОКУМЕНТЫ В ЭЛ. ВИДЕ. Делают это и технотронные архивы (РГАКФД, РГАФД), делают это и "бумажники" (ГА РФ, РГАНТД, РГАЭ). Да, без энтузиазма, поскольку обеспечить читаемость этих документов в процессе долгосрочного хранения - та еще проблема, но ПРИНИМАЮТ!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Действительно, некоторым коллегам преклонного возраста, склонным искать ответы на вопросы завтрашнего дня в «мудрости» позабытых древних публикаций бумажной эпохи и в «откровениях» вышестоящего руководства, современные идеи и методы (между прочим, уже отработанные на практике в ряде стран) могут показаться чудными :) Им, однако, просто нечего предложить практикам, которым нужно прямо сегодня решать актуальные вопросы управления электронными документами в оперативной деятельности и их архивного хранения. Тем временем «караван идёт»!

      Удалить
    2. Анонимный2 июля 2017 г., 10:38

      Переход на оскорбления оппонентов - лучший способ уйти от конкретных ответов на конкретно поставленные вопросы и замеченные ошибки эксперта-"практика". В этом мы могли убедиться неоднократно. Стоит также отметить, что оголтелое стремление продавить свою точку зрения в части внедрения эл.док. и их долгосрочного архивного хранения, основанную "на передовом зарубежном опыте", чревато необратимыми последствиями и для архивов, и для репутации эксперта. Первое, понятно, эксперта не интересует - нам бы лишь сдать эл.док. В архивы, а там - их проблемы! Второе - серьёзнее, но пока мы величаем себя детским именем, опасность сия не осознана. Забавно также, что наш эксперт связывает наличие глубоких историографических знаний исключительно с возрастом. Спешу Вас разочаровать, я младше Вас, но считаю себя достаточно старым в условиях жизни в цифровом мире. И последнее - позиция эксперта и вопрошающего, на мой взгляд, безответственна и близорука: Выпустив цифрового джина из бутылки, и не зная, как с ним справиться, мы своими руками создаем "темные века" в истории, создавая документы, которые технически не можем сохранить для будущего. Сказано 25 лет назад В.Л.Носевичем. За четверть века выводы мы так и не сделали... Потому упомянутый караван может и не дойти до Медины, попав в сильнейшую цифровую бурю...

      Удалить
    3. То, что Вы начали свой комментарий с самокритики – это хорошо. Жаль, что дальше Вы опять продолжили в прежнем духе мелкого скучного троллинга. Впрочем, спасибо и на том, что Вы развлекаете моих читателей – пусть смотрят, сравнивают и думают :)

      Удалить
    4. Анонимный2 июля 2017 г., 21:50

      Надеюсь, прочитав мой комментарий от 02 июля 2017 21.45 Ваши глубокоуважаемые читатели ДЕЙСТВИТЕЛЬНО СМОГЛИ СРАВНИТЬ и СДЕЛАТЬ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ВЫВОДЫ...
      За сим, жду новых поводов разоблачить Ваше "экспертное знание"...

      Удалить
    5. Я польщена, не у каждого ведь есть собственный р-р-разоблачитель! Поводы я Вам с удовольствием обеспечу; в конце концов мой блог является крупнейшим в мире интернет-ресурсом по вопросам управления документами. архивного дела и кое-чего другого :)

      Удалить
    6. Анонимный3 июля 2017 г., 20:11

      Какое самомнение! Напрасно тщитесь быть единственным и неповторимым экспертом. Вы давно уже всех достали своими безапелляционными суждениями. Переводите, публикуйте, но не пытайтесь пророчествовать и всех поучать - и народ потянется к вам

      Удалить
    7. Вообще-то я действительно единственная и неповторимая, - да и Вы, наверное, не считаете себя серийным продуктом с конвейера, не так ли? :) Вы могли бы пойти на чей-нибудь ещё блог, но ведь Вы потянулись ко мне, так что, наверное, я всё делаю правильно!

      Удалить
    8. Анонимный4 июля 2017 г., 12:26

      Вновь вынужден самоидентифицироваться: в рамках данной дискуссии я - Аноним №2, и не Аноним №3 с высказыванием о самомнении (3 июля 2017. 20.11)... Во-первых, вынужден с сожалением констатировать, что сотрудники перечисленных Вами федеральных архивов, а также архивных служб "передовых регионов" вспоминают сотрудничество с Вами без восторгов и энтузиазма... Рискну предположить, что им просто "не хватает профессиональных навыков и знаний мировых тенденций", чтобы оценить Ваш уровень и масштаб... Но в своих вопросах и архивах они, безусловные эксперты, которые должны не столько "нести свет в массы", сколько решать конкретные проблемы в тех условиях, в которых они существуют. И делают они это максимально результативно. Во-вторых, причины, по которым я, в частности, периодически посещаю Ваш блог, заключаются не в том, что Вы что-то делаете правильно, а в том, что а) Ваш блог иногда дополняет мои собственные источники информации (ну не могу я круглосуточно серфинговать по сети. Работать, знаете ли, надо! Тем более, мои заказчики не столь скромно нетребовательны, как наши излишне воспитанные архивисты, живущие в условиях ФЗ№ - 44!); б) чтобы в очередной раз повысить себе настроение, прочитав Ваш поражающий безаппеляционностью и амбициозностью, но не слишком грамотный комментарий. Кстати, последнее обстоятельство стало основанием для написания моих саркастических комментариев, которые Вы именуете "троллингом" (я бы сказал "мумми-троллингом", учитывая невозможность перейти с Вами на серьезную дискуссию в информационно-математической области). В-третьих, методы повышения рейтинга собственного блога давно известны. К ним, в частности, относится и задавание самому вопросов и формулирование "высокопрофессиональных" ответов на них. В последнее время Вы довольно часто пользуетесь этим методом. Ваш ныне уже не последний пост был написан, безусловно, не для меня, но на основе тех материалов, которые Вы (наконец-то!) прочли в присланных мною (кстати, довольно старых) ссылках. В-четвертых, понимаю, что Вас раздражает моя анонимность. Но что Вам даст мое имя? Вы же не с именем общаетесь, а с рядовым (в Вашей терминологии - "серийным") посетителем своего блога, имеющим гарантированное Конституцией РФ право (и, кстати, приветствуемое Вами) право на альтернативную точку зрения...

      Удалить
  5. Анонимный3 июля 2017 г., 10:02

    Росархив с ВНИИДАД как подготовят, да как выпустят МР по использованию в жизни своих последний "правил", так и узнаем, что такое их "контейнер" и прочие сказания по ЭД), а там и ЦБ подтянется со своим "в остальных случаях руководствоваться Правилами и Перечнями Росархива"

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Первая проблема заключается в том, что Росархив и ВНИИДАД контейнерную технологию – в отличие от своих зарубежных собратьев – никогда не тестировали, не было ни одного, пусть даже малюсенького пилотного проекта. Даже изучение чужого опыта (чего пока никто делать не собирается) не до конца поможет, поскольку в имеющихся публикациях не описаны многие важные «мелочи» и детали. Не имея собственного практического опыта, написать разумный документ, способный просуществовать хотя бы год-два без кардинальных переделок, невозможно - но, конечно, смелые люди могут и попробовать!

      Вторая проблема в том, что государственные органы могут не понять юмора, и начать реально изготавливать контейнеры в строгом соответствии с рекомендациями – кстати, тем, кому по различным причинам хотелось бы пораньше уничтожить свои электронные документы, я бы порекомендовала подумать над этим вариантом :) Что будет дальше? Какие архивы согласятся взять эти контейнеры, и как они будут дальше с ними работать? И самое актуальное – кого посадят, если вдруг выяснится, что сохраненные в контейнерах документы из-за допущенных в рекомендациях просчетов фактически утратили свою юридическую силу либо стали недоступными?

      Удалить
    2. Анонимный4 июля 2017 г., 12:37

      Аноним №2. Фантастика! Никогда не думал, что хранящиеся в архивах документы сохраняют свою "юридическую силу"! Это что ж, Соборное Уложение 1649 г. действует до сих пор?
      А что, кого-то УЖЕ посадили за ЧЕСТНО И КАЧЕСТВЕННО сохраненные в архивах, но ПОЛНОСТЬЮ не читаемые перфокарты и магнитные диски?
      Или в той же Германии кого-то посадили за практически уничтоженный Кельнский исторический архив (он, правда, не электронный)?

      Удалить
    3. Если Вы взаправду считаете, что никакие архивные документы не имеют юридической силы - значит, у Вас имеются серьёзные пробелы в образовании, в первную очередь в понимании связанных с документами вопросов права :( Ну да, есть в архивах и такие документы, которые хранятся чисто как культурно-историческая память, но это лишь часть фондов, и чем дальше от РГАДА, тем юридически-значимых документов больше.

      NB: В Германии иски к виновникам обрушения Кёльнского архива будут рассматриваться этим летом.

      История России показывает: если из-за нечитаемости документов у высокого руководства в какой-то момент возникнут серьёзные проблемы, или же если ущерб для страны окажется слишком большим, - найдут, кого посадить.

      Удалить
  6. Анонимный4 июля 2017 г., 14:06

    Вопросу к автору сообщения от 1.07, 19.28.
    Если архивы принимают на хранение электронные документы, то в какой форме, на каком носителе и пр. (если у вас был такой опыт)? Попытка нашей организации узнать о требованиях, процессе и т.п. передачи постоянки (на бумаге не создаются) на хранение в ГАРФ зашли в тупик - внятных ответов не получили.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Анонимный4 июля 2017 г., 16:06

      Удивлен четырежды:
      1. Какие управленческие документы постоянных сроков хранения, согласно вот этому "Перечню", http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml, создаются в виде электронных документов и должны быть переданы на постоянное хранение в федеральный архив?
      2. Если вам не удалось, это не значит, что этого нет: http://archives.ru/reporting/spravka-passportization-federal-archives-2016.shtml (абзац 7).
      3. А вот пример передачи на постоянное хранение документов типа digital heritage: http://archives.ru/press/13-11-2013.shtml Вот тут и форма, и носитель и пр.
      4. И взгляните все же на "Правила" 2015 г....

      Удалить
    2. По 1). Вы бы лучше ответили: какие, собственно, документы постоянного срока хранения по закону запрещено создавать в электронном виде? Даже Ваш драгоценный Перечень этого не запрещает и не может запретить. Таких строго бумажных документов немного, а противоречащее действующему законодательству мнение Росархива и его структур, откровенно говоря, никого уже не интересует и раздражает даже верных традициям архивистов «бумажных» архивов. Я слышала о случаях в регионах, когда архивам в ультимативной форме было велено начать приём электронных документов региональных органов власти. На вопрос «Как?» им ответили «А как хотите, но принимайте!».

      по 2). Этот абзац - не что иное, как справка о профнепригодности руководства Росархива к работе в современных условиях. 8 тыс. ед. хранения - это ничто, ноль. Вы в курсе, сколько электронных документов примут в этом году на хранение Национальные Архивы США?

      По 4). Работать по этим правилам с электронными документами - значит заниматься вредительством.

      Удалить
  7. Анонимный4 июля 2017 г., 18:06

    1.Не управленческие не могут сдаваться в госархив организацией-источником комплектования, например, проектная документация, имеющая по НД ФГУПа постоянный срок хранения (утвержденный, кстати, ГАРФ) и являющаяся основным элементом ее документооборота?
    2 и 3. Если не удалось из-за неясности как принимать и как хранить архиву и , что скрывать, его надежде, что либо ишак...
    5. Правила - это несостоятельный документ, что с ними делать, особенно в части ЭД, не знает никто, в т.ч. адекватные сотрудники архивов.

    ОтветитьУдалить
  8. Анонимный5 июля 2017 г., 9:30

    Наталья Александровна, огромное спасибо за ответы всем)
    Большинство сообщений (специалистов по "железу" в лучшем случае, деятелей Росархива, в худшем) еще раз показывает, что многим надо учить матчасть, как настоящим архивистам)

    ОтветитьУдалить
  9. А вот и дивная справка по проверке ВНИИДАД Росархивом , с какой стороны не подойди - ничего нового. Но отсутствие гос. аккредитации образовательных программ, при неуклонном повышении их стоимости, был со сюрпризом.
    http://archives.ru/coordination/kollegia-spravka-vniidad-27-10-2017.shtml

    ОтветитьУдалить
  10. Спасибо за информацию. Сама несколько раз перечитала справку, очень грустно :( Кстати, на сайте ВНИИДАД выложен содоклад директора ВНИИДАД Н.Н.Куняева, с которым он выступил на коллегии, который добавляет некоторые штрихи к ситуации (см.: http://www.vniidad.ru/Downloads/news/Доклад%20Н.Н.%20Куняева.pdf)

    ОтветитьУдалить