Национальные Архивы Великобритании: Новое руководство по «обеспечению непрерывного использования электронной информации»

Заметка Найала Кигана (Niall Keegan) была опубликована 11 мая 2017 года на блоге Национальных Архивов Великобритании.

Способы записи и хранения информации постоянно изменяются - от бумаги мы перешли к гибридным документам, таким, как графические образы, а затем к изначально-электронным документам, таким, как сообщения электронной почты и цифровые фотографии.

Электронное хранение информации более «хрупкое» и деликатное, чем бумага, пергамент или камень. Каменная табличка, стоящая за стеклом в музейной витрине, сама по себе представляет ценность, если Вы способны читать и понимать язык; однако это не так в случае с электронным материалом, который, чтобы оставаться доступным, полагается на необходимое аппаратное и программное обеспечение. В связи с этим критически-важно обеспечить систематическое управление электронной информацией.

Электронно-вычислительная машина «Колосс» (Colossus), 1943 год

Обеспечение непрерывного использования электронной информации (digital continuity, - также, для краткости, «электронная непрерывность» - Н.Х.)  - это способность использовать информацию так, как Вам нужно, и до тех пор, пока Вам это нужно. Информация считается пригодной для использования, если Вы можете ее найти, открыть, работать с ней, понять ее и доверять ей.

Представьте, что будет, если Вы не сможете отыскать информацию, запрошенную Вашим министром для представления в рамках официального расследования или для ответа на парламентские вопросы, из-за того, что она была сохранена в более не поддерживаемом формате. Представьте, что Вы не смогли получить пенсионные пособия и льготы из-за того, что управление Вашими документами осуществлялось неправильно и они были повреждены. Представьте, что сервера, на которых хранились единственные копии документов Вашей компании, были уничтожены вследствие стихийного бедствия или саботажа.

Национальные Архивы Великобритании разработали пошаговое руководство (см.  http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/step-by-step-guidance/ ), которое поможет Вам планировать, оценивать, управлять и поддерживать непрерывное использование электронной информации,

Электронная непрерывность на практике

Для достижения непрерывности использования электронной информации, необходимо её хранить и управлять ею, чтобы она оставалась пригодной к использованию, доступной и полной.

Если активно не заниматься обеспечением электронной непрерывности и не внедрять её в культуру и деловую практику своей организации, то Ваша электронная информация может легко стать нестабильной, непригодной для использования или недоступной. Понимание «пригодности к использованию» в разных организациях может быть различным, поэтому очень важно установить потребности и требования, специфические для Вашей организации и для конкретных областей деятельности.

Один из основных рисков для электронной непрерывности возникает тогда, когда в организации происходят перемены. Организационные изменения могут материализоваться в виде изменений в системе управления, в способе организации работы или ведения деловой деятельности, или же в виде изменений в технологической инфраструктуре.

В нашем руководстве использованы несколько реальных примеров утраты электронной непрерывности. Один такой пример относится к 2010 году, когда американская мультипликационная студия Pixar начала готовить раскадровку (storyboard) для мультфильма «История игрушек 3» (Toy Story 3). В начале проекта художники-мультипликаторы решили вернуться назад и посмотреть на свои персонажи, как они выглядели в оригинальном фильме «История игрушек», выпущенном в 1995 году. Открыв  файлы, они обнаружили, что не в состоянии работать с контентом так, как им нужно. Директор Ли Анкрич (Lee Unkrich) рассказал о том, как его команда не смогла открыть графические файлы для оригинального фильма: «Это было похоже на файлы только для чтения. В конечном итоге, мы могли посмотреть на изображения, но мы ничего не могли с ними сделать». За 15 лет, прошедших с момента создания первого фильма, изменения в технологии привели к тому, что аниматоры больше не могли использовать информацию таким образом, как им требовалось – это была потеря электронной непрерывности, а также напрасная потеря времени и ресурсов.

Обновление руководства

Недавно Национальные Архивы обновили набор руководств по обеспечению непрерывного использования электронной информации, впервые подготовленных группой проекта «Электронная непрерывность» (Digital Continuity Project) в 2011 году.

В нашем новом наборе руководств предлагается ряд сервисов и решений, помогающих обеспечивать электронную непрерывность, которые адресованы не одним только органам правительства Великобритании, но могут использоваться как в государственным, так и в частном секторах. Данное руководство отражает опыт конкретных направлений в сферах управления электронной информацией и информационных технологий. В него включены рекомендации по системам и процессам, но оно также обращает большое внимание на улучшение использования того, что уже есть, с целью получения максимально возможной отдачи.

В новом руководстве основное внимание уделяется скорее более широким функциям и обязанностям, связанным с управлением цифровой непрерывностью, чем конкретным установленным ролям.

В него входит обновлённое руководство по использованию DROID (сокращение от Digital Record Object IDentification - идентификация электронных документных объектов; см.  http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/ ) - разработанного Национальными Архивами программного инструмента для профилирования файловых форматов и их автоматической идентификации (подборку постов о DROID см. также здесь: http://rusrim.blogspot.ru/search/label/DROID - Н.Х.). Профилирование файловых форматов поможет Вам более эффективно управлять своей информацией, одновременно помогая выявлять риски и планировать смягчающие действия.

Появился также новый инструмент самооценки состояния управления информацией (Information Management Self-Assessment Tool, http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/ima/information-management-self-assessment-tool/ ), созданный в рамках выполняемой Национальными Архивами программы оценки состояния управления информацией (Information Management Assessment , IMA,  http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/ima/ ). Этот инструмент был разработан в помощь государственным организациям при проведении ими оценки эффективности своего подхода к управлению информацией и документами. В нём имеется раздел, посвященный вопросам электронной непрерывности.

Национальный архив также проводят бесплатное обучение по теме электронной непрерывности ( http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/training/dc-training/  ) в нашем отделении в Кью (Kew).

Достижение электронной непрерывности

В новом руководство по обеспечению непрерывного использования электронной информации сохранён первоначальный четырехэтапный процесс, разработанный в 2011 году. Следуя этому процессу, Вы сможете:

• Определить область и приоритеты для обеспечения электронной непрерывности;


• Устанавливать обязанности, обязательства по выделению ресурсов и распределить роли для выполнения действий;


• Установить свои требования к электронной непрерывности;


• Подготовиться к оценке рисков для электронной непрерывности;


• Подготовиться к включению вопросов электронной непрерывности в управление информацией, ИТ-стратегию и среду, и в управление изменениями.

Управление электронной непрерывностью обеспечивает защиту информации, необходимой Вам для ведения деловой деятельности. Оно даёт Вам возможность действовать подотчетным образом, законно, эффективно и продуктивно. Оно поможет Вам защитить свою репутацию и принимать более обоснованные решения, благодаря чему можно избежать и/или сократить расходы, а также повысить качество государственных услуг. Если вы потеряете информацию из-за того, что не управляли электронной непрерывностью должным образом, то последствия могут быть столь же серьезными, как и последствия утраты информации по любым другим причинам.

Чтобы узнать больше о наследии проекта «Электронная непрерывность», посмотрите наш блог 2014 года о построении будущего и сохранении прошлого (см. http://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/building-future-preserving-past/ ).

Найал Киган (Niall Keegan)

Мой комментарий: С моей точки зрения, понятие «обеспечение непрерывного использования электронной информации» (digital continuity) ничем принципиально не отличается от понятия «обеспечение долговременной сохранности» (digital preservation),  с той лишь разницей, что в первом случае чисто лексически подчёркивается акцент на возможность использования информации в деловой деятельности. Судя по литературе, выбор термина обычно обусловлен принадлежностью специалиста к определенному сообществу :) В то же время все наработки Национальных Архивов Великобритании заслуживают серьёзного изучения, поскольку традиционно отличаются как серьёзной научной проработкой вопросов, так и практичностью рекомендаций.

Источник: блог Национальных Архивов Великобритании
http://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/refreshing-digital-continuity/